El cumplimiento con las regulaciones corporativas no termina con cumplir con las leyes federales sobre instrumentos financieros de los estados unidos; las leyes corporativas estatales son igual de importantes, con sus propios mandatos y sanciones en caso de incumplimiento. Nuestro experto en Estados Unidos nos explica.
Tres importantes elementos se convergen dificultando el cumplimiento a nivel estatal y local: incrementos en regulaciones gubernamentales, mayores riesgos para los negocios, y más responsabilidades críticas para los secretarios corporativos y gerentes de cumplimiento.
En tiempos de austeridad económica, los gobiernos estatales y locales aumentan sus regulaciones, requisitos para la presentación de informes y cumplimiento para las empresas que hacen negocios en sus jurisdicciones. Los estados son cada vez más estrictos sobre sus declaraciones anuales y están ampliando cada vez más los mandatos para incluir otros tipos de entidades.
Los gobiernos son mucho más estrictos en casos de incumplimiento, aumentando sus honorarios y sanciones para declaraciones faltantes. Algunos estados responsabilizan personalmente a funcionarios, directores, gerentes o agentes individuales en realizar actividades económicas en nombre de una empresa extranjera que no presento sus declaraciones. Las sanciones pueden ser rígidas, desde $500 a $5,000 por cada funcionario, director y empleado.
Jurisdicciones locales también están imponiendo el cumplimiento de licencias comerciales. A nivel nacional, condados y ciudades que antes no recolectaban honorarios por licencias ahora proponen nuevas tarifas para generar ingresos y regular las entidades. Incluso, algunos gobiernos locales están contratando a agencias de recolección para descubrir y recuperar honorarios de las empresas sin licencia.
Costos por oportunidades de negocios
Cuando el incumplimiento de las leyes empresariales estatales resulta en la pérdida de la "buena reputación" en los estados en los cuales opera la entidad, una empresa también puede enfrentar riesgos económicos. En muchos estados, una corporación extranjera calificada sin una “buena reputación”, no puede presentar una demanda en dicho estado hasta que su “buena reputación” o “buen estado” haya sido reinstalada. Las entidades que no están en buen estado también corren el riesgo de perder el derecho a utilizar su nombre en el estado. Algunos estados protegen los nombres de las compañías administrativamente revocadas o disueltas por un corto período de tiempo; otros estados no protegen los nombres en lo absoluto.
Al darle mucha importancia a los requerimientos de cumplimiento por parte de los gobiernos estatales, muchas empresas están exigiendo que sus proveedores y contratistas presenten pruebas de cumplimiento como condición para hacer negocios. Los prestamistas también están ampliando los tipos de documentación que requieren para sus convenios de financiación, agregando pruebas de cumplimiento con licencias comerciales a los ya requeridos certificados de “buen estado” y documentación de sus declaraciones.
La evolución del rol del secretariado corporativo
Como respuesta a un entorno regulatorio más estricto y mayores riesgos comerciales, las responsabilidades de los secretarios corporativos se han expandido más allá de la función tradicional del registro institucional de los datos corporativos y de cumplimiento. Secretarios corporativos reportan que cada vez más están presentes durante las primeras etapas de planificación del lanzamiento de nuevos productos o subsidiarios para proporcionar consejos sobre las ramificaciones reglamentarias y de cumplimiento.
Con una función más ampliada, secretarios corporativos encuentran que cada vez más delegan las tareas de actualizar los datos de la entidad a las filiales y/o a los departamentos legales o de contabilidad. Sin embargo, esto le añade la responsabilidad de asegurar la integridad de estos datos vitales gestionando la seguridad y el acceso de esta información.
La gestión de la entidad legal es vital para reducir el riesgo
Para evitar sanciones y perdidas en oportunidades comerciales, los profesionales de cumplimiento deben tener una visión completa de las localizaciones en donde sus filiales están operando.
Tener una buena estrategia de gestión de entidad ha demostrado ser la forma más eficaz de reducir los riesgos asociados con el incumplimiento corporativo. Las mejores prácticas en la gestión de entidades incluyen la toma de una visión holística que integra personas, procesos y sistemas.
Trabajar con un proveedor de confianza puede ayudarle a mantenerse al día con los requerimientos de cumplimiento, y ayudará a asegurar que su empresa siga en buen estado.