¿Los departamentos de nómina están poniendo en peligro a las empresas?
Siete de cada diez profesionales de todo el mundo encuestados por TMF Group junto a la Global Payroll Association (GPA) afirmaron que no podían visualizar el estado de sus actividades de procesamiento de nómina global en todos los países donde operan. Es un escenario preocupante que aumenta el riesgo de errores y retrasos en la gestión de nómina de las empresas.
“Si forma parte de una empresa internacional con empleados en diferentes países en el mundo, es fundamental tener una visión y una comprensión clara de su operación de nómina global”, expresó un experto en nómina y RR. HH. de TMF Reino Unido. “¿De qué otra manera puede tener la información correcta a su alcance para tomar decisiones empresariales informadas?”.
Riesgo empresarial
Las deficiencias en las políticas y procedimientos de nómina global pueden perjudicar al negocio. Si el departamento de nómina comete un error, aunque sea involuntario, existe el riesgo de que se produzcan sanciones, lo que también puede dañar la reputación de la empresa.
Para las empresas que operan en varias jurisdicciones, los problemas pueden multiplicarse. Una vez que la autoridad regulatoria en una jurisdicción detecta un incumplimiento y aplica una multa, las autoridades de otros países también pueden comenzar a cuestionar las actividades de la empresa. Nadie quiere que se realicen múltiples investigaciones, entre otras cosas porque consumen mucho tiempo, y requieren la asignación de recursos para preparar las inspecciones y justificar las medidas adoptadas.
“En una ocasión, un cliente acudió a nosotros después de haber sido investigado en Estados Unidos; de repente, el problema se había agravado y el cliente se preocupó por sus operaciones en otros 45 países. ¿Cómo podían estar seguros de que cumplían con la normativa? El cliente estaba sumido en la confusión, desperdiciando valiosos recursos para tratar de validar todo”, explicó el experto de TMF Reino Unido.
¿Cómo pueden trabajar las empresas multinacionales para evitar esos riesgos?
El conocimiento local es clave
La expansión internacional plantea sus propios desafíos en materia de nómina. Una start-up o empresa emergente puede tener sólo algunos empleados para establecer su presencia en un nuevo país. Sin un departamento local de recursos humanos o de asuntos legales, a menudo no hay un profesional con experiencia que pueda seguir los procesos locales correctos. La oficina central puede estar preocupada únicamente por conseguir que esos nuevos empleados cobren a tiempo, por lo que los departamentos de nómina global pueden intentar arreglárselas sin seguir los procedimientos laborales locales correctos. Estas deficiencias en los procedimientos pueden costar caro a las empresas.
Siete de cada diez (69,4 %) de los profesionales que participaron en la encuesta de TMF Group expresaron que tenían deficiencias tanto en las políticas como en los procesos globales. La falta de conocimiento local es otro gran reto para el sector de la gestión de nómina a nivel mundial, ya que el 41 % de los encuestados admite desconocer la legislación y los requisitos locales en materia de nómina.
“Estos resultados indican que muchos departamentos internos de nómina global no entienden las normas locales y no saben cómo encontrar la información que necesitan sobre los mercados locales”. Experto en RR. HH. y nómina de TMF Group, Reino Unido
La tecnología equilibrada con la experiencia
Muchas empresas aún no adoptaron la tecnología adecuada para apoyar el pago de nómina a escala internacional. Además, hay muchas ideas erróneas sobre las capacidades de la tecnología disponible en la actualidad.
“Las empresas creen erróneamente que hay un sistema global de nómina que pueden comprar. No lo hay. Pero hay organizaciones que pueden gestionar la nómina para esas empresas a nivel global, pero con experiencia local”, señala un experto en nómina y RR. HH. de TMF Estados Unidos.
“Algunos proveedores externos pueden ofrecer apoyo global para la gestión de nómina, pero es probable que sea a través de un centro de servicios compartido. Un call centre global no tiene necesariamente la información más detallada que las empresas necesitan sobre la legislación laboral de Chile, Vietnam o Bulgaria”.
Adoptar una visión global
Una forma de garantizar que las prácticas de nómina global de una empresa cumplen los requisitos internacionales y locales de cada país es tener una visión global de lo que ocurre en toda la fuerza laboral.
Muchas empresas han intentado hacerlo mediante la elaboración de un informe global basado en la carga de datos manual, pero esto es difícil de replicar regularmente, para garantizar el cumplimiento. Y la falta de visibilidad dificulta la identificación de problemas. Un equipo de nómina global puede no ser consciente de un problema en desarrollo hasta que la situación llega a un punto de crisis.
Para obtener una verdadera visibilidad de la nómina global, trabajar con un proveedor externo puede ofrecer tranquilidad e información valiosa que permita tomar decisiones con confianza. La capacidad de compilar informes globales y analizar los datos a través de una solución de software intermedio crea una visión empresarial, para maximizar la eficiencia y fundamentar la estrategia.
Si busca un socio de nómina con profesionales en el país que hablen el idioma local y conozcan la legislación y la normativa de ese país, consulte nuestros servicios globales de nómina.
