Los beneficios de centralizar las funciones de secretariado corporativo

Mientras las empresas se globalizan, nuevos desafíos se presentan. Uno de estos es la necesidad de manejar la carga de actividades de secretariado corporativo - dispersas por todo el mundo - mientras se trabaja con un presupuesto de cumplimiento que típicamente es cada vez más estrecho.

A ambos retos se les puede hacer frente con una sola solución - centralizar el manejo de las actividades de secretariado corporativo con un único proveedor global. Ciertamente, para las corporaciones multinacionales (MNC por sus siglas en inglés) los beneficios de centralizar estas actividades de administración legal pueden ser de gran alcance.

Simplificar la complejidad global

A medida que las multinacionales expanden su alcance global, la carga de trabajo de secretariado corporativo inevitablemente aumenta. Esto no sucede siempre de forma lineal, ya que las tareas principales se hacen más onerosas cuando están dispersan a través de una variedad de países donde la moneda, el idioma e incluso las diferencias de tiempo se suman al reto de coordinar las actividades.

Resaltando esta complejidad, muchos de los destinos más atractivos del mundo para la inversión empresarial están en mercados emergentes. En ese tipo de entorno, los requisitos de cumplimiento pueden ser inciertos y en constante evolución. Esto puede amplificar significativamente el reto de cumplir los requisitos de secretariado corporativo.

A modo de ejemplo, el Índice Global de Complejidad 2015 señala los países más - y menos -  complejos para hacer negocios a través de 95 jurisdicciones. Argentina clasificó número uno en el ranking como la jurisdicción más compleja del mundo para llevar a cabo actividades de secretariado corporativo, por tercer año consecutivo. Indonesia está en el segundo lugar, con Colombia y EAU siguiendo de cerca en el número tres y número cuatro, respectivamente. China ocupa el quinto puesto.

Los problemas subyacentes a estas clasificaciones están bien fundamentados. La posición de Indonesia en el segundo lugar, por ejemplo, refleja un sistema legal que está quedándose atrás de sus pares en la región y se acopla a un alto nivel de burocracia gubernamental desarticulada. En 2015, por ejemplo, el gobierno de Indonesia redujo el permiso de residencia para extranjeros a seis meses. Este pequeño cambio, de un solo departamento gubernamental, fue muy perjudicial para las empresas de propiedad extranjera ya que los altos directivos se vieron obligados a salir y volver a entrar en el país para renovar sus permisos.

El uso de una única solución global - un proveedor con "soldados en el terreno" en cada jurisdicción - puede superar el reto de la complejidad. Significa que la presentación de informes más oportunos y precisos es posible a través de múltiples jurisdicciones, permitiendo que las oficinas centrales puedan gestionar el cumplimiento de secretariado de manera más eficiente.

Añadir valor a través del control de costos

Los beneficios de centralizar las actividades de secretariado de la empresa van más allá del manejo y coordinación de jurisdicciones individuales.

No es ningún secreto que los equipos legales y de cumplimiento están cada vez bajo más presión para lograr más con menos. Sin embargo, los gobiernos de todo el mundo están creando niveles adicionales de cumplimiento mientras continúan exigiendo que las empresas proporcionen más información sobre sus estructuras y actividades. Algunas jurisdicciones están tratando de reducir la burocracia pero, en general, la tendencia general para el futuro es de más y no menos información de cumplimiento.

Esto va sumado a una tendencia hacia una mayor colaboración entre los gobiernos; enfocada principalmente en la lucha contra el lavado de dinero y otras actividades ilícitas, y también para cerrar las lagunas fiscales. Sin duda, es admirable, aunque al final del día para las multinacionales es una capa adicional (y a menudo implacable) de inversionistas demandando información precisa y oportuna sobre las actividades del grupo.

La posibilidad de ampliar los equipos de cumplimiento de la oficina central para satisfacer esta creciente carga de trabajo internacional va en contra de la optimización de la estructura de costos. El resultado es un equipo de secretariado abrumado, cuyo tiempo es ocupado principalmente en actividades de cumplimiento que no añaden valor a la organización o a sus accionistas.

El uso de un único proveedor global no sólo alivia la carga de trabajo de los equipos de la oficina central. También libera a estos especialistas para que puedan centrarse en las actividades que tienen un impacto medible para los resultados de la organización.

El aumento de la garantía de calidad

El concepto de usar un proveedor externo para las funciones de secretariado a nivel mundial no es nuevo y puede hacer gran sentido tanto logística como económicamente. Como señalamos anteriormente, China, uno de los lugares más deseables para la inversión comercial, puede estar "abierto a los negocios", pero se trata de una jurisdicción muy complicada con leyes y lenguas provinciales que afectan incluso actividades básicas como la incorporación de una entidad. En estas circunstancias, el uso de expertos locales ofrece múltiples beneficios.

La dificultad surge cuando se utilizan una serie de proveedores a través de múltiples jurisdicciones. Esto ocurre cuando las multinacionales exploran nuevos mercados ya que la expansión es impulsada por la demanda y el negocio carece de coordinación en "grupo". Lejos de agilizar las funciones de secretariado corporativo, el uso de una variedad de proveedores a menudo significa métodos dispares de pagos de los honorarios a los profesionales (por ejemplo, por hora o por proyecto), múltiples facturas de cada uno con varios puntos de contacto, y una falta general de garantía a través de jurisdicciones.

Lo mejor de todos los mundos

Usar un único proveedor global le da a las multinacionales la oportunidad de lograr lo mejor posible. Es una estrategia que ofrece la garantía de cumplimiento de alta calidad, mientras que logra la reducción de costes. Ofrece la ventaja de reportes coordinados y a tiempo sin comprometer la calidad. Y al elegir el proveedor adecuado, las multinacionales pueden disfrutar de la tranquilidad de tener estándares de calidad medibles.

La necesidad de reducir los costos sin comprometer la administración legal no es un concepto revolucionario. Sin embargo, en un entorno comercial cada vez más complejo, los beneficios de la centralización de las actividades de secretariado corporativo a un solo proveedor mundial permite a las empresas multinacionales expandirse a nuevos mercados; manteniendo un sólido historial de cumplimiento.

Matthew Eckford
Matthew  Eckford
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