Cada año, las empresas deben cumplir con las actividades obligatorias locales con el fin de cumplir con los requisitos legales. Nuestros expertos locales explican las principales actividades en Colombia y México.
Las actividades de cumplimento anuales en Colombia son:
Renovación del Registro Mercantil de la Cámara de Comercio
En el Registro Mercantil los comerciantes deben reportar información personal, profesional, económica y financiera a la Cámara de Comercio. El Registro Mercantil hace que el estado mercantil público y legal, y permite a terceros obtener información sobre determinadas actividades comerciales . Este informe debe ser completado antes del 31 de marzo.
Informe Gerencial
Esta es una breve descripción sobre el funcionamiento del año anterior incluyendo los ingresos, gastos, así como los objetivos de la empresa para el año siguiente. El informe está creado y firmado por el representante legal de la empresa.
Reunión General Anual (RGA)
En la reunión general anual, el gerente general y el junta de directores (si la hay), presentan a los accionistas los estados financieros e informes para el año fiscal anterior para su aprobación. Una vez los estados financieros son aprobados, los accionistas determinan la asignación de los beneficios distribuibles de la compañía para el año anterior. El RGA debe hacerse antes del 31 de marzo de cada año.
Presentar E.F. en la Cámara de Comercio
Los estados financieros deben ser preparados de acuerdo con los PCGA de Colombia, que se emite por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Los estados financieros incluyen la hoja de balance, el estado de ingresos, el estado de cambios en capital, el estado de cambios en la situación financiera y el estado de flujo de efectivo. Este debe ser presentado a la Cámara de Comercio el 30 de abril (un mes después se celebra la RGA).
Presentar la Forma N ° 15 en el Banco Central
También conocido como "Conciliación de Capital - Las empresas y sucursales del Régimen General,” el F15 se presenta al Departamento de Divisas del Banco Central después de haber celebrado la junta general anual. El F15 reporta las acciones o cuotas para el año correspondiente a la emisión de las acciones y debe ser enviado electrónicamente antes del 30 de junio.
Renovación RUP
El Registro Único de Proponentes (RUP) es una lista en la que cada persona individual o jurídica debe informar de su situación legal, financiera y organizativa, y la clasificación - si se quiere llegar a acuerdos con entidades estatales. Esto aplica a las personas nacionales y extranjeros, o una sucursal en el país. La fecha de vencimiento es el quinto día laborable de abril, este año es el 7 de abril.
Las actividades de cumplimento anuales en México son:
Informe de Accionistas a la Administración Tributaria - Formulario F96
El formulario F96 se presenta al Servicio de Administración Tributaria (SAT) cuando una empresa mexicana tiene accionistas/socios extranjeros sin identificación mexicana Tributaria (RFC) - lo que significa que no pagan impuestos directamente en México. El formulario debe ser presentado antes del 31 de marzo de cada año, junto con la declaración anual. Debe contener el nombre, dirección, nacionalidad y, además, para el año 2016, el número de identificación fiscal, donde se grava cada accionista/socio.
Informe Económico Anual (si aplica)
El Informe Económico Anual debe ser presentado por aquellos que cumplen o exceden los $110 millones de pesos mexicanos en cualquiera de los siguientes elementos: Activo Total (inicial y/o final), el Pasivo Total (inicial y/o final), ingresos (en el país y en el extranjero) o salidas (en el país y en el extranjero).
El informe se presenta ante el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras y de acuerdo con el siguiente calendario (última letra del nombre de quien presenta como titular):
- Las letras A a la J, durante abril de cada año
- Las letras K a la Z, durante mayo de cada año
Informe Económico Trimestral (si aplica)
El Informe Económico Trimestral es requerido por el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras (RNIE) cuando cantidades igualan o superan los $20.000.000 de pesos mexicanos en las tres áreas siguientes:
- En caso de nuevas contribuciones o retiros que no afectan el capital; o
- Cuando las ganancias retenidas del último año fiscal y la eliminación de las ganancias retenidas acumuladas están en existencia; o
- Cuando hay préstamos a pagar o cobrar a: las subsidiarias residentes en el extranjero; la compañía matriz en el exterior; inversionistas extranjeros residentes en el extranjero que participan como socios o accionistas; e inversionistas extranjeros residentes que son parte del grupo al que pertenece la persona física, persona jurídica extranjera o empresa mexicana que presenta el informe.
El informe trimestral debe ser presentado dentro de los diez (10) días laborables luego del final de cada trimestre.
Comunicación de modificación:
Las obligaciones de cumplimiento trimestrales incluyen mantener la información corporativa actualizada en los siguientes casos:
- Toda modificación al nombre de presentador o denominación, dirección legal o actividad social u objeto debe ser informado sin excepción.
- Cualquier modificación del capital (aumentos o disminución) o a las acciones o estructura corporativa en una cantidad (mayor o igual) de $20 millones de pesos mexicanos deben ser reportados. En caso de notificación de modificación de la acción o de la estructura corporativa, la documentación de apoyo debe estar adjunto mostrando la cantidad de la transacción (por ejemplo, contratos).
Los avisos se presentan trimestralmente dentro de los diez (10) días laborables al finalizar cada trimestre.
Asamblea General Anual
En México, la reunión anual de accionistas debe realizarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Durante esta reunión los estados financieros de fin de año fiscal son aprobados, rechazados o modificados. Además, se seleccionan el administrador o Junta de Directores y Auditor de Cuentas - que prepara un informe sobre la información financiera de fin de año de la empresa y examina los libros y registros de la compañía.
La falta de cumplimiento con todos los requisitos de presentación puede resultar en la imposición de multas y la pérdida de 'good standing'.
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