10 mitos sobre el cumplimiento de una subsidiaria mundial

Creer el mito, en lugar de la realidad del cumplimiento, puede resultar costoso y aumentar el riesgo de errores.

Separamos la realidad de la ficción - desenmascarando los mitos sobre el cumplimiento de una subsidiaria global.

Mito 1: El control de costos de una subsidiaria global es imposible

Vamos a dejar las cosas claras. Sí, los costos globales de cumplimiento están aumentando, pero el control de costos está lejos de ser imposible.

Con recursos internos cada vez más limitados, muchas empresas multinacionales (EMN) están utilizando un proveedor de servicios externos para las actividades de cumplimiento de las subsidiarias mundiales.

Sin embargo, manejar una variedad de diferentes proveedores no conlleva en si al control de costos. Cuando varios proveedores están involucrados, puede resultar difícil saber si la empresa está recibiendo valor general. La aplicación de un enfoque coordinado a nivel internacional y el uso de una única empresa global permite la transparencia de costos y estandariza la gestión de las actividades de cumplimiento en todo el mundo.

Mito 2: La visibilidad en tiempo real de los plazos subsidiarios globales es imposible

La visibilidad del cumplimiento en tiempo real es una herramienta imprescindible en el entorno empresarial de hoy. La legislación y las normas locales pueden cambiar rápidamente y los asesores necesitan acceso a los datos de cumplimiento a través de cada jurisdicción en cualquier momento.

Trabajar con un único proveedor global hace posible esta visibilidad en tiempo real. Ofrece la ventaja de un sistema de manejo centralizado que permite a la oficina central realizar un seguimiento y mantener fácilmente documentos corporativos; permitiendo la radicación precisa y a tiempo de los documentos.

Mito 3: La compra de una base de datos centralizada va a resolver su dolor de cabeza de cumplimiento

Tener una base de datos central para el mantenimiento de registros corporativos es crítico. Proporciona un sistema y un lugar para almacenar, mantener y recuperar la información. Sin embargo, una base de datos es sólo tan buena como la información que posee. Los equipos internos siguen siendo responsables de la integridad de los datos y la actualización de los datos auxiliares cada vez que ocurre un evento o hay cambios en la legislación.

Algo clave que se debe recordar es que una base de datos centralizada es una herramienta útil pero no elimina la necesidad de conocimiento local para navegar los respectivos departamentos gubernamentales; la experiencia local para redactar y presentar los documentos con eficacia; y la representación local para facilitar la radicación a las autoridades.

Mito 4: La radicación de las subsidiarias en Estados Unidos son más fáciles que el resto del mundo

Hay más en el cumplimiento de Estados Unidos de lo que se ve a simple vista. El Índice Global de Complejidad 2015 califica en el número 56 - de 95 jurisdicciones - a los Estados Unidos en términos de complejidad en el cumplimiento. Sin embargo, este rango medio oculta la complejidad de las actividades de secretariado corporativo en los EE.UU.

Es fácil pasar por alto la carga de cumplimiento a nivel estatal, en donde hacer negocios a través de los 50 distintos estados de manera efectiva significa trabajar con 50 sistemas de regulación diferentes. El aumento de la prevalencia de la actividad de comercio electrónico ha exacerbado aún más la carga de cumplimiento, ya que la actividad comercial puede llevarse a cabo de forma inadvertida en los estados donde una corporación no tiene presencia física - y sin saber que han desencadenado los requisitos de cumplimiento.

La conclusión es que no hay que subestimar la complejidad de las actividades de cumplimiento en un territorio aparentemente familiar, como los EE.UU.

Mito 5: Trabajar con una única empresa profesional mundial para manejar el secretariado corporativo aumenta el costo anual

En la gran mayoría de las situaciones, las EMN confían en estudios de abogados locales para ayudar con la presentación de los documentos de secretariado corporativo local (ya sea directamente o a través de su subsidiaria local); incurriendo en honorarios por hora de abogados altamente calificados. En este escenario es difícil identificar el verdadero costo de la realización de las actividades de cumplimiento en cualquier jurisdicción en particular.

El problema se agrava cuando una EMN opera en varias jurisdicciones, con la participación de numerosos proveedores, cada uno con un alcance de servicio y fechas de facturación distintas. Por el contrario, las economías de escala y de un enfoque global para la fijación de precios, centralizan los servicios de un proveedor único y, por lo general, reducen el gasto anual de un 25 a 30%.

Mito 6: La función de secretariado corporativo es fundamentalmente una actividad de oficina

Hoy día el secretariado corporativo juega un papel fundamental, requiriendo una comprensión de la empresa, su negocio, las jurisdicciones en las que opera, así como las necesidades de las principales partes interesadas.

Tan sólo hay que mirar a algunos de los más prominentes colapsos corporativos de la historia para entender cómo una buena gobernabilidad  es fundamental para construir y mantener la confianza en una empresa. Sin esa confianza, las EMN no funcionarían - sin mencionar expandirse internacionalmente.

El papel del secretariado corporativo está cambiando, y los días de pasar papeles y llenar formularios han quedado atrás. Hoy en día, el secretario corporativo es a menudo el propietario de la información corporativa global precisa y fiable. En este rol de “guardián” el secretario corporativo es impulsado fuera de la sombra a la luz.

Mito 7: Un enfoque de cero tolerancia a las actividades de secretariado corporativo es normal

La elaboración de una política de cero tolerancia para actividades de secretariado corporativo en la oficina pueden ser simple; llevarla a cabo de manera eficaz y adherirse a ella es otra cosa. Los equipos de cumplimiento suelen enfrentarse a cargas de trabajo intensas en un entorno operativo cada vez más complejo. Como tal, pueden generarse descuidos ocurrir errores.

Mientras que un enfoque de tolerancia cero es un objetivo aspiracional, los aspectos prácticos del manejo de cumplimiento en una EMN exigen un método más realista. La utilización eficaz de los recursos externos para las actividades de secretariado corporativo reduce la presión, liberando al personal interno para cambiar las normas culturales e impulsar la importancia del cumplimiento.

Mito 8: No se conoce el verdadero costo de mantener el cumplimiento de secretariado corporativo de una organización a nivel mundial

Una encuesta realizada recientemente durante un seminario presentado por Bloomberg BNA, con el respaldo de TMF Group, encontró que nueve de cada diez (88%) de los encuestados no saben realmente los costos de cumplimiento de sus empresas a escala global.

Pero eso no quiere decir que no se puede hacer.

Uno de cada diez (11.8%) de los encuestados están al tanto del costo de las actividades de secretariado global. Es evidente que, con las medidas adecuadas en el lugar, el manejo de los costos globales de cumplimiento se puede lograr.

Mito 9: Ninguna organización tiene un firme control del cumplimiento de secretariado corporativo en todo el mundo

En referencia nuevamente a la encuesta realizada durante el seminario de Bloomberg BNA, el 24% de los encuestados admiten que no tienen control sobre las actividades de cumplimiento. Es preocupante que el 40% de los encuestados simplemente no sabe si la compañía tiene bajo control sus obligaciones de cumplimiento.

Sin embargo, más de un tercio (36%) de los equipos de secretariado indica que tienen un firme control sobre el cumplimiento y los costos globales. Esto indica que es posible controlar las actividades globales de cumplimiento en lugar de simplemente considerarlo "demasiado complicado".

Mito 10: El secretario corporativo no tiene una "voz" en la organización

Una preocupación común expresada por los secretarios corporativos es que son a menudo uno de los últimos equipos en conocer los cambios que se deben realizar en las organizaciones.
  
La clave para hacer que un grupo de secretariado sea escuchado se resume en ser capaz de ofrecer servicios de valor agregado. No obstante, más a menudo que no, el monto de trabajo del secretario es consumido por las actividades administrativas que proporcionan valor agregado limitado.

La probabilidad de que se entregue más servicios de valor añadido aumenta significativamente cuando un proveedor de servicios externo se hace responsable de las actividades de cumplimiento globales diarias. Libera a los equipos de secretariado para ofrecer una perspectiva crítica que puede sustentar decisiones de la junta y la estrategia corporativa que es, en última instancia, donde se encuentra el valor.

Conozca más sobre nuestros servicios de secretariado corporativo. 

Descargue el Índice Global de Complejidad 2015.