Los 7 factores principales que debe considerar al elegir un modelo de nómina para su empresa

Con tantas opciones de modelos de nómina disponibles, ¿cómo elige la mejor opción para su empresa? Un modelo no se adapta a todos, por eso es fundamental comprender las diferencias.

Cada empresa debe pagarles a sus empleados, y todos los empleados esperan que se les pague a tiempo y adecuadamente. ¿Simple, no? Pues no lo es.

La gestión de nómina es una parte esencial cuando se dirige un negocio, pero las tareas múltiples para garantizar la precisión se pasan por alto. Si su empresa es global, local, grande o pequeña, debe hacerlo correctamente, en cada periodo de pago, o se arriesga a que sus empleados no estén satisfechos y posiblemente exponga su negocio a sanciones por incumplimiento.

Existen variables y opciones cuando se trata de decidir cómo procesar su nómina. TMF Group gestiona la nómina para empresas en todo el mundo. Con tantos años de experiencia lidiando con cientos de escenarios de nómina, elaboramos una lista con las 7 cuestiones que debería considerar cuando busca el modelo adecuado para su negocio. Un modelo no se adapta a todos.

Las empresas tienen cuatro opciones cuando se trata de modelos de nómina. La gestión de nómina puede realizarse internamente, a nivel local, a través del servicio de nómina que preste un agregador o a través de un modelo a medida con la ayuda de expertos locales en todo el mundo. Hay ventajas y desventajas al utilizar cada uno de estos modelos y su decisión final depende del tipo de soporte que esté buscando para su negocio.

#1 Considere las necesidades de nómina de su empresa

Utilizar un proveedor de nómina inadecuado puede ser perjudicial para un negocio. Cuando busque la mejor opción para la gestión de nómina de su empresa, debe hacerse las siguientes preguntas:

  1. ¿Cuántos empleados tenemos?
  2. ¿En cuántos países tenemos operaciones de negocios?
  3. ¿Cuán complejas son las regulaciones de los países en los cuales operamos?
  4. ¿Tenemos planes de expansión al extranjero?
  5. ¿Cuento con suficientes expertos de nómina internos para procesar la nómina?
  6. ¿Qué plataformas de nómina (middleware) pueden integrarse al sistema de Gestión de Capital Humano de nuestra empresa?
  7. ¿Cuánta flexibilidad necesito de mi proveedor de nómina?
  8. ¿Necesito informes consolidados?
  9. ¿Tenemos presupuesto para tercerizar?

Las respuestas le ayudarán a determinar el tipo de modelo de nómina que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

#2 Mantenerlo internamente o no…

Las empresas pequeñas que operan en una o dos jurisdicciones podrían beneficiarse del uso de un sistema de nómina interno. Existe una ventaja al contar con alguien del equipo en la oficina que comprenda su negocio y pueda resolver los problemas que surjan. Sin embargo, si busca expandirse en el futuro, el modelo interno no es ideal para las empresas que operan en varias ubicaciones debido a la falta de visibilidad y control y el riesgo de incumplimiento. En este caso, la designación de un proveedor de nómina podría ser la mejor opción.

#3 El cumplimiento es clave

Al asociarse con un proveedor de nómina, está depositando su confianza en su capacidad de estar en cumplimiento con las regulaciones locales. Si bien la responsabilidad del cumplimiento fiscal y otras cuestiones podrían ser de su proveedor, las penalidades por incumplimiento se quedan con usted. El Índice Global de Complejidad Corporativa clasifica la dificultad de hacer negocios y mantenerse en cumplimiento en las jurisdicciones. Vale la pena evaluar las referencias de los proveedores para garantizar que son confiables y están certificados para proteger los datos de los empleados. Solicite casos de éxito y referencias para conocer más sobre cómo opera un proveedor de servicios de nómina.

#4 Tecnología

Los proveedores de nómina utilizan una herramienta de tecnología conocida como middleware para prestar sus servicios. Asegúrese de que el sistema de Gestión de Capital Humano de su empresa es compatible y puede integrarse sin dificultades. Encontrar un proveedor de nómina que use un sistema flexible que funcione con su sistema de gestión puede ahorrarle dinero a su negocio a largo plazo.

La tecnología puede variar ampliamente; tómese su tiempo para buscar las respuestas a estas preguntas:

  1. ¿Cómo funciona la plataforma y cómo su uso beneficiará a mi empresa?
  2. ¿La plataforma utiliza un sistema de tickets?
  3. ¿Los empleados pueden usar la plataforma para acceder a sus recibos de sueldo?
  4. ¿La plataforma brinda análisis de datos?
  5. ¿Su equipo puede acceder a los datos de nómina para todos los empleados en cada país que se gestiona?

#5 Proveedor local

El modelo local puede ser una buena opción para que las empresas tercericen la nómina si no tienen planes de expandir sus operaciones en el extranjero. En este modelo, el proveedor tiene su oficina central en el país donde los empleados trabajan y tiene conocimiento sobre las reglas de nómina locales, pero no cuenta con oficinas en otro lugar o brinda soluciones en varios idiomas.

Las desventajas incluyen la necesidad de contratar una variedad de proveedores; los proveedores locales inusualmente se adhieren a los Acuerdos de Nivel de Servicios (SLA) vigentes; y la limitación del modelo si el negocio se expande a nivel internacional.

#6 Modelo agregador

Si busca un único proveedor global, el agregador podría verse como la opción perfecta. Sin embargo, los agregadores generalmente contratan a Proveedores Locales para que gestionen la nómina de las compañías globales, lo cual puede resultar en niveles de servicio inconsistentes y falta de control y potencial riesgo para las sanciones por incumplimiento.

Es importante hacer preguntas sobre cómo los agregadores garantizan el cumplimiento; cómo se monitorea el proceso entre proveedores; y cómo se comunican con los subcontratistas. Los agregadores pueden resultar más costosos a largo plazo si no pueden facturarle a nivel local.

#7 Proveedores globales con conocimiento local

Trabajar con un proveedor global con conocimiento local garantiza que la nómina se procese y el servicio se preste a nivel local por expertos locales en las jurisdicciones donde trabajan sus empleados. Muchos pueden integrarse sin inconvenientes con su sistema de Gestión de Capital Humano, permitiendo visibilidad y control sobre las operaciones globales, con la posibilidad de generar tickets locales para los empleados locales. Los datos esencialmente sensibles de los empleados no cruzan las fronteras. Este modelo se construye sobre la precisión, la consistencia y la minimización del riesgo.

TMF Group

TMF Group es uno de los proveedores multinacionales de nómina más grandes a nivel global, que cuenta con 1.500 expertos en nómina que asisten a empresas locales e internacionales en más de 80 países.  Nuestros expertos de nómina locales brindan servicios consistentes seguros y acceso directo al equipo que procesa los datos de nuestros clientes.

También podemos brindarle un paquete completo de servicios internacionales como contabilidad e impuestos, cumplimiento corporativo, creación y gestión de entidades y recursos humanos. Contáctenos.