Gestionar la nómina durante la crisis del coronavirus

El coronavirus está generando muchos desafíos para las compañías en todo el mundo pero brindar apoyo a los empleados es una alta prioridad.

No hay una sola compañía en el mundo que no se vea afectada por los efectos del coronavirus. Con los mercados mundiales tambaleándose y los ciudadanos confinados en sus hogares, las próximas semanas y meses pondrán a prueba los planes de continuidad de negocios de las compañías como nunca antes.

Muchos gobiernos están actuando rápidamente para presentar nuevas medidas con el objetivo de apoyar a la economía y a sus poblaciones durante estas difíciles circunstancias. Puede encontrar un listado de los esquemas de apoyo gubernamental aquí.

Las compañías necesitarán adaptar sus sistemas y estructuras para mantenerse al día respecto de la cambiante legislación. Las empresas siempre deben priorizar y actuar en beneficio de su personal, cuando sea posible, y los problemas de recursos humanos y nómina deben ser el foco de atención en la actualidad.

Garantizar que a las personas se les pague el monto correcto en el momento correcto es fundamental para mantener la confianza y la motivación de los empleados, y puede ser un desafío en cualquier momento. Ahora, con un fuerte impacto económico, las compañías de todos los tamaños estarán bajo una gran presión para hacerlo correctamente. 

Evolución de la legislación

Las compañías tienen la obligación de estar al tanto de la legislación de emergencia tan pronto se anuncia, y deben integrarla rápidamente a sus políticas. Para las compañías multinacionales, esto agrega otro nivel de complejidad. La comunicación y los procesos claros son más importantes que nunca y serán claves para gestionar la incertidumbre entre los empleados y otras partes mientras la situación evoluciona. 

Desde una perspectiva de recursos humanos y nómina, habrá cambios relacionados con el pago por enfermedad, horas extras y licencias – el permiso compasivo en particular.

En el Reino Unido, por ejemplo, el gobierno ya ha intentado financiar la licencia legal paga (SSP, por sus siglas en inglés) en relación al coronavirus para las compañías con menos de 250 empleados. De manera similar, ha modificado leyes para permitir que la SPP se pague el día uno del mes en lugar del día cuatro, como suele ser el caso. Las compañías necesitan ahora garantizar que se refleje esta actualización en los sistemas y que se ajuste la nómina. 

Es probable que otros países adopten medidas similares y, más adelante, es posible que veamos cómo se extiende la SPP para cubrir periodos más largos.

Los impuestos a la nómina es otra de las áreas en las cuales los países han aprobado leyes para ayudar a las compañías. Por ejemplo, en Australia, se han aprobado exenciones fiscales a la nómina en Queensland, Australia Occidental y Tasmania. Cada esquema contiene diferentes detalles, tales como prórrogas y montos de nómina. Es fundamental que las compañías presten mucha atención a las nuevas reglas y las implementen en sus sistemas actuales de nómina en cada jurisdicción. 

Los beneficios por desempleo son otro foco de atención de los gobiernos de todo el mundo, dado que las compañías se cierran por tiempo indeterminado. Por ejemplo, en los Países Bajos, las compañías que enfrentan una pérdida en su facturación pueden solicitar el esquema gubernamental llamado “fondo de emergencia para salvar el empleo”, creado con la intención de permitir a las compañías pagarles a sus empleados en base a un contrato flexible y permanente. Las variaciones de los esquemas de beneficio por desempleo se están adoptando a nivel mundial.

La nueva normalidad

Dado que el bienestar del personal es una prioridad, algunas compañías pueden decidir ir más allá de los requisitos legales y adoptar medidas voluntarias para aliviar el estrés y la carga financiera de su personal.

Esto también ayudará a las compañías a mantener una sólida reputación como empleador cuando la crisis llegue a su fin. Dichas políticas podrían incluir vacaciones pagas para permitir que las personas cuiden a familiares o para apoyar el autoaislamiento.

Con las restricciones de viaje vigentes y las enfermedades que causan cambios de plan de última hora, habrá un mayor número de empleados que deseen cancelar o modificar la licencia. La flexibilidad con respecto al ajuste de vacaciones pagas y no pagas es otra área que algunas compañías pueden querer explorar. Acomodar esto requerirá ajustes a las políticas y prácticas de trabajo internas para garantizar que todo permanezca sincronizado.

Es posible que sea necesario reconsiderar la política de tiempo extra y el uso de contratistas, ya que los empleados buscan soluciones alternativas en la nueva normalidad. Esto tendrá consecuencias para la nómina y los impuestos a corto y mediano plazo.

Lidiar con el cambio

Frente a una cantidad asombrosa de cambios, las compañías deben enfocarse en mantener una comunicación clara con el personal, incluida la actualización de los manuales. Deben asegurarse de que todas las nuevas políticas sean consistentes en todas las jurisdicciones pero que estén dentro de los límites de las regulaciones locales.

También existe la posibilidad de la falta de personal adecuado para hacer frente a la presentación y el procesamiento, así como retrasos en los pagos de terceros. Los flujos de trabajo y los procesos deberán adaptarse antes de que esto suceda. Mitigar los riesgos de una nómina tardía o la falta de pago debe ser una prioridad. Si se espera alguna demora en la nómina, esto debe marcarse claramente y con anticipación.

El primer paso es llevar a cabo un análisis de flujo de trabajo para identificar procesos que son críticos para pagar a los empleados y presentar obligaciones fiscales. ¿Se puede acceder a todos los sistemas de forma remota?

Los recursos son otro tema que debe considerarse. ¿Existe personal de respaldo adecuado si los miembros clave del equipo no están disponibles? En la medida de lo posible, las empresas deben garantizar una amplia base de conocimientos y evitar la acumulación de habilidades.

Los socios y otras partes deben mantenerse informadas sobre cualquier cambio en las formas de trabajo o posibles retrasos en el pago o el procesamiento. Ellos también podrían iniciar nuevos flujos de trabajo y estos cambios deben reflejarse y compartirse entre las compañías.

Por último, y principalmente, es necesario que haya una comunicación clara con los empleados.

Con más incertidumbre por delante, garantizar que las políticas y los sistemas estén en su lugar para apoyar al personal y mantenerse al tanto de la legislación en constante evolución en cada jurisdicción donde opera su empresa debe ser el foco inmediato para todas las compañías.

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