Haciendo negocios en Otro Estado: Requisitos de Cumplimiento y Consideraciones

Dependiendo de su negocio y lo que va a hacer en el otro estado, sus necesidades serán significativamente diferentes. Este artículo, primero de una serie, destaca consideraciones clave para las acciones de cumplimiento obligatorio que enfrentará.

¿Está pensando hacer negocios en un otro estado? Puede que esté expandiendo sus ventas o territorio de distribución, fusionándose con otra empresa o adquiriendo sucursales. A medida que va expandiendo, ¿está manejando todos los requisitos legales, reglamentarios y de cumplimiento que tiene que considerar?

Primero: ¿Cualificar o no cualificar?

Esta pregunta es mucho más compleja de lo que parece. Para responderla, es necesario conocer cuáles son las actividades de negocios que llevará a cabo en el nuevo (también conocido como "extranjero") estado.

Independientemente de si usted debe cualificar con el Secretario de Estado (SE) depende de la cantidad y el tipo de actividad en la que están participando. Por ejemplo, ¿va a transportar mercancías? ¿Va a ser propietario, y para qué uso? ¿Va a operar un almacén? ¿Está involucrado en el comercio electrónico? ¿Va a realizar transporte interestatal? ¿Está participando de una subasta en un proyecto de construcción? ¿Va a tener empleados ubicados en el estado extranjero, o va a utilizar contratistas? Cada estado tiene diferentes definiciones de las actividades que "constituyen hacer negocios" dentro de su jurisdicción.

Algunas leyes estatales también definen ciertas actividades que no constituyen negocios dentro del estado y por lo tanto no requieren cualificación. Estos incluyen tener reuniones de junta u otras reuniones en el estado, vender a través de contratistas sobre una base limitada y la obtención o el cobro de la deuda. Sin embargo, las excepciones son tan limitadas y variables, que no es útil depender de las leyes estatales en general. La mayoría de las determinaciones de si la cualificación es requerida ha sido hecha por los tribunales.

Industrias especializadas son casos especiales

Un ejemplo son las empresas de transporte. Las empresas de transporte realizan múltiples actividades que requieren una revisión de los requisitos de cualificación del estado.

Las empresas que transportan pasajeros o carga no son requeridas de cualificar en un estado donde sus actividades son exclusivamente interestatales. Esta regla se aplica a pesar de que la empresa tiene oficinas y solicita órdenes en ese estado. El negocio requeriría cualificar si se dedica a servicios de autobuses a través del país o la entrega de mercancías entre lugares dentro de ese estado.

Por ejemplo, en el estado de Nevada, una aerolínea registrada para hacer negocios en California contrató a un complejo turístico en Nevada para transportar a clientes entre dos ubicaciones en California. El tribunal sostuvo que la compañía aérea no está obligada a cualificar en Nevada. El tribunal argumentó que el contrato entre el complejo y el transportista fue en cumplimiento de comercio interestatal.

Otras industrias especializadas tienen matices igualmente complejos a ser investigadas.

Los riesgos de no cualificar

Si usted no cualifica cuando necesita hacerlo, su negocio va a ser objeto de sanciones, multas y restricciones a la capacidad de hacer negocios.

En primer lugar, si usted está haciendo negocios en un estado en particular y no ha cualificado, usted no puede tener acceso al sistema judicial para proteger sus propios intereses. Por ejemplo, si usted demanda a un contratista por incumplimiento, el abogado del contratista tratará de que el caso sea desestimado por falta de cualificación. En la mayoría de los casos, la entidad puede cualificar después de que se presentó una demanda. Sin embargo, este es un gasto y una demora de tiempo que usted no necesita.

En segundo lugar, la mayoría de los estados tienen sanciones monetarias por no cualificar o cualificar con retraso. Algunos estados sostendrán a la entidad responsable de los gastos, mientras que otros también pueden imponer multas a los individuos que se consideren que están  representando a las organizaciones que no están en cumplimiento. Considere las siguientes sanciones impuestas por varios estados: Alaska impone una multa de hasta $10,000 por año; California cobra $20 por día y la entidad puede ser acusada de un delito menor con una multa adicional; e Illinois cobra sobre $200 además de $5 por mes o 10% de los expedientes que no se presentan, derechos de licencia y otros impuestos. El no cualificar puede ser arriesgado y costoso.

Próximo: ¿Con cuáles Agencias Regulatorias necesita registrarse?

Muchas industrias están reguladas por una agencia especializada en el ámbito estatal, y estos negocios son requeridos que se registren con la agencia en el nuevo estado. Estos incluyen seguros, farmacéuticas, compañías financieras, firmas de Contadores Públicos Autorizados, empresas de manejo de evaluación y las empresas de servicios públicos. Sin embargo, esta pregunta es compleja en el contexto de la fase de clasificación para hacer negocios en un país extranjero porque no hay consistencia entre los estados.

La determinación de la acción para el cumplimiento adecuado requiere una cuidadosa revisión de los requisitos de cada estado. Dependiendo del tipo de negocio, es posible que se tenga que cualificar su entidad en la oficina de registro correspondiente (ej. La Secretaria de Estado de Georgia o de la Comisión de Corporaciones del Estado de Virginia). En otros es posible que sólo tenga que presentar una solicitud ante una autoridad estatal, como la junta de farmacia. En otros estados se debe hacer ambas cosas.

Por ejemplo, algunos estados requieren que las compañías de seguros cualifiquen para hacer negocios tanto con el Secretario de Estado como obtener un certificado de autoridad del Departamento de Seguros. Además, algunos estados requieren que usted nombre a un agente registrado para recibir el servicio del proceso, mientras que otros estados requieren que usted designe el Comisionado de Seguros del Estado como agente registrado, y luego también designar a un proveedor de servicios como agente de procesos para manejar el servicio del proceso enviado por el Comisionado.

Otro ejemplo es si su empresa transporta mercancías o se considera un transportista de motor, agente o transitorio. También puede ser necesario para cumplir con la Federal Motor Carrier Act. Los reglamentos han sido modificados para actualizar las normas respecto a qué tipos de transportadores se requieren ahora para registrarse y nombrar agentes para el servicio del proceso, y dónde. Es importante estar al tanto de estos cambios en la reglamentación para determinar su registro y requisitos de agentes registrados.

Otros requisitos de cumplimiento para los que debe prepararse son:

  • Licencias de negocios
  • Manejar sus nombres de negocios y nombres propuestos
  • Registro de impuestos
  • Mantenimiento de cumplimiento continuo, hasta e incluyendo disoluciones y retiros

Estos los estaremos discutiendo en futuros reportes en cómo hacer negocios en otros estados.

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