Health checks para empresas multinacionales: el doctor lo recibirá ahora
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Health checks para empresas multinacionales: el doctor lo recibirá ahora

22 junio 2021

Dirigir una organización multinacional o estar al frente de una empresa en expansión no es tarea fácil. Esto es especialmente cierto cuando se trata de la gestión y administración de entidades más allá del país de origen de una empresa. Las estructuras legales y los procesos reguladores difieren mucho de una jurisdicción a otra, lo que puede hacer casi imposible seguir el rastro. Los health checks o las evaluaciones de salud de las entidades pueden servir de solución a los continuos "incendios" y ayudar a las empresas a tomar el control de la situación.

Las empresas transfronterizas se encuentran a menudo perdidas en un laberinto de leyes y regulaciones empresariales locales que rigen la gestión y el control de sus entidades jurídicas. Además, las entidades se crean a menudo con prisa porque hay que cumplir un plazo, a veces sin comprobar la legislación local o sin conocer realmente los requisitos locales específicos que debe cumplir la entidad. Con demasiada frecuencia, la creación, la gestión y el mantenimiento de una entidad, así como el cumplimiento de la normativa local e internacional, están cargo de un equipo jurídico que ya tiene numerosas responsabilidades.

Teniendo esto en cuenta, lo mejor para las empresas internacionales sería dedicar recursos, o solicitar ayuda, a la hora de revisar periódicamente sus estructuras y procesos en el extranjero para asegurarse de que cumplen plenamente con la normativa. Pero ¿qué implica esto y por dónde hay que empezar?

Los aspectos básicos

Un health check o una evaluación de salud de la entidad debe abarcar algunos de los aspectos básicos de la misma, como su nombre, número de registro, fecha de constitución, situación comercial, domicilio social y dirección comercial principal. Además, debe extenderse a la información relativa a las acciones (tipos, números, valores, capital), los accionistas, los estados financieros (presentaciones, informes de fin de año, plazos, última fecha de presentación), las reuniones del consejo de administración, los directores y funcionarios, y cualquier poder legal.

Una empresa puede realizar una comprobación externa con las autoridades locales, como la cámara de comercio local, dependiendo de la jurisdicción, para ver si todos los documentos están archivados y los directores, las reuniones del consejo, las direcciones, etc., están al día. Internamente, la empresa puede comprobar con las partes interesadas de los ámbitos fiscal, jurídico y financiero si se han llevado a cabo todas las acciones necesarias.

Un proceso continuo

Una multinacional debe realizar un chequeo de sus entidades en el extranjero de vez en cuando, para evaluar si siguen cumpliendo con las normas y regulaciones locales y para ver si se cumplen todos los requisitos, como la presentación de documentos locales en una cámara de comercio, la celebración de reuniones del consejo de administración y la elaboración de actas, o el nombramiento de directores locales, si es necesario.

Puede ocurrir que una entidad deje de cumplir con la normativa cuando estas entidades son, o fueron, parte de una adquisición; la información sobre los antiguos directores o direcciones puede no actualizarse con las autoridades pertinentes durante la transacción, o se planea cambiar más tarde pero se olvida posteriormente. También puede ocurrir que se encargue la supervisión del cumplimiento local a empleados que no se desempeñan en el área de cumplimiento jurídico, quizá por falta de cobertura interna en una jurisdicción con pocos empleados, y que no conozcan todas las obligaciones locales.

Sin embargo, la mayoría de las veces es tan simple como que las normas y regulaciones locales cambian y los responsables de la sede central no están al tanto, ya que tienen la carga de seguir la evolución en múltiples jurisdicciones. Cuando una empresa incumple la normativa, las consecuencias pueden ser muy duras: además del daño a la reputación, las organizaciones pueden enfrentarse a sanciones económicas, perder el derecho a hacer negocios en una jurisdicción, o los directores de la empresa pueden ser considerados personalmente responsables e incluso enfrentarse a penas de prisión, dependiendo de la jurisdicción.

Mejores prácticas

La planificación es la clave del éxito para mantener una entidad en buen estado y seguir cumpliendo las normas. Realizar un chequeo es, sin duda, la mejor práctica, especialmente cuando se adquiere una entidad en una transacción de fusiones y adquisiciones, o cuando se pasa de un modelo de gobierno descentralizado a uno centralizado. Hay que asegurarse de tener todos los aspectos cubiertos; tener un calendario de cumplimiento para cada jurisdicción y tipo de entidad, le ayudará a mantenerse al tanto de los plazos de presentación.

Contar con un recurso local que se mantenga al día con las normas y regulaciones cambiantes es también una medida prudente. No solo hablarán el idioma local, sino que también conocerán la cultura empresarial local y estarán al tanto de lo que se avecina desde el punto de vista legal y administrativo.

¿Hacerlo uno mismo o contratar a un proveedor de servicios? Ventajas y desventajas

No cabe duda de que puede realizar un control por su cuenta, siempre que disponga de tiempo y recursos suficientes para ello. Tiene que saber cuáles son los requisitos en una determinada jurisdicción y a dónde acudir para obtener la confirmación de las autoridades locales, para determinar si cumple plenamente o no. Como cada entorno empresarial tiene sus propios matices, esto puede llevar mucho tiempo y ser complicado de manejar. En algunas jurisdicciones, hay que acudir personalmente a las oficinas gubernamentales para solicitar determinados expedientes o recopilar información, por ejemplo.

Una vez que se opera en cinco o más jurisdicciones, resulta mucho más difícil mantenerse al día con los cambios de las normas locales. Recurrir a un proveedor de servicios con experiencia que tenga amplios conocimientos locales es una opción cómoda y relativamente barata para averiguar si su entidad está en regla o no. Si no lo está, el proveedor de servicios sabrá lo que hay que hacer para remediar cualquier problema de cumplimiento y puede ayudarle a resolverlo rápidamente.

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Xander Benjamins

Director Comercial, Las Américas