Los costos ocultos del cumplimiento de la subsidiaria mundial

Es posible reducir el costo del cumplimiento de la subsidiaria de una empresa sin reducir la calidad.

Presupuestos más ajustados. Objetivos de cumplimiento más estrictos.

Mientras que ninguna corporación multinacional (MNC por sus siglas en inglés) puede permitirse el lujo de descuidar los asuntos de cumplimiento, un asesor general usualmente se enfrenta a dos retos opuestos.

Por un lado está la necesidad de demostrar un buen gobierno, manejo de riesgo y cumplimiento con las obligaciones legales de las subsidiarias. Por otro lado, está el presupuesto de secretarial corporativo, que se ve reducido constantemente.

Se trata de una mezcla de "aceite y agua" ya que el costo de cumplimiento subsidiario puede ser sustancial. Hemos encontrado que los gastos en libros de subsidiarias en el extranjero ascienden a un promedio de 50,000 dólares americanos por entidad, por año.

Es evidente que hay margen para recortar una factura de este tamaño. Pero no es simplemente una cuestión de ajustar el presupuesto donde las áreas para recortar son pocas. Un enfoque más eficaz es reconocer los costos ignorados de administración legal para ver dónde y cómo, los costos pueden ser contenidos sin comprometer el cumplimiento.

Con esto en mente, echemos un vistazo a los cuatro costos 'ocultos' que enfrentan las multinacionales cuando se trata de la gestión de las funciones de secretaría subsidiadas.

Costo oculto # 1 Múltiples servicios de asesoramiento - ¿está recibiendo valor?

Muchas empresas multinacionales utilizan proveedores externos para funciones de secretarial corporativo, y tiene sentido en términos de requisitos transfronterizos. El problema radica cuando las obligaciones de secretarial de la compañía son a través de un sinnúmero de jurisdicciones. En estas circunstancias, las comparaciones de costos se hacen difíciles y las ineficiencias aún más arduas de identificar.

Las comisiones de asesoramiento pueden ser costeadas en diferentes monedas. Varias descripciones diferentes se pueden utilizar para describir servicios de asesoramiento similares, o muy diferentes. Los métodos de cálculo de costos pueden variar de tasa fija a horas facturables.

Para un asesor general, corto de tiempo, puede ser difícil saber si la multinacional está recibiendo valor por su dinero o no, o hasta donde los servicios profesionales podrían ser recortados para disfrutar de un ahorro en costos.

Costo oculto #2 Las ineficiencias en los equipos de secretarial corporativo

Los equipos de cumplimiento de la oficina central pueden no tener una idea clara de lo que se requiere por ley a través de varias jurisdicciones. A menudo, esto se traduce en servicios prestados y pagados, que están por encima y más allá de los fundamentos jurídicos.

Hemos visto situaciones donde multinacionales han pagado decenas de miles de dólares (US) al año  por el arrendamiento de una oficina registrada, cuando en realidad con una oficina registrada básica de alrededor de $250 US anualmente se puede cumplir con todos los requisitos necesarios.

El ejemplo anterior puede plantear preguntas en torno a "¿cómo pudo suceder esto?”. Sin embargo, la realidad del día a día para que los equipos de secretarial corporativo es que debido a la naturaleza expansiva de su función, hay poco tiempo para entrar en el detalle extremo.

Un acercamiento “rápido” a la aprobación de gastos puede ser bueno para ahorrar tiempo para el equipo involucrado de la oficina central, pero tiene un costo mayor para la MNC.

Costo oculto #3 La falta de experiencia en la oficina central

Añadiendo a los costos ocultos de cumplimiento de las subsidiarias, las funciones de secretarial corporativo pueden verse afectadas por un perfil interno pobre; y no es raro que las actividades relacionadas sean realizadas por distintas personas. Esto significa que las actividades de cumplimiento pueden estar plagadas de ineficiencias traídas por la falta de una estructura y uniformidad, así como la falta de experiencia.

Puede que las actividades de secretaría no se estén realizando correctamente. Los documentos pueden necesitar ser re-trabajados, pueden incumplirse plazos y, como resultado, se pueden originar penalizaciones por presentación local. El resultado final es, no sólo son los costos innecesarios, sino un mayor riesgo de errores de cumplimiento.

Costo oculto #4 El costo de oportunidad del despliegue de la mano de obra

Muchos de los costos "ocultos" discutidos hasta ahora son, al menos, medibles. Un gasto menos cuantificable es el costo de la oportunidad de desviar equipos de personas de los asuntos críticos legales a las obligaciones de cumplimiento de secretarial que relativamente son de rutina.

Por ejemplo, el proceso de presentación de los estados financieros anuales a diversas autoridades reguladoras puede implicar un proceso complicado de confirmar cuándo las cuentas fueron aprobadas por la Junta, la recopilación de las resoluciones y de las cuentas firmadas, y finalmente la presentación a las autoridades locales - a menudo a través de numerosas jurisdicciones.

Es una forma ineficaz y altamente intensiva de mano de obra, dando poco valor directo para los accionistas. El capital humano involucrado podría ser desplegado de forma más productiva a través de otras funciones de cumplimiento.

Reducir costos sin comprometer el cumplimiento

Hay una solución a los recursos de back-office e internos limitados, y que puede proporcionar un enfoque constante para el manejo y cumplimiento en todos los países – contar con la ayuda de un proveedor mundial externo de servicios empresariales.

Sí, esta opción puede significar la interrupción del status quo y no significa que sea la estrategia más adecuada para todas las multinacionales. Sin embargo, las posibles mejoras a la eficiencia, combinados con una matriz cada vez más compleja de legalidades y cumplimiento hace que valga la pena considerar una única solución global.

Matthew Eckford
Matthew  Eckford
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