¿Qué pasará con el cumplimiento? Como el COVID-19 está cambiando el panorama de RR. HH

La pandemia del COVID-19 ha cambiado fundamentalmente la forma en que operan las empresas a corto plazo y es probable que algunos de estos impactos se extiendan mucho más allá de la crisis de salud. A medida que la situación evoluciona, ¿qué deberían considerar los equipos de recursos humanos?

A medida que los países comienzan a salir de los bloqueos y se inicia una recuperación tentativa, quizás temporal, las empresas evalúan el daño y se adaptan a los cambios causados por el COVID-19. Algunos incluso mirarán hacia el futuro y reconsiderarán los planes de expansión a la luz de la nueva realidad económica.

La pandemia está afectando a todos nuestros empleados y clientes. Primero, está la crisis de salud, que trágicamente ha cobrado muchas vidas y ha afectado a todas las jurisdicciones. Luego, los desafíos personales y profesionales de trabajar de forma remota, asumir riesgos para cumplir roles esenciales y hacer malabares con las interrupciones de la vida familiar. Finalmente, están los impactos económicos, con la intervención del gobierno para apuntalar los mercados laborales, y el número desorbitante de pérdidas de empleos en todo el mundo, lo que indica una recesión profunda pero, con suerte, corta.

Al gestionar equipos de recursos humanos durante esta crisis, debemos centrarnos en el cambio ágil, entendiendo que esta es una situación en constante evolución. Cada empresa necesita acordar un enfoque táctico a corto plazo, al tiempo que considera estrategias a más largo plazo. Una forma útil de desglosar estos problemas es centrarse en las personas, los procesos y los sistemas para ayudar a abordar las preguntas más urgentes e importantes.

Las personas

Las personas son generalmente el activo más valioso de una empresa, y el COVID-19 es ante todo una crisis humana. Al gestionar los departamentos de recursos humanos, los profesionales deben ser aún más sensibles a los impactos personales a medida que dirigen a las personas cuyo trabajo es cuidar a otros empleados.

Estamos viviendo una situación de mucha presión que probablemente continuará durante meses o incluso años. La gente ha perdido tristemente a sus seres queridos, pasó meses dentro de sus casas y tuvo que aprender rápidamente cómo educar a sus hijos en casa. Otros han arriesgado su salud realizando trabajos esenciales que no se pueden hacer de forma remota, y todos hemos visto cambiar nuestras vidas de una manera que nunca podríamos haber esperado.

Este trastorno social y económico habrá afectado la salud emocional y mental de muchas personas. Las personas están estresadas y frustradas y eso debe tenerse en cuenta en nuestras interacciones y planificación. Los equipos de recursos humanos deben asegurarse de que todos los que trabajan para ellos puedan obtener la ayuda que necesitan para que puedan hacer su trabajo de manera efectiva.

El cambio a una gran cantidad de trabajo remoto exacerba estos desafíos, ya que la mayoría de los gerentes están acostumbrados a las interacciones cara a cara con su personal, para establecer una buena relación y evaluar el estado mental de los empleados. Los equipos de recursos humanos ahora necesitan apoyar al personal virtualmente y pueden necesitar capacitación en esta área. Las empresas deben considerar cómo cada aspecto de la vida laboral se traduce en trabajo remoto, desde mantener la moral del personal hasta garantizar que el equilibrio entre la vida familiar y el hogar se mantenga saludable.

Es importante comprender las normas culturales en diferentes jurisdicciones; por ejemplo, puede haber diferencias significativas en cómo los europeos del norte suelen reaccionar a la presión en el lugar de trabajo en comparación con un escenario similar en Asia o América Latina. Para los gerentes internacionales, también existen barreras lingüísticas normales, dificultades para trabajar en zonas horarias y otros desafíos.

A medida que la cuarentena se flexibiliza en algunas jurisdicciones, las empresas deben planificar cómo "salir" de la configuración operativa actual. Con el riesgo de alcanzar picos de virus adicionales más adelante en el año, cualquier cambio debe hacerse con precaución y teniendo en cuenta la seguridad del personal y la flexibilidad del plan. Además, necesitamos evaluar los impactos de los cambios a corto plazo para decidir exactamente a dónde regresar, por ejemplo, ¿toda nuestra fuerza laboral regresará en algún momento a la oficina o continuaremos con una proporción de colaboradores trabajando de forma remota?

Las claves del éxito son mantener a las personas al frente y al centro de su estrategia, priorizar la salud y la seguridad y ser flexibles, en función de todas las consideraciones y limitaciones.

Los procesos

Una vez que los planes están en marcha para garantizar que las personas sean atendidas, las empresas pueden abordar los otros cambios operativos generados por el COVID-19.

Recientemente, una empresa europea con puntos de venta en América Latina acudió a nosotros cuando tuvo que despedir a cientos de empleados. Incluso una vez que habíamos trabajado con ellos para explicarles cómo hacer esto, no contaban con las personas a nivel local con la capacidad de escribir la gran cantidad de cartas, ocuparse de las presentaciones requeridas y mantener las conversaciones necesarias en los plazos necesarios. Con 150 empleados ubicados en el país en cuestión, pudimos ayudar de inmediato y asegurarnos de que este proyecto sensible se gestionara de manera humana y en cumplimiento.

Hay muchas más consideraciones a las que las empresas deben responder y reaccionar. ¿Cómo varía el apoyo del gobierno para los empleadores, que cambia constantemente, de un lugar a otro? ¿Las cadenas de suministro requieren revisión o modificación? ¿Cómo se adaptan o expanden rápidamente los Planes de Continuidad del Negocio que nunca tuvieron en cuenta en una crisis tan global? ¿Qué pasa con la seguridad de los empleados y las regulaciones locales que la afectan? Por ejemplo, ¿cuáles son las reglas actuales de distanciamiento social en todas las jurisdicciones en las que opera la compañía? ¿Y qué previsión y planificación hay que hacer para mantener el flujo de caja y garantizar que se pueda pagar a los empleados?

Según la velocidad de las circunstancias cambiantes, las empresas deben ser ágiles y responder rápidamente con nuevos procesos que puedan comunicarse inmediatamente al personal o los clientes. Además, deben ser flexibles y aceptar que los planes de ayer pueden necesitar modificarse mañana. El enfoque debe ser de mejora continua con una gobernanza adecuada para garantizar que los cambios se desarrollen de forma clara y no creen confusión.

La clave para hacerlo bien será estar al tanto de la situación; combinando el control central para garantizar la coherencia con el conocimiento local para adaptarlo a diferentes circunstancias locales. Nuestra recomendación es crear una Fuerza de Acción del COVID-19 con representantes de funciones y jurisdicciones clave para garantizar que se expresen y consideren diferentes perspectivas.

Los sistemas

El cambio hacia el trabajo desde casa ha obligado a muchas empresas a revisar la forma en que almacenan, acceden y mantienen sus datos y aplicaciones. Independientemente de lo que decidan hacer las empresas en términos de trasladar al personal a la oficina o continuar con un trabajo flexible, será esencial evaluar el impacto de los cambios recientes y lo que esto ha significado para la productividad y el trabajo en equipo.

Tener una visión estratégica ayudará a las empresas a mantenerse por delante de esta curva. Los datos deben mantenerse de manera accesible pero segura. Los documentos deberán estar firmados por personas que no puedan estar físicamente presentes. La información debe ser distribuida para mantener a los empleados actualizados y comprometidos en ausencia de reuniones físicas. Y las aplicaciones deben ser accesibles de forma remota, respaldadas por una infraestructura que admita mayores niveles de uso.

En TMF Group, hemos tenido noticias de clientes sin computadoras portátiles para los empleados, o que no tienen un software configurado para el trabajo remoto. Los gerentes tienen que encontrar nuevas formas de garantizar la calidad del trabajo de los miembros del equipo. Muchos quieren refinar sus procesos de gestión de documentos o comprender sus opciones sobre el uso de firmas electrónicas. Hemos ayudado a muchos clientes con este tipo de preguntas, aunque en diferentes circunstancias, por lo que estamos adaptando nuestro propio enfoque para aplicar nuestra experiencia a estos nuevos desafíos.

Por supuesto, la tecnología es vital para todo esto, pero no puede funcionar sola: mantener el toque humano es aún más importante en estos tiempos inciertos. Los procesos deben diseñarse y acordarse junto con la selección e implementación del sistema, de modo que los requisitos comerciales y las capacidades del sistema se consideren conjuntamente. Una vez más, la experiencia local que ayuda a las empresas a comprender y apoyar las necesidades de los empleados a nivel local será clave para el éxito. Los enfoques deben ser gobernados de forma centralizada y administrados cuidadosamente para evitar variaciones innecesarias, pero también para permitir diferencias locales legítimas.

En el panorama actual y en el futuro, una gestión adecuada de los recursos humanos es crucial. Los directores de recursos humanos que se mantienen al tanto de esta situación en constante evolución y reaccionan rápida y estratégicamente para adelantarse a los cambios resultantes estarán bien ubicados para ayudar a llevar adelante sus negocios.

¿Quiere saber más acerca de nuestros servicios de recursos humanos y cómo podemos ayudar a su negocio? Contáctenos.