8 maneras de conquistar la complejidad de la nómina global

Si las compañías internacionales quieren cuidar a sus empleados y mantener una buena reputación dondequiera que operen, las soluciones de tecnología deben ir de la mano de la experiencia local.

Esta fue la principal conclusión de Maxine Gardner, Directora Internacional de Nómina en Lenovo, durante una conversación con Anne Clifford, Head global de RR. HH. y Nómina en TMF Group, en el Global Payroll Management Institute.

Las presiones y oportunidades para que las compañías operen cada vez más en más jurisdicciones en el mundo representan una mayor movilidad y más acuerdos laborales flexibles para sus empleados.

Al mismo tiempo, las autoridades locales y nacionales sancionan más leyes, reglas y regulaciones relativas a los impuestos, el cumplimiento legal y los derechos y beneficios de los empleados. Quieren obtener más y más información para chequear que las compañías actúan correctamente.

La gestión de la nómina en una compañía global nunca fue más compleja, más aún cuando los empleados deben ser compensados adecuadamente y a tiempo, y las empresas necesitan mantener una buena reputación.   

Aquí están los consejos clave de Maxine para hacerlo de manera correcta.

1. Trabaje con personal local – recuerde: el inglés no se habla tanto como usted cree

Si bien las soluciones de tecnología son cada vez más relevantes, los ejecutivos de negocios deben prestar mucha atención a los idiomas y culturas locales.

El inglés es el idioma global de los negocios, pero para los empleados en la mayoría de los países es, en el mejor de los casos, un segundo idioma – si se llega a comprender. Los profesionales de nómina en general deben dirigirse a sus empleados, autoridades y reguladores en su lengua materna.

2. No se deje engañar por la aparente similitud de las reglas y regulaciones entre jurisdicciones

A pesar de las apariencias, los requisitos de cada jurisdicción son infinitivamente variables a lo largo del espectro de las estructuras de compensaciones y beneficios de los empleados – salario básico, horas extras, pensiones, esquemas de participación accionaria, vacaciones pagas, licencias por maternidad y paternidad, atención médica y formación profesional financiada.

Los gerentes que son responsables por varias jurisdicciones deben esperar tener que lidiar con grandes variaciones dentro de cada una de ellas, en términos de lo que las autoridades requieren de las compañías y cómo las compañías procesan los impuestos de los empleados y otras deducciones. Lo que podría ser muy similar “en papel” en más de una jurisdicción podría ser interpretado de manera diferente en otra.

Por ejemplo, hay diferentes niveles en el reembolso educativo en las diferentes jurisdicciones. Las reglas fiscales y de reporting en los programas de acciones para empleados (esquemas de participación accionaria) varían ampliamente. El tratamiento fiscal y de reporting de un empleado puede cambiar si es transferido a otro país.

3. No espere encontrar portales online dondequiera que vaya

La digitalización no se aplica universalmente. Necesitará esfuerzos adicionales para llevar adelante ciertos procesos. En algunos países, los empleados deben presentarse personalmente para completar formularios de devoluciones fiscales.

4. Para evitar sanciones por incumplimiento durante el proceso, revise que los sistemas de software estén instalados de forma correcta desde el comienzo

Los sistemas informáticos deben satisfacer los requisitos locales de privacidad de datos, protección y seguridad, y ser actualizados facilmente en base a la frecuencia con la que cambian las reglas y regulaciones. La implementación y actualización de los programas informáticos requiere de un plan de proyectos sólido con tiempo suficiente para testear. Para evitar la responsabilidad por incumplimiento, una compañía debe chequear que el software esté instalado correctamente desde el principio. Si las autoridades locales consideran que el tratamiento fiscal es incorrecto, incluso luego de varios años, podrían aplicarse duras sanciones.

5. Recuerde que el trabajo remoto no siempre es una opción barata

El teletrabajo o trabajo remoto avanzó con la tecnología, dado que algunos empleados buscan mejorar el balance entre la vida personal y laboral. Sin embargo, ello puede tener un costo para los empleadores. Las regulaciones y el tratamiento fiscal varían entre los límites nacionales, estatales y provinciales. Algunas autoridades pueden, incluso, considerar el estado o la provincia en la cual trabaja un empleado regularmente como una entidad corporativa por separado, con cargas legales, fiscales y de salud y seguridad específicas.

6. Combine el análisis de datos con el acceso a la experiencia legislativa local

Los equipos de nómina locales deben tener un acceso oportuno a los cambios en la legislación a través de comunicaciones internas, proveedores informados y participación individual en organismos industriales. A nivel general, las compañías pueden lograr un mayor control de las tendencias globales de nómina y cumplimiento a través del análisis de datos. Con un sistema global de nómina bien gestionado, es mucho más fácil analizar e informar datos de nómina y validar pagos a organismos regulatorios.

7. Dedique tiempo para estar en cumplimiento

Prestar atención a los requisitos de cumplimiento es especialmente importante al constituirse en un nuevo territorio o adquirir otra compañía. Los profesionales de nómina necesitan relacionarse anticipadamente con sus compañías locales para asegurar la asignación de recursos y tiempo suficientes a fin de cumplir con los requisitos legales y fiscales de las entidades.

8. Comparta su opinión

En primer lugar, es fundamental establecer una cultura en la que los profesionales de nómina calificados tengan la confianza para identificar futuros problemas y asesorar a la gerencia sobre lo que es necesario hacer.

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TMF Group cuenta con profesionales de RR. HH. y nómina en más de 80 jurisdicciones para ayudarle con sus requerimientos de nómina y asesorarle sobre los conocimientos adicionales que necesita: una sólida experiencia en RR. HH. y cumplimiento.

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  • Maxine Gardner, Directora Internacional de Nómina en Lenovo, y Anne Clifford, Head global de RR. HH. y Nómina en TMF Group, participaron recientemente de un panel organizado por el Global Payroll Management Institute (GPMI). Escuche una grabación del seminario online (en inglés).
  • TMF Group publicó un informe sobre las complejidades al construir y gestionar una fuerza laboral global, como parte de su Índice Global de Complejidad Corporativa. Puede descargar el informe aquí.
  • El índice completo, una investigación independiente que detalla la facilidad de hacer negocios en 76 jurisdicciones, comprende un analisis profundo que abarca la expansión internacional y las operaciones sostenibles en tres áreas clave: contabilidad e impuestos, RR. HH. y nómina y secretariado corporativo. Descargue el Índice Global de Complejidad Corporativa.