Ejemplos reales de incumplimiento con la UGPP de Colombia

Si tiene operaciones en Colombia es vital conocer y mantenerse en cumplimiento con la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), nuestro experto local explica algunos de los casos de incumplimiento más comunes.

La UGPP es la entidad que monitorea y controla que se esté cumpliendo con todos los estándares normativos, en relación a los aportes de las empresas al Sistema de Seguridad Social del país. La UGPP es una entidad administrativa de orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. Estos son solo algunos ejemplos reales de faltas en las que han incurrido  - en gran parte por desconocimiento - tanto empresas locales como extranjeras y que pueden resultar en sanciones monetarias por parte de la  UGPP. 

1. Incumplimiento con la Ley 1393- Esta ley de julio de 2010 busca aportar recursos  al sistema de salud  y controlar la evasión de los mismos. La misma establece que cuando el empleado reciba remuneraciones adicionales a su salario que superen el 40% del total de su remuneración salarial deberá aportar sobre la cantidad del exceso al sistema de seguridad social. 

La UGPP ha identificado durante sus auditorías que muchas empresas tardaron en aplicar esta norma luego de ponerse en vigor la Ley y que, a la fecha, algunas otras no la han aplicado del todo. Esto implica que las empresas estarán sujetas al pago retroactivo de la deuda en adición a un pago de intereses y al pago de una multa por incumplimiento. La multa podrá ser de 5 a un 60% en base al total de lo adeudado por la empresa. La cantidad exacta también dependerá de si la empresa corrige su falta voluntariamente (antes de ser fiscalizada por la UGPP), al momento de la auditoría o luego de esta. 

2. Diferencias en la interpretación de las normas -  la UGPP se ha visto en discusión con abogados, procesadores de nómina y empresas que difieren de la Unidad en la  interpretación de ciertas  normas. Dos de los temas principales son la diferencia entre lo que es considerado un pago salarial y uno no-salarial y la diferencia en interpretación sobre cómo se determina la base de cotización a la seguridad social cuando un empleado tiene un salario integral. 

  • Salarial vs no salarial: los pagos de bonificaciones anuales (comúnmente otorgados al final del año) que las empresas consideran no-salariales pueden ser considerados como salariales por la UGPP, causando que dicho pago esté  sujeto a contribuciones. Para la UGPP un pago salarial se define en base a la cuenta contable en donde la compañía registre este pago y/o dependiendo de si el contrato del empleado especifica directamente que recibirá pagos de carácter no-salarial. Si la UGPP identifica que un empleador ha incurrido en incumplimiento por no aportar las cantidades correctas, ésta podrá aplicar una sanción del 5 al 60% del total de la deuda de la empresa, según explicado en el caso anterior.  
  • Salario integral:  Para que un salario sea considerado legalmente como salario integral, debe ser de por lo menos 13 salarios mínimos legales (entiéndase 10 salarios mínimos legales más un 30% considerado “factor prestacional”). El salario integral es aplicado usualmente a los empleados con ingresos mensuales de 2,800 USD o más, sin embargo, no todos los empleados ganando más de 2,800 tendrán salarios integrales. La diferencia de interpretación surge sobre las el proceso para hallar la base de cotización a la seguridad social. La Unidad asegura que la base se calcula con el 70% del valor siempre y cuando la base para cotizar sea inferior a los 10 salarios mínimos legales, sin embargo, expertos aseguran que esta norma no es válida pues no está establecida legalmente. 

3. Aportaciones del personal extranjero – Todo empleado extranjero tiene el deber de cotizar localmente como cualquier Colombiano, a menos que continúe haciendo sus contribuciones en su país de origen. Sin embargo, la UGPP ha identificado que muchos extranjeros han dejado de cotizar por completo y en ocasiones por mucho tiempo. En estos casos las empresas pueden recibir sanciones de hasta 100 mil USD e incluso demandas por parte del trabajador extranjero, si se prueba que la empresa es la responsable del incumplimiento a las contribuciones. Para evitar estas sanciones es vital que cada empresa cuente con la documentación necesaria (y actualizada) para evidenciar si el empleado está aportando localmente o en su país de origen. 

En la mayoría de los casos las empresas incurren éstas y otras  faltas por falta de conocimiento sobre las normativas locales y el alcance de la UGPP. Para mencionar solo algunas funciones, la UGPP se encarga de: determinar y cobrar las contribuciones a la Protección Social; monitorear los procesos de contribución; sancionar los incumplimientos; desarrollar programas de capacitación relacionados a los temas que trabaja y comunicar las normativas y sus actualizaciones. Las empresas deben estar al tanto de estas funciones y cómo cada una es implementada con el fin de mantener sus propios procesos al día y estar preparadas para las auditorías correspondientes. 

Si su empresa no está cumpliendo con alguna de estas u otra normativa es recomendable que busque apoyo de un experto local que pueda ayudarle a realizar los ajustes necesarios antes de que una penalidad sea aplicable. 

En TMF Group Colombia contamos con expertos con conocimiento en cada una de las normativas que aplican a las empresas haciendo negocios en el país. Contacta al equipo local para más información.