Actividades de secretariado corporativo – ¿Cuándo tiene sentido utilizar un proveedor de servicios externo?

Identificamos los principales acontecimientos que pueden generar la necesidad de contar con el apoyo de expertos en cumplimiento.

No hay nada nuevo sobre el uso de un proveedor de servicios externo - el concepto de contar con el apoyo de expertos para ayudar a controlar las actividades clave o los períodos pico es muy antiguo.

Existe un concepto erróneo de que las actividades de secretariado corporativo son difíciles de transferir a un experto, ya que se resisten a la mercantilización y deben seguir siendo una función interna de la oficina central.

La realidad es que muchas empresas disfrutan de importantes eficiencias y procedimientos de cumplimiento más ágiles cuando utilizan un experto. La necesidad de utilizar un proveedor de servicios depende de una serie de factores que no conllevan una solución única. No obstante, hay tres indicadores clave que destacan la necesidad de utilizar apoyo externo.

1.       Los costos anuales de cumplimiento están en alza

Puede parecer poco razonable sugerir que el uso de un experto en lugar de personal interno puede proporcionar ahorros de costos. Sin embargo, fracasos  corporativos muy  conocidos del pasado como los de Enron (2001) y Lehman Brothers (2008) proclamaron un aumento insostenible en las actividades de cumplimiento y obligaciones de secretariado, particularmente en los últimos años. Como consecuencia, los presupuestos de cumplimiento se han disparado a un punto tal que también son insostenibles. Como resultado, las empresas multinacionales (EMN) están explorando cómo reducir los costos de cumplimiento anuales, mientras que continúan exigiendo mayor valor añadido de los equipos de secretariado.

Cuando el abogado está bajo presión para hacer más con menos, utilizar los recursos de un proveedor de servicios externos para el secretariado corporativo puede proporcionar una solución eficaz. Significa evitar los costos de aumento en la contratación de personal permanente al tiempo que ofrece la eficiencia mediante una mejor utilización de los recursos internos y flujo de trabajo racionalizado dentro del equipo de la oficina central. Sin duda, es una opción que vale la pena investigar.

2.      El equipo de secretariado está bajo extrema presión

Mientras las cargas de trabajo aumentan y el deseo de urgencia prevalece sobre la necesidad de control de costos, no es inusual que los abogados internos se apoyen en la experiencia y la ayuda externa. Sin embargo, la necesidad de cambio sólo puede hacerse realidad mediante una violación del cumplimiento. En el peor de los casos, un incumplimiento que es costoso o vergonzoso (o ambos).

A modo de ejemplo, hace varios años TMF Group se reunió con el Consejo General (CG) de un banco de negocios multinacional para discutir el manejo eficaz de las subsidiarias a nivel mundial y los vehículos de propósito especial (SPV, por sus siglas en inglés). El CG había acumulado varios registros legales pertenecientes a 300 SPV, que confesó "ni siquiera sabíamos que los teníamos hasta la semana pasada".

Si bien esto puede ser un ejemplo extremo, en un entorno regulado de cero tolerancia en casos de incumplimiento de las subsidiarias, las multinacionales no pueden darse el lujo de dejar que cualquier incumplimiento pase desapercibido. La incorporación de un proveedor de servicios profesionales como parte de un plan de gestión a largo plazo puede ser un claro ejemplo donde cierta precaución hace la diferencia, especialmente si esto significa evitar una crisis de cumplimiento.

3.       Subsidiarias en jurisdicciones de “alto riesgo”

El grado de alcance global no siempre  determina la complejidad de las actividades de cumplimiento. En ciertas ocasiones, tiene que ver con la ubicación de  las subsidiarias.

Como guía, el Índice de Complejidad Global clasifica a las jurisdicciones de acuerdo a su complejidad desde el punto de vista de secretariado corporativo. Esto confirma lo que muchos secretarios corporativos probablemente sospechan: algunas de las jurisdicciones más atractivas del mundo en términos de oportunidades comerciales también presentan algunos de los mayores desafíos de cumplimiento.

Argentina está actualmente clasificada como la jurisdicción más compleja del mundo, Indonesia en segundo lugar, con Colombia y EAU siguiendo de cerca en tercera y cuarta posición, respectivamente. China, una jurisdicción generalmente considerada como una fuente inagotable de oportunidades empresariales, ocupa el quinto lugar.

Para las multinacionales que están considerando la expansión en nuevas jurisdicciones, o que tienen dificultades para llegar a un acuerdo con las necesidades de cumplimiento de las subsidiarias existentes, tener apoyo adicional para actividades de secretariado corporativo puede ser extremadamente valioso.

Cuando una empresa tiene una presencia internacional significativa, utilizar un proveedor global en múltiples jurisdicciones puede ser muy favorable. Ofrece la ventaja del conocimiento local y la experiencia combinado con un enfoque consistente y uniforme de las actividades de secretariado corporativo y la coordinación de los abogados en la oficina central.

Un asunto de buena estrategia

Para muchas empresas multinacionales, los tres factores se combinan: la presión para desempeñarse más eficientemente, el mayor riesgo de error al manejar grandes cargas de trabajo y la gran cantidad de requisitos de cumplimiento global - determinan que es el momento de contratar apoyo externo para asuntos de secretariado corporativo.

Incluso entre aquellas empresas que enfrentan sólo uno o dos de los retos señalados, buscar el apoyo de un proveedor global puede ser una estrategia rentable. Le permite al asesor centrarse en las actividades de valor añadido real, proporcionando la dirección estratégica al directorio y asegurando que el historial de cumplimiento de la empresa se mantenga intachable.