Manejando el cumplimiento en Latinoamérica: obtenga los documentos corporativos correctos

Desde operaciones hasta litigios, los abogados corporativos tienen una gran cantidad de terreno que cubrir. Y si la empresa tiene oficinas en más de un país, las necesidades del negocio variarán entre las distintas jurisdicciones.

Los documentos desempeñan un papel esencial en la protección de los intereses de la empresa a lo largo de su vida útil; no importa el tamaño o tipo de empresa, siempre se le requerirá crear, presentar y actualizar documentos en cada jurisdicción.

Como la mayoría de las empresas son diferentes, no hay una solución " única". Los documentos de la empresa a través de las jurisdicciones pueden tener diferentes nombres, contenido y formatos, incluso si tienen un propósito final igual o similar. Por ejemplo, en Argentina, un Certificado de Vigencia confirma si una entidad legal está correctamente registrado a nivel local, mientras que el Certificado de Vigencia y Pleno Cumplimiento confirma que una entidad legal está en vigor, regular y conforme.

Un "Certificado de Incorporación (o continuación)” proporcionado por el Registro de Empresas de las Islas Vírgenes Británicas confirma si una entidad legal se ha registrado correctamente en ese país, pero también lo hará el Certificado de Vigencia (CGS por sus siglas en inglés). La diferencia es que el CGS también confirma si actualmente la entidad se encuentra al día con sus cuotas y sanciones, y si alguna vez se ha puesto en liquidación, arreglo, insolvencia o procedimiento administrativo. En Canadá, un documento de "Perfil de la Corporación” puede proporcionar el nombre de la empresa, domicilio y los nombres de funcionarios y directores de la compañía. Información similar se puede encontrar en el documento “Autenticación” proporcionado por la Cámara de Comercio de los Estados Unidos. 

Los documentos corporativos son importantes para que los acuerdos tengan validez, para los informes internos, procesos de cumplimiento legal anuales, fusiones, adquisiciones y declaraciones anuales, por citar sólo unos pocos. Al iniciar un negocio con una empresa en otro país, la validez del acuerdo entre los dos estará vinculada a la capacidad de las partes; es decir, que ambos estén en conformidad.

Puede evitar problemas innecesarios al asegurarse de entender sus necesidades de negocio y planificarse para obtener toda la documentación corporativa de una manera eficaz y oportuna.

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