eSocial va mucho más allá de los sistemas

A medida que se acerca el inicio de eSocial, más se discuten los asuntos técnicos relacionados; y eso es necesario. Sin embargo, hemos visto pocas discusiones sobre los cambios culturales que el nuevo sistema requerirá de las empresas - y nos referimos a todas las empresas brasileñas.

Desde que comenzó a desarrollarse en el 2007, eSocial ha provocado una serie de debates sobre cómo las empresas tendrían que adaptar sus sistemas tecnológicos, con el fin de enviar la información a través de un único sistema. Sin embargo, una década después muy poco se ha dicho acerca de los cambios culturales que requerirá de las empresas.

Trasfondo

Para aquellos que no recuerdan, eSocial es un proyecto del gobierno brasileño que unificará el envío de datos de patronos y empleados a partir del 2018. Es una herramienta para las obligaciones fiscales, el Seguro Social y las obligaciones laborales. Este sistema único sustituirá la necesidad de hacer informes separados para el Instituto Nacional del Seguro Social (INSS, por sus siglas en portugués), el Servicio Federal del Crédito Interno, el Ministerio del Trabajo y del Seguro Social de Brasil.

A partir de enero del 2018 será obligatorio el uso del nuevo sistema para todas las empresas que tuvieron más de R$78 millones en ingresos en el 2016, y para todas las demás empresas a partir de julio del mismo año.

Entre sus principales objetivos, eSocial pretende garantizar los derechos laborales y de Seguro Social, simplificar el cumplimiento de las obligaciones de los empleadores y mejorar la calidad de la información sobre el Seguro Social y las relaciones laborales recibidas por el gobierno federal.

El efecto eSocial

La expectativa del mercado es que eSocial reducirá la burocracia y aumentará la responsabilidad corporativa en el suministro de información. El sistema tendrá un impacto importante en la gerencia corporativa y la gobernanza, ya que eSocial hará que las regulaciones laborales sean más claras y más individualizadas.

En primer lugar, siempre es bueno recordar que el sistema no cambia la ley. Por el contrario, fue creado para ayudar a cumplir con la ley. Esto significa que debe hacer ciertas prácticas que son comunes en las instituciones brasileñas – como empresas y empleados que abusan de la flexibilidad con el famoso "jeitinho" (la manera brasileña)-bastante difícil, si no imposible.

Casos como, por ejemplo, cuando a los empleados le pagan por su período de vacaciones, pero continúan trabajando y se van de vacaciones pagadas en otro período, no son acciones ilegales, pero ya no serán posibles con eSocial en funcionamiento. Esto se debe a que todo el entorno regulatorio se guiará por operación completa de las funciones que actualmente se ajustan o desvían de su realidad.

La pregunta que hay que hacer es, además de los cambios en los sistemas, ¿están las empresas preparadas cultural y organizacionalmente para eSocial? Es posible que la mayoría de las empresas no lo estén y, si ese es el caso, necesitan prepararse ahora.

Cambios culturales clave que vienen con E-social

  • Inclusión social de los trabajadores subcontratados, que actualmente se encuentran marginados por falta de participación en las decisiones de las empresas, recaudación de impuestos, reconocimiento de su trabajo, etc.;
  • Más responsabilidad corporativa en cuanto a la información proporcionada;
  • La necesidad de altos niveles de gobernanza en las organizaciones;
  • El fin de la flexibilidad de las leyes y obligaciones;
  • La eliminación de la informalidad y los contratos;
  • La adopción de las mejores prácticas y el cumplimiento de las nuevas normas.

Desde el punto de vista organizacional, las empresas deben ver a eSocial como una plataforma para la reestructuración de procesos. Será un componente importante para eliminar las informalidades y los contratos, asegurando el cumplimiento de la ley.

Como ejemplo, en Europa, es común bloquear correos electrónicos corporativos fuera de las horas laborales o durante el período de vacaciones de los empleados, o también, no permitir que el empleado ingrese a la compañía durante sus vacaciones. Estos son puntos que pueden ser controlados por el nuevo sistema y para los cuales las empresas deben prepararse.

Tomar acción

Como mencionamos anteriormente, hay procesos y aspectos culturales a modificar antes de la llegada de eSocial. También es necesario planificar cómo la empresa va a absorber tales cambios para evitar afrontar graves consecuencias en el futuro.

El no estar adecuadamente preparado o mantener buenas prácticas puede llevar a las empresas a recibir avisos de infracciones laborales y de Seguro Social, además de un gran riesgo para las finanzas y reputación de la empresa. Esto se debe a que, con eSocial, se simplificará la supervisión, lo que facilitará el control del gobierno, y éstos serán más frecuentes y estrictos.

Las empresas pueden prepararse y aprovechar la oportunidad para asegurar el uso de las mejores prácticas y el cumplimiento de las nuevas reglas. Es una cuestión de elección.

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