Cómo la nómina puede convertirse en un obstáculo en tiempos de cambio

Gestionar la nómina correctamente es mucho más que simplemente pagarles a los empleados cada mes: comprende confidencialidad, seguridad y continuidad del negocio.

La pandemia de coronavirus ha puesto un gran énfasis en la importancia de los conceptos básicos de negocios, como la nómina, así como la necesidad de flexibilidad en un entorno que cambia rápidamente.

Por un lado, las empresas están lidiando con cambios legislativos, ya que algunos gobiernos han estado cambiando su legislación laboral casi a nivel mensual. Esto puede tener un enorme efecto secundario para el cálculo de la nómina.

"Gestionar la nómina de manera incorrecta puede tener consecuencias significativas", menciona Gary Wright, Director de Soluciones de RR. HH. y Nómina en TMF Group. “Puede ser desalentador, y quieres contar con alguien que tenga el conocimiento local adecuado. Podemos quitarle mucha carga de trabajo a los clientes, asegurando el cumplimiento de las regulaciones, y tenemos los recursos adecuados para ayudar en todo momento”.

El cambio hacia lo digital

Ante una nueva realidad y un contexto económico diferente, muchas empresas pueden optar por tercerizar más su trabajo de recursos humanos y coordinar más entre las jurisdicciones.

"Los planes de continuidad del negocio (BCP) a menudo están implementados, pero tienden a ser específicos del país y están relacionados con incidentes específicos, como los ciberataques", comenta Wright. "Ahora se trata de expandir esos planes para incluir la nómina y pensar en estrategias donde las tareas puedan ser compartidas por otras oficinas".

Ese replanteamiento a menudo resulta en un cambio generalizado en la forma en que se aborda el BCP, por ejemplo, una oficina en Bélgica que respalda el procesamiento de nómina en Francia. Es probable que este reparto de la carga continúe a medida que la crisis disminuya, ya que las empresas buscan agilizar sus operaciones para hacer frente a nuevos trastornos.

También es probable que haya una mayor digitalización: los países donde se requirieron recibos de sueldo físicos antes de la pandemia pueden comenzar a revisar esta legislación, después de que las reglas de distanciamiento social los obligaron a proporcionar versiones en línea. Los empleados ya están dando por sentado muchos aspectos del trabajo remoto, incluido el acceso a la nómina y otra información de recursos humanos en sus móviles, tabletas y computadoras portátiles.

"Estamos viendo una relajación gradual de leyes estrictas que anteriormente requerían que los datos fueran impresos", explica Wright. "En lugares como Europa del Este y América Latina, tradicionalmente hubo un enfoque en los datos impresos y eso está cambiando. Estos cambios no son solo a corto plazo, sino que serán para siempre”.

Mirar hacia el futuro

Con los cambios continuos y significativos a raíz de la pandemia, las empresas deben prepararse para la siguiente fase.

"Habrá una realidad diferente", dice Wright. "Las organizaciones están reevaluando sus planes, el costo de su administración y el futuro".

Es probable que las necesidades de administración de recursos humanos aumenten; por ejemplo, la necesidad de procesamiento de documentos de contratación a medida que los desafíos de la fuerza laboral se destacan.

Puede haber un aumento en la actividad de fusiones y adquisiciones una vez que haya pasado el shock económico inicial, ya que algunas empresas unen fuerzas para sobrevivir. Eso vuelve a colocar la nómina en la parte superior de la lista de prioridades.

Reunir a las organizaciones que usan diferentes software, horarios y políticas de pago es complicado y no hacerlo correctamente conduce a problemas de cumplimiento. Los paquetes de beneficios deben ser proporcionales, mientras que el pago tardío irrita a los empleados, daña la reputación corporativa y puede resultar en multas.

TMF Group ha garantizado una interrupción mínima de sus servicios a los clientes durante la crisis y continuará haciéndolo a medida que las empresas comiencen a recuperarse.

Elegir un socio con conocimiento para gestionar correctamente los recursos humanos y la nómina en este momento desafiante puede ahorrar tiempo y dinero, lo que le brinda tranquilidad para concentrarse en el panorama general.

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