La fusión estatutaria de dos o más compañías es un proceso amplio que implica determinada agilidad, planificación y algunas inscripciones. El siguiente artículo resalta las acciones clave previas a la planificación para los requisitos de inscripción públicos.
Escrito por CT Corporation en inglés.
Una vez concretado el acuerdo de fusión y aprobado por los accionistas, los equipos legales de las compañías fusionadas enfrentan el complejo proceso de completar la documentación que hará que la fusión sea legalmente vinculante. Asimismo, deben asegurarse de que la documentación en los estados pertinentes de la organización local y la calificación extranjera reflejen con exactitud todos los cambios generados por la entidad de negocios a partir de la fusión.
Negarse a completar un documento o evitar seguir uno de los tantos pasos necesarios en este proceso puede generar serias consecuencias. Los documentos incompletos pueden demorar la fecha de entrada en vigor de la fusión, causar la pérdida de los derechos de denominación de la nueva entidad, generar penalidades por hacer negocios sin la autorización pertinente o someter a la entidad a obligaciones impositivas adicionales.
No obstante, contar con una buena organización y planificación puede resultar en una fusión exitosa. Las metas de planificación se establecen para:
- eliminar riesgos de inscripciones rechazadas que puedan demorar la fecha de entrada en vigor de la fusión
- administrar el tiempo de las inscripciones necesarias para preservar la fecha original de fusión
- evitar inscripciones fallidas u omitidas a fin de asegurar que la fusión sea legalmente vinculante.
Planificación previa a la fusión
En primer lugar, ten presente tus puntos de inicio y finalización. Establece una visión clara de lo que es la entidad de negocios previa a la fusión y en lo que se convertirá como consecuencia de la misma. A fin de comprender esto, responde las siguientes preguntas:
- ¿cuál es el estado en el que se establecerá la entidad? Las leyes de ese estado reglamentarán el procedimiento para efectuar la fusión. Las inscripciones serán obligatorias allí siempre
- ¿qué entidad permanecerá o desaparecerá a partir de la fusión? En base a la entidad que permanezca vigente, deberán completarse varios documentos y requisitos
- ¿en qué países la entidad califica actualmente para hacer negocios como una entidad de negocios extranjera? Todos los estados cuentan con registros públicos de sus entidades de negocios extranjeras. Cuando la información en los registros cambia a casusa de una fusión, deben seguirse los pasos adecuados
- ¿en qué países hará negocios la entidad consolidada posteriormente a la fusión? Si la respuesta abarca a estados diferentes a los ya incluidos en las preguntas previas, deben seguirse pasos adicionales
- ¿la entidad sobreviviente cambiará su nombre luego de la fusión? Si la respuesta es afirmativa, deberá obtener y proteger el derecho de la entidad sobre la denominación deseada.
Tres fases adecuadas para la inscripción de la fusión
En segundo lugar, divide la fusión en las siguientes tres fases y analiza qué debe hacerse en cada etapa del proceso de fusión.
- Planificación previa a la fusión – Pasos s seguir antes de que se presente la documentación de la fusión.
- Presentaciones primarias – Pasos a seguir para realizar la fusión (Ver Parte 2 la próxima semana).
- Organización posterior a la fusión – Pasos a seguir luego de que la fusión entre en vigor (Ver Parte 2 la próxima semana).
Buenas prácticas para la planificación previa a la fusión
Entre las acciones que se deben, o deberían, tomar antes de presentar la documentación de la fusión, se detallan las siguientes:
1. Confirmar que la entidad está en regla. Prácticamente, todos los estados rechazarán las presentaciones de entidades de negocios que no estén en regla. Por lo tanto, verifica siempre si la entidad está en regla en su lugar de constitución y en cada estado en el que esté habilitado para hacer negocios como entidad extranjera. Si la entidad no está en regla, sigue los pasos necesarios para revertir la situación.
2. Verificar el estado impositivo y determina si es necesario un certificado de pago de impuestos. Las partes de la fusión deben estar actualizadas en relación a sus pagos impositivos. Esto es particularmente cierto para la entidad discontinuada, ya que los estados no permitirán a las compañías retractarse o disolverse si adeudan impuestos. Algunos estados necesitan un certificado de pago de impuestos que puede tardar cierto tiempo. Determina anticipadamente si lo necesitas dado que ello puede generar demoras en la inscripción de la fusión.
3. Verificar si existen conflictos con la denominación. Los estados rechazarán documentos en los que una entidad doméstica o extranjera tenga una denominación en conflicto con otra que ya esté consignada en el Registro del estado. Verifica si la nueva denominación deseada está disponible en el lugar de constitución, en cada estado en el que esté calificado y en cualquier otro estado nuevo en los que la nueva entidad califique para hacer negocios posteriormente a la fusión.
4. Reservar un nombre. Debe reservarse una denominación que esté disponible mediante la presentación de un formulario para la reserva con los estados domésticos y extranjeros correspondientes. Ello será una protección para que otra entidad no elija el mismo nombre antes de que los documentos relativos a la fusión se presenten. Los plazos de reserva son, en general, de no más de 120 días y no todos los estados permiten renovaciones. Se deben tener presentes los plazos para la reserva a fin de que el periodo de la misma no expire antes de la fecha en la que entra en vigor la fusión.
5. Calificar a la entidad sobreviviente. Si la entidad sobreviviente hará negocios en nuevos estados luego de la fusión, deberá calificar en esos estados para poder hacerlo. Las evaluaciones podrán realizarse antes de la fusión, organizadas para que tengan vigencia al mismo momento que la fusión o, en algunos casos, posteriormente a ella. La calificación requiere, por lo general, la presentación de una aplicación de autoridad pertinente que debe usualmente acompañarse por un certificado de estado en regla del lugar de constitución. En varios estados, el certificado no puede estar fechado por más de un periodo corto de tiempo antes de la fecha en la que se realiza la presentación por parte de la autoridad. Por tal motivo, asegúrense de no presentar el certificado con mucha anterioridad.
6. Retirar la entidad no sobreviviente y/o sobreviviente. Si luego de la fusión, la entidad no hará negocios en uno o más estados donde califica, deberán ser retiradas de dichos estados. Esto puede realizarse antes de la fusión mientras la entidad no realice negocios, luego de que se haga efectiva la solicitud de la baja. Tener presente esto antes de la etapa previa a la fusión protege a la entidad de estar sujeta a impuestos de franquicia y requisitos anuales de reporte una vez que el negocio se da de baja.
Preparar el trabajo preliminar para una fusión permite a los equipos legales internos y externos manejar los innumerables detalles de forma adecuada y efectiva. El plan previo a la fusión comienza con el establecimiento de una visión clara de las características estatutarias actuales de las entidades de fusión y el estado deseado de las nuevas entidades luego de la fusión. La planificación meticulosa ayuda a los equipos legales a completar plazos y evitar riesgos que pueden resultar en presentaciones incompletas o rechazadas.
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