5 cosas que debe saber al cambiar o elegir un nuevo proveedor de nómina

Un acuerdo de nómina para varios países puede atraparlo por muchos años - ¿está listo para ese tipo de compromiso? Nuestra Jefa de Global Business Services, Deborah Williams, echa un vistazo a los factores que llevan a los gerentes de nómina a cambiar de proveedor.

Cambiar de proveedor de nómina puede ser una tarea difícil, sobre todo cuando se evalúan acuerdos que incluyen varios países. No estamos hablando solo de cambiar los datos bancarios de un puñado de personal: hay consideraciones de intercambio internacional, períodos de traspaso, roll-outs a gran escala... No es fácil. Aun así, a veces la decisión simplemente tiene que ser tomada, y a menudo recae en una de estas razones.

1. Costo y precisión: Si emite la paga de un empleado mal una vez, va a oír al respecto. Si se equivoca de nuevo, hay un problema grave en algún lugar de la cadena. La razón por la que se involucra a un tercero para manejar su nómina es para asegurar que alguien está allí poniendo el tiempo y el esfuerzo necesario para garantizar la precisión. Si no hay precisión, es muy probable que termine escrudiñando el contrato en busca de una cláusula de escape.

2. Cambio de legislación: Brasil está moviéndose a los reportes de impuestos, seguro social y de información laboral electrónicos, y no son los únicos. La legislación gubernamental es una bestia cambiante, y su solución de nómina debe ser lo suficientemente flexible para reaccionar en el momento preciso y de la manera correcta. Lo que solía ser fácil de manejar internamente podría convertirse de pronto en una carga que es mejor manejar fuera de la empresa.

3. Sistemas: A veces, incluso las mejores soluciones de software se vuelven obsoletas, sustituidas por soluciones más nuevas, más rápidas, más brillantes. Los vendedores y desarrolladores siguen adelante. Si usted acaba de firmar un nuevo contrato de cinco años, ¿qué se incluyeron para asegurar que el software utilizado para pagar a su personal se mantiene al día y se pueda acceder a servicio de mantenimiento cuando sea necesario?

4. Cambio en la organización: las estrategias de una empresa cambian. Lo que funcionó para usted el año pasado podría no estar correcto el año siguiente necesariamente. Su empresa podría ser objeto de fusiones y adquisiciones, podría haber un cambio en la alta dirección, la gerencia podría decidir el despliegue de un nuevo sistema informático que vuelva el software de nómina inútil para todo el grupo. Nunca se sabe lo que está a la vuelta de la esquina, y esto puede conducir a un gerente de nómina a mantenerse al día con las últimas soluciones de nómina. Por si acaso.

5. Problemas de relación: Sucede. Cualquiera de las razones anteriores podrían ser la causa, o simplemente podría ser una mala solución desde el principio. Es necesario trabajar con un socio de nómina de confianza para seguir adelante con el trabajo y lograr que se haga bien; alguien que usted puede llamar en busca de ayuda cuando sea necesario. Si su proveedor de nómina le conecta con varias personas antes de recibir una respuesta vaga, entonces realmente no vale la pena. Usted necesita un socio que proporciona un único punto de contacto, donde quiera que esté en el mundo. Vale la pena considerarlo.

TMF Group puede ayudar a facilitar la transición

• Somos expertos en poblaciones pequeñas de nómina - es decir, de 1 a 3,000 empleados por país

• Más de 1,000 expertos en nómina propios en más de 80 países

• Contamos con más de 5,500 clientes de nómina

• Más de €5 mil millones en pagos de sueldos manejados anualmente

• Flexibilidad para facturar en la moneda local

• Mantenemos nuestro ISO27001 (estándar de seguridad de la información) y SOC1-ISA3402 para nuestros servicios de recursos humanos y nómina

• Robustas medidas de manejo de riesgo y de continuidad de negocio, incluyendo procesos y servicios de “conozca a su cliente” y “anti-lavado de dinero”

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Deborah  Williams
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