6 retos para compañías americanas con la nómina europea

Para las compañías con sede en Estados Unidos, el mercado europeo puede ser particularmente complejo. Los 28 países miembros de la Unión Europea se unifican en algunos aspectos, pero cuando se trata de la interpretación de la nómina, pueden variar en gran medida.

A medida que las pequeñas y medianas empresas (PYME) crecen en tamaño y escala, la complejidad de en el proceso de nómina cambia. Cuando se trata de la expansión internacional, la organización de nómina puede llegar a ser aún más difícil debido a los muy distintos requisitos de cumplimiento de cada mercado, así como los matices culturales y legales individuales.

Para las compañías con sede en Estados Unidos, el mercado europeo puede ser particularmente complejo. Aunque los 28 países miembros de la Unión Europea (UE) se unifican en cierto modo, cuando se trata de la interpretación de la nómina, pueden variar enormemente, desde cómo implementan directivas de la UE a los requisitos de información del gobierno. Los estados no comunitarios como los de Europa del este, Suiza, Escandinavia pueden presentar dificultades propias, que van desde la falta de notificación electrónica a los sistemas nacionales y municipales fiscales complejas.

En una función como la nómina, la cual depende fuertemente en los procesos, es fácil olvidarse de la importancia de observar la sensibilidad cultural y las complejidades relacionadas. Pero para tener un impacto global exitoso, es importante que las sensibilidades culturales no solo se observen sino que acepten plenamente.

Este artículo examina seis grandes diferencias específicas y desafíos que las PYME de los Estados Unidos pueden enfrentar en el manejo de nómina en Europa:

  1. Frecuencia de los reportes y requisitos

    Cada país en Europa tiene requisitos específicos en cuanto qué tipo de información debe ser reportada y cuándo. En algunos países los empleadores están obligados a mantenerse al día con las figuras y reportar esta información a autoridades externas mensualmente. En otros países, los informes al gobierno es una carga más liviana y sólo se requiere anualmente.

    En 2012 la presentación de informes en el Reino Unido se renovó y los reportes a tiempo real, conocidos como Reportes a Tiempo Real (RTI por sus siglas en inglés), se implementaron. Fue la única gran revisión del sistema británico de pago mientras gana (PAYE por sus siglas en inglés) desde su introducción en 1944. En esencia, todos los empleadores del Reino Unido ahora debe notificar a su Hacienda y Aduanas de Su Majestad (HMRC por sus siglas en inglés) de su responsabilidad PAYE en el momento, o antes de que se hagan pagos a los empleados. El proceso no es tan complicado como en algunos países debido empleadores están obligados a reportar la información a una sola fuente, HMRC, y esto se hace a través de la puerta de enlace de Gobierno (un sistema de información centralizado en línea). Bajo RTI, los reportes deben ser presentados al gobierno cada vez que el negocio completa un plazo de pago; en caso de incumplimiento resultaría en multas. Cuando un patrono proporciona beneficios adicionales, tales como seguro médico privado, estos tienden a generar complejidades adicionales para la nómina. En la República de Irlanda, las contribuciones sobre los beneficios se pagan a través de la nómina, mientras que en el Reino Unido se reportan al final del año fiscal en una forma especial.

    En algunos países, las autoridades de impuestos son proactivas. Por ejemplo, las autoridades de impuestos finlandeses envían una declaración de impuestos precargada en la primavera de cada año. Si no hay nada que corregir, una vez verificada simplemente puede ser guardada para los registros personales. Sin embargo, si se requiere hacer correcciones, debe ser devuelta y una nueva declaración se publicará en el otoño.

    Para la mayor parte de las jurisdicciones de los Estados Unidos, la presentación de informes trimestrales y anuales es la norma, mientras que por lo general se requiere la notificación electrónica, lo cual no es el caso en Europa. Existen diferencias con Europa en términos de mantenimiento de registros. En el Reino Unido y la República de Irlanda, las empresas deben mantener registros contables por seis años. Como los registros de nómina son, en términos generales, los registros contables, las empresas británicas necesitan mantenerlos por la misma cantidad de tiempo.

  2. Derechos de los empleados y beneficios: vacaciones anuales

    Los derechos de los empleados, incluyendo las vacaciones anuales y días festivos pagados, varían según el país y la zona. El enfoque de algunos países de la UE a tomar beneficios es único. El impacto de la sindicalización y el Consulado de Empresas Europeo deben tenerse en cuenta, ya que en algunos países pueden dar forma a todo, desde las tasas de pago de la compañía a las vacaciones e incluso cómo se organiza el mobiliario de una oficina.

    Los derechos europeos de días festivos contrastan con los de Estados Unidos -- la licencia y el derecho promedio a días festivo a través de la UE es 34 días, haciendo que el panorama sea un poco difícil de manejar para un administrador de nómina. Los miembros de la UE tienen la obligación legal de ofrecer cuatro semanas de vacaciones pagadas como mínimo como parte de la Directiva de Tiempo de Trabajo (WTD por sus siglas en inglés).

    Los ciudadanos franceses tienen 30 días de vacaciones anuales. Pero los empleados que desean trabajar más de 35 horas a la semana reciben 22 días adicionales, a lo que se le llama RTT (Reduction de Temps o reducción del tiempo). Las empresas deben realizar un seguimiento de las horas extras registradas por los empleados y tenerlas en cuenta en sus consideraciones sobre la nómina. Cualquier hora adicional después del período de RTT se compensan con remuneración y casi nunca por vacaciones adicionales.

    Fuera de la UE, los empleados noruegos no tienen derecho a vacaciones pagadas durante el primer año de empleo, aunque tienen derecho a vacaciones. El pago de vacaciones, Feriepenger, se basa en los ingresos del año anterior y puede incluir la remuneración relacionada con trabajo adicional, tal como bonificaciones. Técnicamente, esto se supone que es pagado en el momento de tomar la licencia, pero para aliviar la carga administrativa de la nómina, la mayoría de las empresas lo procesan en junio y reemplazar el salario de ese mes con el pago de vacaciones.

    Tal complejidad puede dar lugar a una necesidad de recuentos más altos cuando se maneja la nómina en algunos países, lo que representa un costo adicional. Una reciente encuesta realizada por el Foro de las energías renovables en los Estados Unidos mostró que sólo el 31% de los encuestados en compañías tenían un claro entendimiento de las diversas tasas de impuestos para los empleados expatriados y las mejores maneras de manejar excepciones.

    Algunos países europeos requieren que se paguen los días festivos nacionales, que van desde un máximo de 14 días en Malta a 12 en Rusia, a sólo dos en Noruega. Esto se compara con un promedio de 7.6 para los trabajadores estadounidenses, cuyas licencias por vacaciones se determina por sus empleadores. Diferentes días festivos puede afectar el procesamiento de la nómina, ya que en algunos casos la nómina puede que tenga que salir un día antes.

  3. Seguridad de los datos

    Un área importante en que los Estados Unidos y Europa diferencian culturalmente es el uso de los datos. El principio de la recopilación y el intercambio de datos libremente es la norma en los Estados Unidos, lo cual puede hacer la gestión de nómina más fácil. Las leyes federales en torno a la protección de la información personal no existen de la misma manera que se hace en Europa.

    En Europa, la legislación de protección de datos es rigurosa, y las empresas no comunitarias que operan en la zona pueden hacer frente a los requisitos de cumplimiento estricto.

    Las normas de Safe Harbour anteriormente permitían a las empresas en la UE la transferencia de datos personales y sensibles a los Estados Unidos. Sin embargo, tras años de demanda ciudadana austriaca contra Facebook, el Tribunal de Justicia Europeo decidió  en octubre del 2015 que las reglas de Safe Harbour no proporcionaban suficiente seguridad en relación con el uso de los datos personales transferidos desde ciudadanos de la UE.

    El 2 de febrero de 2016, la Comisión Europea y los Estados Unidos acordaron en un potencial flujo transatlánticos de datos: el EU-US Privacy Shield. Se adoptó posteriormente y se puso en marcha por la Comisión Europea el 12 de julio de 2016 e impone obligaciones más fuertes en las empresas estadounidenses para proteger los datos personales de los europeos. También limita el acceso al gobierno de los Estados Unidos a esta información personal.

    Se solicita a las compañías con sede en los Estados Unidos de todos los tamaños con acceso a los datos de ciudadanos europeos que voluntariamente auto-certifiquen anualmente que se adhieren a los requisitos de Privacy Shield.

  4. Sistemas de impuestos: cumplimiento

    Una variedad de regímenes fiscales existe en toda Europa, similar al de Estados Unidos, donde hay variaciones entre los estados. Sin embargo, la falta de uniformidad puede complicar el proceso para las PYME deseando moverse en el mercado europeo, ya que no es factible tener un modelo y replicarlo en todo el continente.

    En los Estados Unidos, el sistema fiscal es progresivo a nivel federal; la tasa pagada varía y depende de la cantidad que los empleados ganan. Si bien no es un impuesto sobre la renta federal estándar, distintos estados aplican impuestos adicionales a diferentes niveles, utilizando sistemas variados. En Europa, no existe un sistema común tampoco. Algunos países operan un sistema progresivo de impuestos y otros utilizan una tarifa plana, lo que puede hacer los cálculos más fáciles.

    Algunos países europeos, tienen un sistema de impuesto dual, dos deducciones de impuestos diferentes en un país por un nacional y un impuesto municipal. Suecia: tiene un sistema de doble tributación es progresiva que, a nivel nacional, mientras que una tarifa plana se aplica a nivel municipal. Los países que operan tal sistema incluyen Croacia y Dinamarca, donde un impuesto que de iglesia también es recaudado.

    Irlanda tiene dos formas de impuestos progresivos – paga mientras gana (PAYE por sus siglas en inglés) y la carga social universal (USC por sus sigmas en inglés). Estos se aplican a diferentes tasas según los diferentes niveles de ingreso, aumentando la complejidad de un cálculo de bruto a neto.

    Un alivio de impuestos específico puede estar disponible para algunos grupos de empleados. Por ejemplo, en los Países Bajos, los trabajadores extranjeros con habilidades que escasean son pueden solicitar lo que se conoce como fallo de 30%. Esto significa que la agrupación del impuesto sobre los salarios holandesa solamente se aplicaría a 70% de los ingresos de la persona.

  5. Sindicalización

    Los sindicatos o comités de empresa son comunes entre muchos empleadores en Europa y los derechos de los empleados a unirse están protegidos. En el Reino Unido, se estima que 6.5 millones de personas son miembros de un sindicato. Otras formas de representación de los trabajadores incluyen acuerdos colectivos de trabajo, con los que los departamentos de nómina deben garantizar cumplimiento. Estos ayudan a definir normas legislativas, salarios mínimos, cálculos de horas extraordinarias y derechos de licencia. Fuertes comités laborales existen en Alemania, Polonia, Austria, Francia, Bélgica, Luxemburgo y los Países Bajos. Sus principales tareas son para representar otros empleados, vigilar el cumplimiento de la legislación y mantener conversaciones con la gestión de transacciones.

  6. El día a día de la gestión de nóminas

La frecuencia de las ejecuciones de pago y las tareas requeridas, tales como la creación de recibos de pago, puede hacer difícil calcular la nómina Europea. Muchos países europeos carecen de cuerpos profesionales como la Asociación Americana de Nómina de los Estados Unidos (APA por sus siglas en inglés), así que conseguir orientación puede ser complicado. Los empleadores multinacionales sin experiencia en nómina local tienden a buscar asesoramiento de fuentes tales como especialistas en impuestos de empleo.

En Europa, la norma es ejecutar la nómina mensual. Sin embargo, existen discrepancias dentro de algunas industrias -- incluyendo agricultura y hospitalidad -- donde  una nómina quincenal puede considerarse estándar. El requisito para el pago adicional hace que los gestores de nómina tengan que hacer cálculos de bruto a neto con mayor frecuencia.

Los recibos de pago son un requisito legal, y cierta información es obligatoria de la misma forma que lo es en los Estados Unidos, por lo general con detalles de salario bruto de un empleado, el pago neto, y cantidad de los objetivos de las asignaciones y la forma de pago. Si bien la información requerida varía según los países, cumplir las obligaciones legales es obligatorio para todas las empresas.

Algunos recibos de pago son más complejos y requieren el uso de un lenguaje oficial, por ejemplo. Los recibos de pago franceses pueden extenderse a 40 líneas de texto, listando numerosos campos tales como el registro de bienestar social, cuidado de salud, desempleo y el seguro de jubilación, prestaciones familiares, prestaciones de vivienda, impuestos de transporte y las contribuciones de pensiones. Esto en comparación con un promedio de sólo 14 líneas en los Estados Unidos.

Cada jurisdicción requiere información distinta con el fin de calcular correctamente el pago neto, y de esta manera Europa no es diferente de los 50 estados de Estados Unidos. Un acercamiento exitoso a una nómina mundial p llevará a cada uno de los parámetros mencionados en este artículo en consideración.

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** Este artículo apareció originalmente en la edición de agosto/septiembre de 2016 de Nómina Global - la revista oficial del Instituto Global de Gestión de Nómina. El Instituto de Gestión de Nómina Global (GPMI por sus siglas en inglés), encabeza las iniciativas de la APA global para proporcionar al mundo con una comunidad líder de líderes en nómina, gerentes, profesionales, investigadores y expertos en tecnología. Los suscriptores se conectan entre sí a través de discusiones de redes, oportunidades de colaboración y acceso a la educación y publicaciones dedicadas a las estrategias globales de nómina, conocimiento, investigación, empleo y la formación. GPMI también publica varios textos mundiales de nómina e investigaciones como un beneficio a sus suscriptores.