Tras de una extensión al período de implementación original, las empresas brasileñas deben prepararse ya para el uso de eSocial, la herramienta de informes digitales del país.
¿Qué es eSocial?
eSocial es el proyecto del gobierno brasileño para unificar el envío de datos de los empleadores y empleados. Es una herramienta digital de impuestos, contabilidad, seguridad social y obligaciones laborales. Este sistema único reemplazará la necesidad de enviar informes separados al Seguro Social, al Servicio de Rentas Internas y al Ministerio de Trabajo y Empleo de Brasil.
eSocial es un proyecto conjunto de agencias del gobierno federal y entidades como el Caixa Econômica Federal bank (Responsable del FGTS - fondo de desempleo - mantenimiento), el Instituto Nacional de Seguridad Social (INSS), el Ministerio de Planificación, el Ministerio de Trabajo y Empleo (MTE) Y el Servicio de Rentas Internas de Brasil (RFB).
La expectativa es que eSocial reducirá la burocracia y aumentará la responsabilidad corporativa en la provisión de información. El sistema tendrá un gran impacto en la administración y gobernanza de la empresa, ya que eSocial hará que la regulación laboral sea más clara y más individualizada.
Historia
eSocial ha estado en preparación por varios años. En enero de 2007, su primera encarnación fue anunciada a través del Decreto 6022, y se aplicó a la declaración de impuestos. Conocido como el Sistema Público de Contabilidad Digital (Sped), las compañías debían proporcionar, en forma digital y unificada, información contable e impositiva que previamente había sido registrada en programas, libros y formularios separados.
Junto con el aumento del control gubernamental sobre las obligaciones de los empleadores, eSocial busca garantizar la seguridad social y los derechos laborales y una mejor legislación laboral, de seguridad social y fiscal. En la práctica, eSocial es similar a los programas de declaración del impuesto sobre la renta que se han convertido en parte de los procesos de negocio. Los usuarios introducen información sobre el empleo, incluidos los ingresos y las actividades, y luego los transmiten electrónicamente al gobierno.
La integración de los sistemas informáticos de las empresas con el sistema nacional eSocial también permitirá la comunicación automatizada con los empleadores; con estandarización e integración para el registro de personas físicas y jurídicas en los organismos participantes. El sistema de entrega única también está destinado a ayudar a diversas instituciones a encontrar irregularidades tales como plazos perdidos, errores de cálculo y declaraciones inconsistentes.
¿Quién necesita cumplir con eSocial y cuándo?
Hasta hace poco, el uso del portal eSocial era opcional y era utilizado principalmente por empleadores domésticos. A partir de enero de 2018, el alcance de eSocial se amplía y se aplica a todas las empresas con ingresos superiores a R $78 millones en 2016. Para todas las demás empresas, eSocial se convierte obligatorio a partir de julio de 2018.
El último cronograma con fechas obligatorias para el uso del sistema se publicó en el Diario Oficial (DOU) el 2 de septiembre de 2016, mediante la Resolución no. 5/2016 del Comité Directivo eSocial.
- Las empresas con ingresos superiores a R $78m en 2016 deben utilizar eSocial a partir de enero de 2018 para reportar datos como registro, contribuciones a la seguridad social y nóminas, entre otros. A partir de julio de 2018, estas empresas también deberán utilizar la plataforma para transmitir información sobre el lugar de trabajo, como salud de los empleados, seguridad en el lugar de trabajo y datos sobre accidentes de trabajo.
- Todos los demás empleadores, incluyendo las pequeñas empresas, deben usar eSocial a partir de julio de 2018. Y la información sobre el lugar de trabajo será requerida a partir de enero de 2019.
El actual manual de orientación para eSocial es versión 2.2.
Obligaciones bajo eSocial
En la práctica, eSocial no impone obligaciones adicionales a las empresas. Es un cambio en la forma en que la información es entregada. El único archivo con datos estandarizados y registros actualizados facilita el monitoreo y acelera los procesos de liquidación, como por ejemplo el FGTS (fondo de desempleo).
Preparación
Las empresas deben ajustar sus sistemas ahora, para estar listos para trabajar con la plataforma de pruebas eSocial para datos de la empresa, que entrará en funcionamiento en julio de 2017 y, posteriormente, estar en condiciones de cumplir a partir de enero de 2018.
La información del empleador y del empleado debe ser actualizada para cumplir con los requisitos legales.
Hable con nosotros
Para cumplir con las nuevas obligaciones de eSocial, las empresas deben realizar una serie de cambios en sus estructuras de reporte; adaptando sistemas, procesos y acciones para administrar el cambio. El ámbito de trabajo es muy amplio e incluye todos los subprocesos de recursos humanos y áreas afines.
Se recomienda que las empresas busquen una evaluación de su configuración existente para determinar qué preparación es necesaria y qué nivel de apoyo de un proveedor externo puede ser necesario. Si desea hablar con nosotros sobre esta evaluación, por favor haga una consulta con nuestro equipo local.
Los actuales clientes de recursos humanos y de nómina de TMF Brasil pueden solicitar la ayuda de nuestros expertos para evaluar su base de datos actual y completar los siguientes pasos:
- Actualizar los registros de la empresa y los de los empleados. Mapear, validar y hacer coincidir la tabla con el sistema de nómina; e identificar posibles incoherencias para ajustar estas entradas para que sean compatibles con eSocial.
- Implementar una solución tecnológica con datos integrados clasificados como no periódicos (contratación, terminaciones, vacaciones, permisos temporales, emisiones de variables, cambio de datos de contratos laborales) de acuerdo con los eventos de esta categoría definidos por eSocial.
- Proporcionar una solución tecnológica para la transmisión de los siguientes eventos de seguridad y Medicina del Trabajo: Certificado de Salud Ocupacional (ASO), Programa de Control de Salud Ocupacional (PCMSO), Programa de Prevención de Riesgos Ambientales (PPRA), Comunicación de Accidentes de Trabajo (CAT), Perfil Profesional del Seguro Social (PPP) y en colaboración con el proveedor SMT de la empresa, asegurar el envío correcto de los eventos relacionados con este tema.
¿Preguntas? Inscríbase para nuestro webinar en abril (presentado en portugués) en cual podrá preguntarle a nuestros expertos.
Obtenga más información sobre cómo podemos ayudar a las empresas a alcanzar su potencial empresarial.