La tendencia del uso de la robótica como herramienta en América Latina es inevitable en el procesamiento de la nómina. No sólo aumenta la productividad y la calidad, sino que también proporciona una solución a los desafíos de la complejidad en cuatro áreas clave.
1. Cumplimiento local
América Latina tiene una reputación de requisitos de cumplimiento de nómina complejos. La complejidad es el resultado de frecuentes cambios legislativos, acuerdos sindicales y múltiples requisitos de información gubernamental. Según el Banco Mundial, el tiempo necesario para cumplir con los impuestos laborales en Brasil es de 490 horas al año, en comparación con 55 horas por año en los Estados Unidos.
Las empresas en Brasil deben actualizar su software de nómina con al menos 60 cambios legales de nómina y cinco ajustes de valor estatutarios anualmente. Con tantos cambios, es simplemente impráctico calcular de forma fiable la nómina manualmente.
2. Frecuencia y profundidad de las auditorías gubernamentales
Un cambio que se acerca rápidamente añade a esta complejidad, requerirá mayor automatización por parte de las grandes y pequeñas empresas en Brasil. eSocial está pautada para comenzar a partir de 2018. eSocial es una iniciativa digital para promover la transparencia, integrar la recopilación de datos a través de una sola plataforma (reducir la burocracia), reducir el fraude y realizar acciones de fiscalización y auditoría mucho más fáciles para el gobierno brasileño.
La plataforma eSocial le dará al gobierno acceso a los datos de los empleados y les permitirá analizar la información de referencia, encontrar discrepancias y errores de cumplimiento y dar seguimiento inmediatamente a esas compañías. Esto significa que las empresas que no tengan su cumplimiento de nómina al día, serán identificadas fácilmente, y se enfrentan a multas y sanciones por violaciones a la reglamentación.
Por otro lado, aprovechando un cambio en la legislación, Colombia ha aumentado las sanciones hasta el 200% de los impuestos no pagados y audita al azar cinco años de datos digitales con una herramienta robótica desarrollada por la autoridad supervisora. Las partes gobernantes también están haciendo un buen uso de los datos aprovechando la información para su ventaja y recaudación de ingresos.
3. Requisitos de información en tiempo real
En América Latina, los impuestos sobre la nómina son una fuente clave de financiamiento público y el empleador es el agente tributario responsable de retener y pagar. Una tendencia común es el cumplimiento de la nómina "justo a tiempo". En México, una empresa tiene la obligación de certificar todos los pagos y emitir un recibo de impuestos de nómina digital llamado Comprobante Fiscal Digital (CFDI) para el boleto de nómina emitido. El propósito es reducir la evasión de impuestos y tener un mayor control sobre los ingresos recibidos por los contribuyentes. Después de cada nómina hay un plazo de tres días para emitir el recibo de impuestos en el portal del gobierno para que el pago de salario sea considerado un gasto deducible.
Mientras que el eSocial de Brasil está diseñado para reducir la burocracia al minimizar los procesos manuales, de hecho aumentará la carga de trabajo de los profesionales de la nómina, ya que tendrán que cumplir con 314 campos adicionales. Además, el tiempo es limitado, pues requiere completar informes inmediatos para eventos relacionados a empleados y esto significa continuas multas para las empresas que no puedan mantenerse al día en la presentación de informes. La compañía necesitará una mayor integración en la fuente para pagar, y la interconexión con los portales del gobierno.
En Colombia, se han introducido cambios (a partir de marzo de 2017) en los requerimientos de información para las presentaciones de seguro social, que son un verdadero desafío para el cumplimiento de la empresa. Las empresas deben presentar a las autoridades gubernamentales a fin de mes, reportes de absentismo como vacaciones y licencias por enfermedad. Hablando operacionalmente, las compañías tienen rezagos naturales en la colección de estos datos, y los sistemas del tiempo y de la asistencia a menudo no se cierran en los últimos días del mes para permitir justificaciones por ausencia.
Los empleadores en Colombia están pidiendo cambios en la regulación ya que la mayoría no están preparados para adaptarse a esta legislación en tiempo real, los riesgos incluyen sanciones por incumplimiento y podrían afectar los beneficios fiscales de la compañía.
4. Debilidad del Estado de Derecho
Las reglas inestables y la amplia discreción sobre la aplicación de las normas es una razón por la cual el estado de derecho es débil en América Latina. La información recopilada por el gobierno se utilizará digitalmente para la auditoría y la detección de discrepancias, como una forma de aumentar los ingresos fiscales. Como las leyes no son claras, las autoridades están interpretando en su favor. Algunos conceptos bajo escrutinio en Colombia son los bonos anuales y gastos permanentes de viaje; anteriormente considerados como no sujetos a impuestos, ahora están siendo impuestos retroactivamente. Como resultado, habrá un aumento en las empresas presentando acción legal sobre la aplicación de la regla discrecional por las instituciones gubernamentales.
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