¿Está su empresa brasileña preparada para e-social?

El sistema de información digital de Brasil es inminente; vea de qué se trata el programa, y cómo puede asegurarse de que su empresa esté lista.

Con su impuesto de contabilidad digital, Seguro Social y obligaciones laborales  (eSocial: http://www.esocial.gov.br/Leiautes.aspx), el gobierno federal de Brasil, tiene como objetivo unificar las comunicaciones de los patronos para los empleados.

La medida, además de aumentar el control de la empresa sobre las obligaciones del patrono, busca garantizar el Seguro Social y los derechos laborales, y mejorar el trabajo, Seguro Social, y las normas tributarias. En la práctica, eSocial es similar a los programas de declaración de impuestos, que han pasado a formar parte de los procesos de negocio, en ambos, los usuarios completan formularios con datos y luego los transmiten electrónicamente al gobierno.

La situación es que hasta hace poco tiempo, el uso de la versión del portal electrónico eSocial era opcional y se utilizaba sólo para los patronos nacionales. A partir de septiembre de 2016, el alcance del eSocial se ampliará y pertenecerá a las empresas. Las empresas con ingresos de al menos R $78 millones en 2014 deben utilizar eSocial. Este sistema reemplazará la presentación de informes por separado al Seguro Social, el Servicio de Impuestos Internos y el Ministerio de Trabajo y Empleo. 

El itinerario con las fechas obligatorias para el uso del sistema se publicó en el Diario Oficial (DOU) el 25 de junio de 2015, mediante la Resolución Nº 1 del 24 de junio de 2015, del Comité de Dirección eSocial.

- Las empresas que tenían ingresos de al menos R $78 millones en el 2014 deben utilizar eSocial a partir de septiembre de 2016 al reportar datos tales como el registro, las cotizaciones de Seguro Social y de nómina, entre otros. Sin embargo, se exigirá a las empresas a utilizar la plataforma para transmitir información sobre el lugar de trabajo - al igual que la salud del empleado, seguridad en el trabajo, y la información de accidente en el trabajo - a partir de enero de 2017.

- Otros patronos, como las pequeñas empresas, deben enviar información sobre sus empleados en enero de 2017. Se requerirá información del lugar de trabajo a partir de julio de 2017.

Además del plazo establecido para la implementación de eSocial, una nueva versión, 2.1, Manual de Orientación de eSocial, aprobado por la Resolución Nº 002/2015 del Comité de Dirección, se publicó en el Boletín Oficial. La actualización incluye algunas modificaciones, como la inclusión de actos totalizadores, la utilización de CAEPF (Registro de la Actividad Económica de los Individuos)  en una forma similar a la creación de una entidad jurídica. 

El programa

El objetivo del programa federal es ayudar al empresario en el cumplimiento del trabajo, el Seguro Social y las obligaciones fiscales a través de un solo canal. La integración de los sistemas informáticos de las empresas con el sistema eSocial Nacional permitirá la comunicación automatizada con los patronos, con la estandarización e integración para el registro de individuos y entidades jurídicas bajo las entidades participantes.

La información relacionada a los empleados, tales como la contratación, el cambio de salario, terminación, y exposición de los empleados a agentes dañinos, entre otros, también se unificará en un sistema de acceso a ciertas estructuras e instituciones.

En la práctica, eSocial no conlleva obligaciones adicionales. Habrá un cambio en la forma en que la información se entrega - el modelo de prestación descentralizado, con las obligaciones de información a varios organismos diferentes, dará paso a la entrega de un solo archivo, con los datos estandarizados y registros actualizados, lo que facilita el seguimiento y la aceleración de los procesos de liquidación de FGTS (fondo de desempleo).

eSocial es un proyecto en conjunto con los organismos y entidades del gobierno federal, tales como el Federal Savings Bank, Instituto Nacional del Seguro, Ministerio de Bienestar Social, Ministerio de Trabajo y Empleo, y el Servicio de Rentas Internas de Brasil. La expectativa es que eSocial reducirá la burocracia y aumentará la responsabilidad corporativa en el suministro de información. Además, el sistema tendrá un gran impacto en el manejo de la empresa y el gobierno, ya que eSocial hará que la regulación laboral se más clara e individualizada.

eSocial se ha ido desarrollando en los últimos años. En enero de 2007, el Decreto 6022 del Sistema de Contabilidad Pública Digital (SPED) se inició originalmente para el área de impuestos. A través de Sped, se exigió que las empresas proporcionaran, de forma digital y unificada, la información tributaria y de contabilidad previamente registrada en programas, libros y formularios separados.

Inicialmente conocido como Sped Social, eSocial era un módulo Sped aplicable a los patronos de cualquier tamaño. Este será un sistema para información relacionada no solamente a la nómina, sino también la salud laboral, litigios laborales, contables y fiscales. Con el nuevo sistema, el gobierno espera generar una visión completa de la relación laboral. Para adaptarse, las empresas tendrán que cambiar la forma en que estos datos son manejados.

Se espera que el patrono generará un archivo electrónico con firma digital que contenga la información en formas preestablecidas. El patrono es legalmente responsable de la información proporcionada. El archivo electrónico es transmitido por internet en el sistema de e-Social, que emitirá un recibo por la entrega de información. 

Para el gobierno, eSocial facilitará las relaciones entre patronos y empleados. El sistema también está diseñado para ayudar a diversas instituciones a encontrar irregularidades tales como incumplimiento de fechas límites, errores de cálculo y declaraciones inconsistentes.