Evitar el fraude en la nómina: lo que debe saber

El reciente fraude de nómina de USD 35 millones en el proveedor estadounidense de servicios de nómina MyPayrollHR ha generado serias preocupaciones entre las compañías a nivel mundial. ¿Cómo es posible que haya ocurrido tal fraude? ¿Por qué no estaban dados los controles para prevenirlo? ¿Puede suceder de nuevo? Quienes estén involucrados en la subcontratación del procesamiento de su nómina deben actuar proactivamente para minimizar el riesgo de fraude.

Los detalles del robo fraudulento en MyPayrollHR están aún siendo investigados. Sin embargo, el centro del problema parecen ser los controles ineficientes, o casi inexistentes, sobre las cuentas bancarias de depósito y la transferencia de fondos hacia y desde cuentas de clientes y empleados.

El caso de MyPayrollHR es el ejemplo más reciente de cómo los controles fiduciarios deficientes pueden poner en peligro la salud financiera de las compañías, empleados y accionistas. Incluso cuando los servicios de nómina son subcontratados, la compañía del cliente permanece responsable ante cualquier error o pérdida, y con riesgo de procesamiento si los impuestos no se pagan a tiempo.

La nómina es, a menudo, el compromiso financiero más grande que tiene una compañía, convirtiéndola en un objetivo obvio para los criminales internos y externos. Si bien los servicios de almacenamiento en la nube han hecho que el procesamiento de nómina sea más rentable y atractivo, especialmente para las compañías pequeñas y medianas, han abierto nuevos canales para los estafadores. El control es fundamental. 

Los criminales reúnen un motivo, una oportunidad y los medios. Al reforzar los procesos en las tres áreas, las compañías pueden eliminar posibles puntos de falla y hacer que el fraude de nómina y otros delitos sean muy difícil de cometer.

Siempre existe la posibilidad de que un individuo, ya sea un empleado o un tercero, se vea tentado a cometer un fraude, por lo que es importante evitarlo. Es necesario que se realicen determinados chequeos y balances, con varios ojos que revisen y aprueben los cálculos y pagos, para hacérselo difícil a cualquier individuo que quiera evadir al sistema.

El motivo del fraude de nómina es, generalmente, la ganancia personal. En el caso de MyPayrollHR, un proveedor de servicios relativamente pequeño no pudo, aparentemente, resistir la tentación de robar USD 35 millones de un solo golpe relativamente fácil. La oportunidad habrá surgido por las deficiencias en el procedimiento involucrado. Es extraño que un socio de nómina con un balance de miles de millones de dólares, una presencia global y una reputación basada en la confianza tenga un motivo para cometer fraude a escala similar. Siempre vale la pena chequear la posición financiera de su proveedor de servicios de nómina, y su posición en términos de certificaciones de industria y otras opiniones y experiencias de clientes.

Un factor clave es mantener el mecanismo de pago separado del procesamiento de la nómina. En TMF Group, lo recomendamos. Preferimos que nuestros clientes mantengan el control sobre las cuentas y pagos bancarios locales. En algunos países, este es un requerimiento legal. Realizamos los cálculos de nómina brutos y netos, generamos un archivo de pago bancario, formateado y encriptado de acuerdo con los estándares de la industria, que nuestros clientes utilizan para hacer pagos a empleados y autoridades fiscales.

Si los clientes subcontratan la función de pago, una parte independiente de nuestro negocio la gestiona. Habitualmente, los pagos se realizan utilizando una cuenta fiduciaria radicada en el país con controles de pago muy estrictos. En caso de que se realice un pago erróneo, los fondos solo pueden reembolsarse a la cuenta de origen y nunca a una cuenta de terceros, como parece ser el caso de MyPayrollHR.

Es fundamental consultar a su proveedor de servicios de nómina cómo se administran los fondos exactamente, dónde se guardan y cuándo se realizan los pagos para cada periodo.

TMF Group ha implementado un esquema de control ISAE (Norma Internacional de Encargos de Aseguramiento, en español) para sus servicios de nómina, a fin de asegurar que los riesgos inherentes son minimizados. Asimismo, lo hemos implementado en cada país donde brindamos servicios de nómina, asegurando el cumplimiento a pesar de la variación local.

TMF Group les brinda a sus clientes un manual de nómina que establece procesos claros, transparentes y auditables para el procesamiento de nómina. Estos, por otro lado, son auditados externamente en periodos regulares.

Muchos proveedores de nómina subcontratados actúan como “agregadores”, subcontratando sus servicios a un grupo de proveedores, especialmente cuando el contrato abarca varios países. Esto disminuye la transparencia y el control en la cadena de suministro, dando lugar a las actividades fraudulentas. Por tal motivo, TMF Group estableció sus propias subsidiarias a través de las cuales prestamos servicios en nuestros más de 80 mercados.

Si bien los servicios empresariales se desplazan hacia modelos de almacenamiento en la nube, es tentador pensar que la tecnología tiene todas las respuestas a los desafíos de crecimiento y control de costos eficientes. No obstante, los riesgos financieros pueden aumentar por la tecnología o bien o ser mitigados por ella. También estarán involucrados los factores humanos. Esto establece que sea más importante que nunca comprender donde están los riesgos, y contar con procesos y controles rigurosos para minimizarlos.