Consideraciones al elegir una solución global de nómina

El modelo clásico de tener un departamento de nómina interno no funciona hoy en día para muchas empresas. He aquí por qué delegar las actividades de back-office a un proveedor profesional de servicios de negocio es una solución costo y tiempo efectiva.

Los recursos humanos y la nómina son algunas de las tareas más importantes dentro del ámbito del ‘back-office’. Estamos hablando de los salarios de los empleados y su bienestar, y al final del día ningún negocio podría funcionar sin su personal. Es vital que los empleados sean pagados correctamente y a tiempo, porque incluso un error mínimo puede causar una onda de repercusiones de incomodidad y desconfianza a través del negocio.

La nómina cambia constantemente

El modelo clásico de tener un departamento de nómina interno no funciona hoy día para muchas empresas. A menudo, las empresas se expanden a muchos países a la vez, lideradas por sus equipos de ventas y marketing, y luego por otros departamentos como personal de servicio, operaciones, etc.

Cada vez es más común encontrar empresas con operaciones en más de 20 países, pero con menos de 100 empleados por país en muchos lugares. Esto es un reto al tratar de justificar la necesidad de un departamento de back-office completo en cada país, y es la razón por la cual existen proveedores independientes de servicios.

Como experto en desarrollo de negocios, me he encontrado con compañías multinacionales que analizan sus procedimientos de nómina y acuden a proveedores de servicios para obtener soluciones y soporte. Estas empresas suelen dedicar mucho tiempo, esfuerzo y dinero a reunir un detallado documento de Solicitud de Propuesta (RFP por sus siglas en inglés), pero muchas tienen el mismo objetivo: "Estamos buscando ahorros de costos en nuestro proceso de nómina".

Seleccionar la solución de nómina adecuada

Al buscar una solución global de nómina, el enfoque o el factor decisivo debe ser encontrar la solución que mejor lo prepare para estar en cumplimiento en los países donde está entrando. Si además de esto la solución es rentable y le ofrece la cantidad adecuada de tecnología para satisfacer sus necesidades, la solución no sólo será adecuada para su negocio, sino también fácil de vender a los principales accionistas internos.

Para muchas empresas el proceso de pensamiento es al revés, comienzan con el factor de "ahorro de costos". El problema con este enfoque es que, a medida que construye su solución, usted se da cuenta que el recorte de costos regresa rápidamente en forma de necesidad de servicios adicionales (que cuestan más dinero) e ineficiencias en el manejo del proceso, que requiere muchas más horas en la gestión de su operación internacional. Usted puede incluso tener problemas de cumplimiento, enfrentando multas que ascienden a veces a millones de dólares.

Otro enfoque erróneo - uno que es más frecuente en Estados Unidos - es comprar una costosa solución tecnológica y asumir que funcionará en cualquier otro país al que la compañía se expanda. Puede funcionar bien en algunos países, pero en mi experiencia con acuerdos internacionales, menos del 10% de las empresas estaban en una posición en la que comprar una solución tecnológica costosa era la decisión correcta. Estas tecnologías le dan una plataforma atractiva y mucha funcionalidad, pero cuando se trata de cumplimiento local la mayoría de las soluciones:

  • No dan la talla
  • No están totalmente adaptadas o
  • Requieren trabajo adicional (a un costo adicional).

En muchos casos todavía no hacen el trabajo.

Un sinnúmero de veces, he visto clientes elegir un agregador para sus necesidades globales de nómina, siguiendo las promesas de funcionalidad y ahorro de costos, sólo para descubrir uno o dos años más tarde que el gasto terminó siendo más alto, a pesar de que todavía tenían problemas inmensos para administrar su operación a nivel mundial.

Un enfoque más simple y eficiente

Aquí es donde el apoyo de expertos le ayuda a tomar una decisión educada que realmente funciona para su negocio. Cuando piensa en nómina global, piense en el cumplimiento de las regulaciones locales y en el hecho de que necesita encontrar una solución que en última instancia ayude a que sus empleados sean pagados a tiempo y con precisión. Luego, comience a agregar otros requisitos, como los relacionados con la funcionalidad de la plataforma, la integración, etc.

Existen dos escenarios comunes para el soporte de nómina externa, puede:

  • contratar proveedores locales; tendrán conocimiento local y son rápidos para adaptarse a los cambios en la regulación local
  • elegir un agregador; una empresa global que subcontrata a los proveedores locales (todo o la mayor parte del tiempo) y le vende una plataforma para administrar el trabajo - y esperamos que pueda ver lo que se está haciendo en todas partes.

Los contras de estas dos opciones son que si usted elige a los proveedores locales, la cantidad de tiempo que su equipo de RR.HH y nómina tendrá que dedicar al manejo de estas relaciones es inmensa - y además de eso, la mayoría de las veces hay barreras de idioma. Esto significa que como usted no entiende las regulaciones locales, está 'ciegamente' confiando en el vendedor local.

Desde la perspectiva del agregador, los problemas comunes son:

  • falta de acceso a los proveedores locales
  • falta de flexibilidad para contratar rápidamente nuevos servicios o cambiar los servicios existentes (porque ellos mismos tienen un contrato con el proveedor local) y
  • lo más importante, no serán capaces de servirle en lugares donde el vendedor local podría perder dinero, porque se ven obligados a ver su relación con ellos sobre una base de uno a uno.

Además, la mayoría de las veces las plataformas que los agregadores ofrecen no son verdaderamente globales, no funcionarán en los países que necesitas, o requerirán costosas interfaces.

El enfoque de TMF Group

Tenemos una opción que trae al mercado lo mejor de ambos mundos. TMF Group puede ayudarle a seguir cumpliendo con las regulaciones locales, a la vez que le ofrece plataformas de alta calidad y servicios de coordinación. Realmente trabajas con una sola empresa. Esto es lo que ofrecemos:

  • Oficinas propias en más de 80 países. Le ofrecemos experiencia local, en el idioma local con excelentes capacidades en inglés. Usted tiene acceso al conocimiento profundo de los profesionales en el país sin la necesidad de involucrar a consultoras costosas.
  • Presencia global. Usted se beneficia de un equipo de profesionales que coordinan su cumplimiento a nivel mundial, y le da acceso a cada oficina a través de un único punto de contacto.
  • Nuestras oficinas se adhieren a los más altos estándares de cumplimiento y leyes internacionales.
  • Respondemos a sus necesidades en cualquier país en el que trabaje o tenga la intención de trabajar.
  • Debido a que somos independientes, podemos trabajar con cualquier firma de abogados o socios de integración que usted elija. También podemos presentarle a firmas locales de buena reputación si necesita asesoría legal sobre asuntos tributarios o de RR.HH. y nómina.

Si desea discutir los detalles de su caso, y descubrir si somos la mejor solución para usted, por favor haga una consulta.

Descubra cómo nuestros servicios de recursos humanos y nómina ayudan a los clientes a alcanzar su máximo potencial.

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