La importancia de la documentación en las operaciones comerciales y el cumplimiento

La documentación infunde confianza dentro de su negocio, entre los inversionistas y sus clientes.

La documentación cuenta la historia de una empresa; sus orígenes, la intención y el viaje que está tomando para lograr sus objetivos. Los contratos son como una puerta de entrada a través de la cual su empresa puede entrar a nuevos mercados y ampliar su alcance; otros documentos validan su posición actual y proporcionan seguridad a sus inversionistas y clientes.

Las multinacionales, en particular, enfrentan un escrutinio creciente a nivel mundial, encontrando que tienen poco margen de error cuando se trata de sus operaciones, la responsabilidad y el cumplimiento; por lo que obtener los documentos correctos para cada jurisdicción en la que operan es crucial, al igual que el mantenimiento subsiguiente de estos registros.

Los documentos aportan a la gobernanza

Muchas jurisdicciones requieren que una empresa prepare y presente los Estatutos de Asociación o Constitución tras el establecimiento. Éstas son reglas escritas que delinean cómo opera una empresa, cómo son nombrados sus funcionarios y directores y qué poderes tienen. Aunque el alcance de estos documentos varía de una jurisdicción a otra, por lo general establecen las "reglas" internas de una entidad jurídica.

Estos documentos se revisan y actualizan regularmente para garantizar que son aptos para su propósito y cumplen legalmente. A medida que se crean numerosas repeticiones, conseguir el último documento de fuentes oficiales del gobierno es a menudo un excelente primer paso para entender la versión jurídicamente correcta.

Los documentos le mantienen en cumplimiento

Cumplir con los requisitos de cumplimiento de las autoridades pertinentes del país es un aspecto esencial de la buena gobernanza corporativa, y asegura que se eviten las sanciones y multas por presentación fuera de plazo.

Entender qué  documento se debe presentar a las autoridades y cuándo se debe presentar es esencial. Un certificado de cumplimiento, por ejemplo, confirma que una empresa se ha registrado correctamente con las autoridades y está en el cumplimiento de sus obligaciones legales de presentación.

Los ingresos anuales son una impresión de la información corporativa de una entidad legal en un punto determinado en el tiempo. Estos son particularmente interesantes como presentaciones históricas que proporcionan un registro de información que a menudo se remonta a años atrás.

Los documentos exponen oportunidades

Mantener los registros oficiales y el papeleo actualizado proyecta una excelente imagen de una empresa - a más que los organismos reguladores pertinentes. Oportunidades para obtener contratos lucrativos, subvenciones y diversas oportunidades están íntimamente vinculadas a la calidad de la documentación. Por otro lado, algo tan inocente como fallar a un plazo de presentación de los estados financieros tiene un impacto negativo desproporcionado en la calificación de crédito de una empresa, sus clientes y la comunidad de inversionistas.

Los documentos protegen su integridad

La atención de los organismos reguladores globales se fija firmemente en las compañías multinacionales y sus actividades. Cada vez más, la imagen pública que proyecta una multinacional es indicativa de sus normas de gobernanza interna y los bajos estándares son evidencia para los reguladores.

Mantener la documentación correcta y precisa permite a una empresa presentarse a sí misma de la mejor forma – demostrando procedimientos de manejo de gestión eficaces a nivel mundial.