Qué hacer cuando fallan los planes de continuidad de negocios

No hay un manual de reglas para situaciones como la de la crisis del coronavirus e incluso las compañías mejor preparadas deben actuar rápidamente. No obstante, hay medidas que las empresas pueden tomar para planificar y lidiar con estos tipos de trastornos inesperados.

No prepararse, es prepararse para el fracaso. El viejo refrán es ciertamente un sabio consejo, pero incluso es probable que los mejores Planes de Continuidad de Negocios (BCP, por sus siglas en inglés) se encuentren carentes ante la gran disrupción e incertidumbre causada por la pandemia del COVID-19.

Incluso los peores escenarios anticipados, tales como las guerras, los delitos cibernéticos o los desastres naturales, históricamente han sido más localizados, sin el impacto global sobre las personas, procesos y sistemas que esta crisis ha causado.

Como resultado, las compañías en todo el mundo están repensando sus estrategias rápidamente. Por consiguiente, la pregunta es, ¿cómo pueden las empresas asegurar respuestas efectivas, eficientes y ágiles durante esta crisis?

Primero, las personas

Los empleados deben ser la prioridad para cada negocio. Se deben implementar medidas para protegerles y apoyarles si aún no están incluidas en el plan. Es probable que la crisis afecte a un gran número de personal de varias maneras, por lo que debe considerar las medidas de contención que pueden llevarse a cabo ahora para que la compañía cumpla a largo plazo.

El seguimiento de la legislación local, y el asesoramiento sobre COVID-19, son claves para garantizar que su empresa está operando dentro de las normas y regulaciones de RR. HH. acordadas. Las cosas están evolucionando día a día, por lo cual es importante estar al tanto y responder ante el cambiante escenario. Con tantas personas trabajando desde sus hogares, los gerentes necesitan considerar diferentes técnicas para apoyar a sus equipos y personal de soporte en situaciones personales difíciles, con distanciamiento social y la posibilidad de que la enfermedad afecte a sus familias.

La comunicación con los empleados es fundamental. La creación de una atmósfera transparente en la cual el personal se sienta cómodo dándoles a los líderes un panorama honesto sobre sus situaciones individuales, tanto a nivel personal como profesional, será clave para seguir adelante. De igual forma, los líderes deben ser claros, sinceros y deben brindar tranquilidad a los empleados, manteniendo a los equipos conectados y avanzando en la misma dirección.

Encuentre la nueva normalidad

Es fundamental hacer un balance e identificar áreas problemáticas si un BCP no funciona. En situaciones de crisis, pueden aparecer puntos ciegos, y puede ser fácil enfocarse en los problemas que son simples de solucionar pero menos apremiantes. La creación de un comité interfuncional con personas de diferentes partes del negocio ayudará a organizar una variedad de aportes e ideas al buscar soluciones a problemas.

En un contexto global, las oficinas centrales necesitan recopilar información de las localidades para comprender y rastrear lo que sucede en cada lugar. La formulación centralizada de políticas puede ayudar a informar estándares y crear un único enfoque corporativo evitando la duplicación o el trabajo cruzado. Sin embargo, las diferencias locales deben ser consideradas y las innovaciones regionales controladas en un proceso de mejora continua e intercambio de información.

La flexibilidad creará resiliencia. Esto es cierto para los planes de personal. Garantizar que haya una amplia base de conocimiento y que no haya silos de información es imprescindible, dado que podría haber problemas si las personas se deben tomar días por enfermedad. Las consideraciones adicionales de RR. HH. sobre las licencias pagas, permisos o reducción de la fuerza laboral es inevitable para muchas compañías. La flexibilidad con acceso tecnológico es también fundamental, por ejemplo, para ampliar la estructura a fin de organizar una proporción más grande de personal que inicia sesión de manera remota en los servidores.

Las compañías pueden ser particularmente vulnerables a los ataques cibernéticos en este momento, dado que habrá quienes busquen aprovecharse del caos de la situación. Los informes ya indican que los intentos de phishing y las estafas de ingeniería social están aumentando.

Un paso adelante 

Una vez que las empresas se aseguren de que sus procesos esenciales pueden funcionar normalmente, es importante que se mantengan a la vanguardia.

Identifique el nivel de servicio mínimo viable y asegúrese de que haya una copia de seguridad disponible para mantener estas operaciones críticas en funcionamiento en medio de cualquier turbulencia adicional. Hasta el momento, la crisis no ha afectado realmente la libre circulación de bienes, pero se debe planificar en caso de que las cadenas de servicios y suministros se interrumpan. 

El ambiente de trabajo también debe ser considerado. El lugar y la forma en que las personas hacen su trabajo han cambiado, al menos por varios meses, y los gerentes podrían necesitar capacitación adicional sobre cómo gestionar a sus equipos de forma remota. Piense con anticipación sobre las formas en que las personas podrán mantenerse en contacto: ¿cómo pueden los equipos de ventas generar oportunidades con las conferencias canceladas y sin visitas presenciales?

Desde una perspectiva económica, es probable que el impacto de esta crisis se prolongue luego de que termine la crisis sanitaria. Las compañías deben retener liquidez adicional y tener un buen ojo para el mantenimiento del flujo de efectivo. Cuando sea necesario, mantenga conversaciones tempranas con los acreedores y asegúrese de que las pausas de negociación de la deuda se hagan desde una posición de transparencia, antes de que los pagos comiencen a perderse.

Los gobiernos están anunciando cada vez más medidas de emergencia para apoyar a las empresas, como permitir la presentación tardía de documentos, una pausa en el impuesto corporativo y posiblemente rescates para algunas industrias, tales como el sector de las aerolíneas. Como empleador, es fundamental mantenerse al tanto de sus obligaciones en este cambiante contexto. Puede encontrar una lista de esquemas de apoyo gubernamental aquí

Sin duda, algunas industrias se verán más afectadas, y el grado en el que las empresas individuales sufran dependerá de múltiples factores, como por ejemplo cuánto efectivo tienen disponible en el banco y cuán ágiles son sus procesos de trabajo.

Las compañías que soportarán mejor la crisis son aquellas que se adaptan y cambian sus planes mientras evoluciona la pandemia. Si necesita ayuda para comprender qué apoyo está disponible para su empresa, contacte a nuestros expertos.