Datenschutzerklärung

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Wir, die TMF Deutschland AG sind Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG) sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen für unsere Website und die damit verbundene Datenverarbeitung sowie für die mit der Erbringung unserer Dienstleistungen verbundene Datenverarbeitung.

2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter kann über folgende Kontaktdaten erreicht werden:

Werner Schmidgruber, DATEV eG
datenschutzbeauftragter@TMF-Group.com

TMF Deutschland AG
Datenschutzbeauftragter
Thurn-und-Taxis-Platz 6,
60313 Frankfurt am Main
Germany

3. Einführung und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung legt dar, wie die TMF Group Ihre personenbezogenen Daten in Verbindung mit allen Dienstleistungen verwendet, die wir für Sie erbringen („Dienstleistungen“). Im Sinne dieser Datenschutzerklärung umfassen „personenbezogene Daten“ alle Informationen, anhand derer wir Sie als Einzelperson so identifizieren können, wie es im nachfolgenden Absatz 3 näher beschrieben ist (von uns gesammelte personenbezogene Daten).

Diese Datenschutzerklärung gilt lediglich für die Nutzung personenbezogener Daten von (potenziellen) Kunden, für die der Rechtsträger TMF Group verantwortlich und als „Verantwortlicher“ im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (2016/679/EU) („DSGVO“) qualifiziert ist, wie in dieser Datenschutzerklärung näher beschrieben. Diese Art personenbezogener Daten wird über verschiedene Kanäle gesammelt wie z.B. in einem Verkaufsprozess, über Telefongespräche, über von Ihnen bei uns eingereichte Formulare, per E-Mail oder bei geschäftlichen Anlässen. Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Konzernunternehmensinformationen, wenn sich aus diesen Unternehmensinformationen keine personenbezogenen Daten von Einzelpersonen ableiten lassen.

Für unsere Nutzung personenbezogener Daten in unserer Eigenschaft als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO gilt unsere separate Unternehmensrichtlinie zum Schutz personenbezogener Daten. Wir haben auch eine separate Website-Datenschutzerklärung, in der dargelegt wird, wie wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen, wenn Sie unseren Internetauftritt besuchen.

4. Wer wir sind

Wenn wir über uns als die „TMF Group“ oder einfach „wir“ schreiben, so meinen wir jeden TMF Group-Rechtsträger, der für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist. Dies hängt im Einzelfall von dem TMF Group-Rechtsträger bzw. den -Rechtsträgern ab, mit dem bzw. denen Sie einen Vertrag zur Erbringung von Dienstleistungen schließen möchten oder geschlossen haben. Einen Überblick über die Standorte, in denen die Unternehmen der TMF Group tätig sind, finden Sie hier.

5. Von uns gesammelte personenbezogene Daten

Die personenbezogenen Daten, die wir über Sie sammeln, wen Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, umfassen die folgenden Angaben:

  • Ihre Kontaktinformationen – Ihren Namen, die Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und jede weitere Kontaktangabe, die Sie uns mitteilen.
  • Ihre personenbezogenen Eigenschaften – dazu zählen Ihr Geschlecht, Ihr Beruf, Ihre Stellenbezeichnung, Ihr Familienstand (sofern im jeweiligen Personalausweis angegeben) oder andere persönliche Eigenschaften, die erforderlich sind, um Sie als Kunden bzw. Kundenvertreter zu identifizieren.
  • Videoaufzeichnungen – wenn Sie unsere Gebäude oder unser Betriebsgelände betreten, werden Sie von unseren Videoüberwachungssystemen erfasst (Überwachungskameras). Sie könnten auch während einer von uns ausgetragenen Veranstaltung wie z.B. ein Seminar, auf Video aufgezeichnet werden.
  • Ihre Kommunikationsdaten – Ihre Anfragen, etwaige Reklamationen, und jede andere Art von Daten, die wir erhalten, wenn wir mit Ihnen per E-Mail, Telefon oder auf andere Weise kommunizieren.
  • Weitere personenbezogene Daten – dazu zählen alle personenbezogenen Daten, die Sie uns gegenüber im Laufe Ihrer vertraglichen Beziehung freiwillig  oder auf Anfrage mitteilen.
  • KYC-Informationen – die TMF Group ist gesetzlich verpflichtet, ein „Know your client“-Identifizierungsverfahren durchzuführen. Um unseren gesetzlichen Verpflichtungen Rechnung zu tragen, sammeln wir auch die folgenden Informationen über die letztendlichen wirtschaftlich Begünstigten unserer Kunden: Vor- und Familienname, Kopie des Ausweises, Nationalitäten, steuerlicher Wohnsitz, Privat-/ Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Beruf und tatsächliche Funktion, Bandbreite des Jahreseinkommens, Bandbreite des geschätzten Vermögens, Vermögensquelle und (gegebenenfalls) eine US- oder andere Steueridentifikationsnummer.

6. Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen

Die TMF Group sammelt und verwendet Ihre personenbezogenen Daten für die nachfolgend genannten Zwecke im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen. Sofern wir bereits im Besitz von Informationen über Sie sind, dürfen wir diese Informationen für dieselben Zwecke nutzen.

  • Für die Leistungen, die aus unserem Vertrag mit Ihnen resultieren: Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um unsere Verpflichtungen aus allen Vereinbarungen, die wir mit Ihnen getroffen haben, Ihnen gegenüber zu erfüllen und Ihnen die von Ihnen angeforderten Informationen und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, einschließlich der Abwicklung und des Umgangs mit Ihren Anforderungen, Anfragen oder Reklamationen.
  • Nutzung von Informationen mit Ihrer Zustimmung: Wenn Sie ein potenzieller Kunde sind: Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen Marketingkommunikation per E-Mail oder andere elektronische Medien oder per Telefon zu senden (wie Newsletter, Werbeaktionen, Nachrichten oder Updates zu Dienstleistungen). Dies tun wir jedoch nur nachdem wir von Ihnen eine ausdrückliche Zustimmung erhalten haben. Sie können Ihre Zustimmung jederzeit zurückziehen; siehe hierzu den nachfolgenden Absatz 9 (Ihre Rechte).
  • Zur Einhaltung unserer gesetzlichen Pflichten: Jede oben unter Absatz 3 erwähnte Information (Von uns gesammelte personenbezogene Daten) können verwendet werden, um eine gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen, der wir unterliegen, wie die Aufbewahrung angemessener Geschäftsunterlagen, die Durchführung von „Know Your Client“-Identifizierungsverfahren, die  Einhaltung rechtlicher Anforderungen von staatlichen Stellen und öffentlicher Behörden und die Einhaltung geltender Gesetze und Regelungen oder anderweitiger rechtlicher Anforderungen.
  • Für unsere berechtigten geschäftlichen Interessen:
    • Wenn Sie ein Bestandskunde sind: Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten (sowohl in verdichteter als auch individueller Form), wie Ihre Kontaktangaben und Ihre elektronischen Identifizierungsdaten, zum Zwecke der Bewerbung unserer Dienstleistungen, die für Sie von Interesse sein könnten (auf der Grundlage der Dienstleistungen, die Sie zuvor in Anspruch genommen haben), um mit Ihnen zu Marketing- oder anderen kommerziellen Zwecken in Kontakt zu treten.
    • Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Kundenverwaltung wie die Verwaltung der Dienstleistungsvereinbarungen mit den Kunden und die interne Verwaltung der im Rahmen der Dienstleistungsvereinbarungen erbrachten Arbeiten.
    • Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zur Analyse und Verbesserung der Qualität unserer Dienstleistungen und dazu, Sie als Kunden zu verstehen (Kundenoptimierung). Dadurch können wir besser einschätzen, was Sie interessieren könnte, die Wirksamkeit von Werbung, die wir Ihnen und anderen bieten,  messen oder verstehen und relevante Werbung liefern. Darüber hinaus können wir auf der Grundlage der Dienstleistungen, die Sie in der Vergangenheit von uns in Anspruch genommen haben, Sie besser mit Werbung oder anderem Marketingmaterial adressieren, das an Ihre persönlichen Präferenzen und Erfahrungen angepasst ist.
    • Außerdem verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten für unsere berechtigten kommerziellen Interessen wie das Betreiben und Erweitern unserer geschäftlichen Aktivitäten, das Entwickeln und Verbessern oder Verändern unserer Dienstleistungen und das Erstellen aggregierter Statistiken über die Nutzer unserer Dienstleistungen, zur Unterstützung der Sicherheit und der Betrugsprävention, zur Verwaltung unserer Website und für interne Tätigkeiten wie Fehlersuche und -behebung, Datenanalyse, Testen, Recherchen und für statistische Zwecke.
    • Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten auch zum Zwecke der Systemintegrität (z.B. die Bekämpfung von Hackerangriffen, Spamming, usw.), zur Unterstützung unseres Geschäftsbetriebs, zur Anwendung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren, um Unternehmenstransaktionen zu ermöglichen, wie Fusionen, Verkäufe, Reorganisationen, die Übertragung von Vermögenswerten oder Unternehmen der TMF Group, Akquisitionen, Insolvenzen oder ähnliche Ereignisse, oder für andere berechtigte Geschäftszwecke, die von geltendem Recht abgedeckt sind.

7. Wie wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an die folgenden Parteien weiter:

Datenverantwortliche innerhalb der TMF Group – Ihre personenbezogenen Daten werden unter den Rechtsträgern der TMF Group weitergegeben, die Ihre personenbezogenen Daten wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben für interne administrative Zwecke, für Managementzwecke, Analysezwecke und andere geschäftsbezogene Zwecke verwenden können. Ihre personenbezogenen Daten werden von den Unternehmen der TMF Group für Marketingzwecke nur dann verwendet, wenn Sie hierzu Ihre ausdrückliche Zustimmung gegeben haben und/ oder wir ein berechtigtes Interesse daran haben, dies zu tun. Eine Übersicht über die Standorte, in denen die Rechtsträger der TMF tätig sind, finden Sie hier.

Dienstleister und Auftragsverarbeiter – Wir engagieren Drittanbieter zur Erbringung von Dienstleistungen in unserem Auftrag, die dadurch Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben können. Darunter sind Geschäftspartner (wie Anwaltskanzleien, Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder Finanzdienstleister), einschließlich Subunternehmen, die dazu beauftragt werden, (einen Teile der) Dienstleistungen im Rahmen der Kundendienstleistungsvereinbarungen zu erbringen;

Lieferanten (wie IT-Dienstleister);

Marketing- und Werbeagenturen, die Marketingaktivitäten in unserem Auftrag durchführen;

Anbieter von Webanalysediensten und Suchmaschinen, die uns bei der Verbesserung und Optimierung unserer Webseite unterstützen, wie z.B. Google Analytics.

Bei der Erbringung ihrer Dienstleistungen werden sie in unserem Auftrag auf personenbezogene Daten zugreifen, diese erhalten, pflegen oder anderweitig verarbeiten. Unsere Vereinbarungen mit diesen Dienstleistern erlauben ihnen nicht die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für deren eigene (Marketing-)Zwecke. Im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Anforderungen ergreifen wir wirtschaftlich angemessene Schritte, die von Dritten erfordern, dass sie Ihre personenbezogenen Daten angemessen schützen und diese ausschließlich im Einklang mit unseren Anweisungen verarbeiten.

  • Dritte im Falle gesetzlicher Anforderung – Wir legen Ihre personenbezogenen Daten offen, wenn dies gesetzlich verlangt wird oder im Zusammenhang mit einer Untersuchung, einer regulatorischen Anforderung, einem gerichtlichen Verfahren, einer gerichtlichen Anordnung oder einem rechtlichen Verfahren gegen uns oder zum Schutz der Rechte oder der Sicherheit unseres Internetauftritts, unserer Sicherheit oder der Sicherheit unserer verbundenen Unternehmen.
  • Unternehmenstransaktion – Zusätzlich können Informationen über unsere Kunden, einschließlich personenbezogener Daten, im Rahmen eines Unternehmenszusammenschlusses, eines Verkaufs, der Übertragung von Vermögensgegenständen der TMF Group, einer Akquisition, einer Insolvenz oder eines ähnlichen Ereignisses offengelegt werden.
  • Mit Zustimmung – Wir legen auch Informationen über Sie, einschließlich personenbezogener Daten, gegenüber andere Dritte offen, wenn Sie uns hierzu Ihre Zustimmung erteilt oder aufgefordert haben.

8. Internationale Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten

Aufgrund der weltweiten Präsenz unserer Geschäftstätigkeit überträgt  die TMF Group personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, in Länder, die nicht Ihr Wohnsitzland sind. Die Gesetze dieser Länder bieten möglicherweise nicht denselben Grad an Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Die TMF Group oder von uns engagierte Dritte werden sich daher bemühen, sicherzustellen, dass alle Schutzmaßnahmen im Zusammenhang mit einer solchen Übertragung ergriffen und dass alle geltenden Gesetze und Regelungen erfüllt werden, insbesondere für personenbezogene Daten, die in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) übertragen werden.

Datenübertragungen innerhalb der TMF-Unternehmensgruppe finden auf der Grundlage unserer Binding Corporate Rules statt, die Sie auf der Website der TMF Group finden können. Bei Daten, die an Dritte außerhalb des EWR übertragen werden, treffen wir gesetzlich vorgeschriebene Vereinbarungen mit diesen Dritten, einschließlich Standardvertragsklauseln, wie sie bei Bedarf von der Europäischen Kommission oder einer anderen Aufsichtsbehörde genehmigt werden. Sie sind berechtigt, eine Kopie von jeder Dokumentation zu erhalten, welche die passenden Schutzmaßnahmen zeigt, die getroffen wurden, indem Sie eine Anfrage über den lokalen TMF Group-Rechtsträger einreichen, der Ihre Daten gesammelt hat, oder über dataprotection@tmf-group.com.

9. Sicherheit

Die TMF Group wird angemessene Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten anhand angemessener technischer, physischer und organisatorischer Maßnahmen ordnungsgemäß gesichert werden, damit sie gegen unberechtigte und widerrechtliche Nutzung, Veränderung, unberechtigten Zugriff oder unberechtigte Offenlegung, versehentliche oder unrechtmäßige Zerstörung und Verlust geschützt sind.

Wir ergreifen Maßnahmen, um den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf jene Personen zu begrenzen, die für einen der Zwecke, die in dieser Datenschutzerklärung genannt sind, Zugriff benötigen. Darüber hinaus stellen wir vertraglich sicher, dass jeder Dritte, der Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, ebenso die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Daten auf sichere Weise gewährleistet.

10. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies zur Erfüllung des Zweckes, für den sie gesammelt und verwendet wurden, erforderlich ist (zum Beispiel für die Zeit, die wir brauchen, um für Sie die Kundendienstleistungen zu erbringen), es sei denn, es ist zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen oder zur Verteidigung eines Rechtsanspruchs ein längerer Zeitraum erforderlich. Die personenbezogenen Daten, die wir von den letztendlich wirtschaftlich Begünstigten sammeln, werden für einen Zeitraum von zehn (10) Jahren gespeichert, um die verschiedenen Anforderungen der nationalen Gesetzgebungen der Ländern, in denen diese Daten gesammelt werden, zu erfüllen.

11. Ihre Rechte

Vorbehaltlich der im geltenden Recht dargelegten Bedingungen haben Sie das Recht, die uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten abzufragen, zu überprüfen, zu korrigieren, zu aktualisieren, auszublenden, den Zugang hierauf einzuschränken oder zu löschen, oder die Zusendung einer elektronische Ausfertigung dieser personenbezogenen Daten zum Zwecke der Weiterleitung an ein anderes Unternehmen zu wünschen, indem Sie eine E-Mail an den lokalen Rechtsträger der TMF Group senden, der Ihre Daten gesammelt hat, oder an dataprotection@tmf-group.com und dabei Ihre Anfrage angeben. Wir werden Ihre Anfrage im Einklang mit geltendem Recht beantworten.

Teilen Sie uns in Ihrer Anfrage bitte mit, welche personenbezogenen Daten Sie geändert haben möchten, ob Sie diese in unserer Datenbank ausgeblendet haben möchten, oder lassen Sie uns ansonsten wissen, welche Beschränkungen sie bezüglich deren Nutzung durch uns wünschen. Wir werden versuchen, Ihre Anfrage so schnell, wie es vernünftig und praktikabel ist, zu entsprechen.

Bitte beachten Sie, dass es erforderlich sein kann, dass wir bestimmte personenbezogene Daten zu Dokumentationszwecken speichern und/ oder um Transaktionen abzuschließen, die Sie begonnen haben, bevor sie eine Änderung oder Löschung angefordert haben.

In den Fällen, in denen Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Zustimmung verarbeitet werden, können Sie Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen, indem Sie eine E-Mail an den lokalen Rechtsträger der TMF Group, der Ihre Daten gesammelt hat, oder an dataprotection@tmf-group.com senden und hier Ihre Anfrage darlegen, ohne die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage der Zustimmung vor dem Widerruf zu berühren.

Sie können eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einlegen, insbesondere in Ihrem Wohnmitgliedsstaat, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Sammlung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten gegen diese Datenschutzerklärung oder gegen geltendes Recht verstößt.

12. Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit überarbeitet werden. Betrifft dies eine grundsätzliche Änderung des Wesens der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, oder ist die Änderung in irgendeiner anderen Weise für sie maßgeblich, werden wir sicherstellen, dass sie darüber rechtzeitig vor Inkrafttreten der Änderung informiert werden.

13. Kontaktieren Sie uns

Falls Sie Rückfragen zu dieser Datenschutzerklärung oder allgemein zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, oder wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, senden Sie uns bitte eine E-Mail an dataprotection@tmf-group.com und stellen Sie sicher, dass Sie das Wesen Ihrer Rückfrage darlegen.

Datenschutzerklärung – TMF Group | Juni 2018 | Version 1.0

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