Administración de las actividades de secretariado corporativo durante períodos de mucho trabajo

”La administración de recursos” se ha convertido en una de las expresiones en boga del mundo comercial, pero para los equipos de secretariado corporativo, la planificación a largo plazo juega un papel esencial al atravesar períodos pico.

Los constantes cambios regulatorios se producen en un momento en el que la reducción de costos obliga a los secretarios corporativos a ejecutar un presupuesto ajustado. A esto se añade la creciente demanda de información precisa en tiempo real a nivel global y el significativo volumen de trabajo  que muchos equipos internos de cumplimiento enfrentan durante todo el año.

No obstante, hay ciertos momentos inevitables en el calendario de cumplimiento cuando dicha carga de trabajo aumenta. Durante estos períodos, el riesgo de error o descuido se magnifica - más aún si los recursos no son manejados cuidadosamente.

La conclusión es que la planificación anticipada de actividades de secretariado corporativo es fundamental para el manejo de períodos de mucho trabajo.

Implementación eficaz de los recursos

La planificación anticipada ofrece múltiples beneficios, ya que los limitados recursos pueden ser implementados con mayor eficiencia. Todas las responsabilidades de cumplimiento pueden ser efectuadas, y los sistemas pueden ser implementados o activados para asegurar que nada se pase por alto.

El primer paso para lograr una planificación eficaz es el reconocimiento de los períodos pico del calendario. Algunas fechas son más predecibles que otras. El período de reporte de la compañía, la preparación y presentación de diversos informes, las reuniones de directorio y las comunicaciones a los accionistas son generalmente conocidas con suficiente tiempo de antelación. Junto a los calendarios anuales tradicionales de gobernabilidad preparados por la Secretaría, el uso de una base de datos corporativa global juega un papel clave en el reconocimiento y la planificación de estos períodos de mucho trabajo. El mantenimiento de un depósito preciso de los plazos de presentación corporativa para todas las entidades legales promueve un enfoque proactivo para la asignación de recursos de planificación. Un porcentaje significativo de estos plazos se refiere a presentaciones de cuentas estatutarias y la necesidad de iniciar el proceso de aprobación, a menudo, con meses de anticipación a la fecha límite de presentación.

Algunos períodos de mucho trabajo son menos predecibles

Junto con las fechas identificables, otros períodos de actividad intensa son menos predecibles. Esto puede ser el resultado de actividades domésticas tales como absorciones, fusiones o adquisiciones o actividades globales, tales como la expansión a nuevas jurisdicciones.

Los cambios legislativos también pueden generar períodos inesperados de actividad pico. Por ejemplo, el año pasado en el Reino Unido, entró en vigor la Ley de Pequeños Negocios, Empresas y Empleo 2015. La misma introdujo un nuevo requisito para que las empresas mantengan un registro efectivo. Un cambio legislativo de esta naturaleza, que puede aumentar la complejidad de secretariado corporativo, a menudo significa que los recursos están inevitablemente desviados de algunas de las actividades de cumplimiento aunque sólo sea por un corto período de tiempo mientras se abordan las nuevas demandas.

Las multinacionales enfrentan desafíos adicionales

La planificación anticipada de períodos con mucha actividad se vuelve realmente crítica cuando una empresa tiene filiales internacionales. Es muy probable que distintas jurisdicciones tengan diversos requisitos de reporte, posiblemente diferentes cierres financieros anuales que la oficina central. De hecho, cuanto mayor sea el alcance global de una empresa, más difícil puede resultar planificar el futuro de las actividades de secretariado corporativo en toda la presencia geográfica.

La aplicación de todo esto, es el hecho de que los equipos de secretariado corporativo no solo administran las necesidades de cumplimiento. Ellos tienen la responsabilidad de proporcionar asesoramiento sobre gobernabilidad al directorio, a menudo referido como una "conciencia corporativa”. La planificación de los requisitos de secretariado corporativo  durante períodos pico permitirá agilizar el flujo de trabajo para permitir que se lleven a cabo las actividades más esenciales que agregan valor.

Identificar la necesidad de apoyo profesional

El proceso de planificación anticipada para períodos de mucho trabajo no solo permitirá una mejor utilización de los recursos internos. También resalta los momentos en los que el personal interno no estará muy presionado. En esos momentos, el uso de un proveedor de servicios externos para algunas de las funciones de secretariado corporativo puede ser una estrategia comercial sólida.

Los aspectos positivos de contratar profesionales con experiencia para administrar los asuntos de secretariado de la empresa normalmente son mayores que los costos profesionales, en particular durante los períodos pico cuando la posibilidad de error puede ser aún más grande.

De hecho, dado que los secretarios corporativos tienen la tarea de organizar todos los recursos disponibles para apoyar al directorio, un proveedor de servicios externos con una trayectoria comprobada puede resultar un buen negocio. Ello significa que las tareas imperiosas son atendidas mientras que el equipo interno se ​​centra en proyectos o iniciativas críticas.

Para las corporaciones multinacionales, el proceso de planificación y el manejo de los períodos pico puede mejorarse aún más mediante el uso de un proveedor global de servicios de secretariado corporativo, en lugar de múltiples y diversas empresas de servicios profesionales. Es una opción que centraliza los canales de comunicación y agiliza el proceso de satisfacer las necesidades de cumplimiento, mientras se reduce el riesgo. Durante las horas pico, esas ventajas son extremadamente imperiosas.

5 consejos para llevar adelante un plan en períodos pico

1. Identificar períodos atareados a nivel local y global. Esta información puede utilizarse para desarrollar una base de datos hecha a la medida de su empresa.

2. Asignar los recursos internos disponibles para los períodos pico, teniendo en cuenta los proyectos en curso que pueden superponerse.

3. Identifique los momentos en que su equipo interno se ve seriamente sobrecargado. ¿Podría esto generar el riesgo de descuido o error?

4. Considere maneras de aumentar los recursos disponibles sin aumentar el personal  permanente. El personal interino puede ser una solución o, si opta por una alternativa más completa  y experta, considere un proveedor de servicios externo.

5. Examine las áreas donde un proveedor de servicio puede dar el mayor rendimiento por su valor. Cuando las actividades de cumplimiento se producen a través de múltiples jurisdicciones, un proveedor global puede ser más rentable que varios proveedores.