Guía de nómina global

¿Qué es la nómina global?

En términos simples, la nómina global es la gestión consolidada de todas las necesidades en materia de nómina de una empresa, en todas las jurisdicciones en las que tiene empleados. Los beneficios de tener una nómina global consolidada incluyen una mayor visibilidad, control, coherencia, cumplimiento y responsabilidad, junto con una mayor eficiencia.

Fuente: informe “‘Multi-country Payroll (MCP) Consolidation Demystified. Key Considerations for an Employee-Centric Payroll”, elaborado por Everest Group.

El concepto de nómina global parece bastante sencillo. Después de todo, la mayoría de las organizaciones multinacionales ya han consolidado otras funciones empresariales claves a nivel mundial, como la contabilidad, la tecnología de la información (TI) y los recursos humanos (RR. HH.).

Pero tener una nómina global consolidada es más complejo. Las normas, los reglamentos y las prácticas laborales y fiscales son muy específicas en cada jurisdicción, y además cambian regularmente. Esto fue especialmente evidente durante la pandemia, cuando la legislación cambiaba cada mes en algunos países, lo que supuso un desafío importante para las empresas globales, que a menudo se esforzaban por garantizar el cumplimiento.

La nómina es, por naturaleza, única para cada empresa y situación de los empleados, y a menudo implica mucha más interacción humana que otros procesos empresariales. Requiere un trato regular con las autoridades fiscales, los reguladores, los auditores y las instituciones financieras del país, con todos los matices lingüísticos, de procedimiento, culturales y técnicos específicos que ello significa. Esta complejidad no sólo varía entre regiones, sino también entre países de la misma región, a veces de forma significativa.

Fuente: Índice Global de Complejidad Corporativa 2021 elaborado por TMF Group

Además, desde el punto de vista tecnológico, no existe una única plataforma o modelo de entrega que pueda ofrecer una nómina global, a diferencia de lo que ocurre con otras funciones empresariales como la contabilidad y los recursos humanos.

Estas complejidades han impulsado el desarrollo de una serie de modelos de entrega diferentes, que las organizaciones multinacionales deben tener en cuenta a la hora de decidir la mejor manera de gestionar sus necesidades de nómina global. Estos modelos van desde la gestión de nómina totalmente interna, a menudo utilizando soluciones de software como servicio (SaaS), pasando por modelos híbridos internos/tercerizados, hasta un servicio totalmente tercerizado.

La tercerización puede realizarse a través de un modelo denominado “aggregator” (contratista principal más proveedores locales), o a través de un único proveedor global que asuma todos los aspectos de la entrega de nómina en todos los países.

La forma en que las empresas gestionan la nómina global es el resultado de una serie de factores que sirven mejor a sus objetivos, al tiempo que se ajustan a las mejores prácticas dentro de la región o el país. Sea cual sea el modelo elegido, los proveedores de nómina tendrán que ofrecer a sus clientes una solución flexible, capaz de evolucionar para satisfacer los requisitos de precisión, cumplimiento, eficiencia y responsabilidad de la nómina.

Un informe reciente de los analistas de Everest Group ofrece una visión más profunda de los desafíos, los beneficios y las consideraciones claves de la consolidación de la nómina en varios países.

¿Debe consolidar sus operaciones globales de nómina?

El deseo de consolidar las operaciones de nómina a nivel mundial se basa en un dilema. Por un lado, las empresas quieren beneficiarse de la mayor eficiencia, de la mejor información empresarial y de los informes detallados y precisos que proporciona una solución global de nómina. Por otro lado, necesitan el conocimiento local y la comprensión de las necesidades de cumplimiento, culturales y lingüísticas de cada país.

Un ejemplo claro es América Latina, donde la gestión de la nómina es, quizás, uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas extranjeras. Los gerentes de nómina no sólo tienen que lidiar con los niveles de complejidad y la burocracia para enfrentarse a las estrictas leyes laborales y las normas fiscales, sino que también tienen que diferenciar entre un requisito legal y una práctica comúnmente aceptada, que puede ser muy diferente.

Fuente: Índice Global de Complejidad Corporativa 2021 elaborado por TMF Group.

El gran reto es cómo abordar los mercados más pequeños, en los que puede haber sólo un grupo de empleados especialistas en nómina en un país concreto. Los mercados más pequeños no sólo presentan desafíos en términos de limitaciones de recursos, sino que el costo de cualquier iniciativa global de nómina tiene que compararse con el número relativamente pequeño de empleados a los que se paga.

En muchos sentidos, la gestión de una nómina para cinco empleados no es diferente a la de una nómina para 500 personas. Hay algunos factores comunes, como la necesidad de recopilar datos, hacer cálculos y cumplir con la legislación laboral y las obligaciones de información de la empresa; pero ahí se terminan las similitudes.

La dificultad de gestionar la nómina entre un número de empleados más pequeño es un reto en los proyectos de nómina global, y es quizás el factor principal a la hora de decidir qué modelo de entrega de nómina global utilizar.

Lo ideal es que las empresas puedan implementar una solución de nómina flexible que combine tanto las ventajas de la consolidación global como la experiencia local.

¿Qué modelo de nómina le conviene más?

Como se ha mencionado anteriormente, hay varios enfoques posibles para establecer una solución global de nómina:

Completamente interno: este enfoque ofrece las ventajas de un alto nivel de control, visibilidad, responsabilidad y seguridad. La gran desventaja es que la disposición de recursos internos dedicados a la gestión de la nómina sólo es realmente factible en lugares grandes, como la sede central, las oficinas regionales y los centros de servicios. Es poco probable que las oficinas de los mercados más pequeños dispongan del presupuesto necesario para emplear a expertos en nómina con los conocimientos y habilidades necesarios para gestionarlas con eficacia. Los empleados de estos lugares tienen que ser atendidos por los equipos de nómina de otros países, que pueden no conocer los conocimientos de la normativa local, o incluso del idioma, para tratar con ellos de forma eficaz. En algunos casos, incluso con este modelo, existe otra posible solución híbrida, “el procesamiento”, en la que algunas de las funciones se subcontratan a un proveedor de nómina. Estas funciones pueden incluir el cálculo del bruto al neto y la elaboración de los resultados de la nómina, como informes, recibos de sueldo y archivos bancarios.

Híbrido interno/tercerizado: para superar el desafío de utilizar el enfoque totalmente interno, algunas empresas emplean especialistas de nómina internos en los mercados más grandes y tercerizan la gestión de la nómina para cubrir los mercados más pequeños a nivel regional o local. Esto proporciona una forma flexible y relativamente rentable de acceder a la experiencia y los conocimientos locales en materia de nómina en los mercados más pequeños.

Servicio gestionado – proveedor tercerizado (aggregator): este modelo resuelve parcialmente el problema de la gestión de los proveedores externos al entregar la responsabilidad global de la nómina a un contratista principal, que gestiona a los proveedores externos en los mercados más pequeños en los que no tiene cobertura. Una vez más, esto puede dar lugar a una escasa visibilidad y a una responsabilidad difusa, con proveedores externos que pueden no hacerse cargo cuando surgen problemas.

Servicio gestionado – socio: en este modelo, recomendado por TMF Group, un único proveedor de tercerización de nómina asume toda la responsabilidad de la gestión de nómina a nivel mundial en todos los países en los que opera la empresa. Esto permite que la organización tenga un único punto de contacto al que acudir cuando haya que hacer cambios o resolver problemas, y las responsabilidades de cada parte están muy claras.

Merece la pena tener en cuenta todas estas consideraciones a la hora de elegir el modelo de nómina global que mejor se adapte a una organización.

¿Cuál es el rol de la tecnología en la gestión global de la nómina?

Una de las mayores ventajas de la consolidación global de la nómina es la consistencia y el control que resultan de políticas sólidas y procesos de nómina globales o en varias jurisdicciones, en lugar de gestionar cada mercado de forma individual y local. Esto reduce los errores en el procesamiento de la nómina y minimiza el riesgo de incumplimiento para las empresas que operan en múltiples jurisdicciones.

Requiere una tecnología adecuada para apoyar las operaciones de nómina a escala mundial. Dada la gran variedad de plataformas de nómina en todo el mundo, existe una tendencia creciente a adoptar middleware para proporcionar una visión consolidada del estado del procesamiento de la nómina y la elaboración de informes unificados en todos los mercados operativos.

Este middleware empresarial global se sitúa por encima de los múltiples sistemas de nómina y es capaz de reunir todos los datos necesarios para la elaboración de informes de una manera más precisa, segura y oportuna. También permite a los profesionales de nómina profundizar en la información contenida en los sistemas de todo el mundo, lo que facilita la detección de problemas y el análisis de tendencias.

Si bien las plataformas tecnológicas en línea son esenciales para proporcionar informes y análisis de nómina globales, es necesario complementarlas con el personal adecuado a nivel global, regional y local para garantizar que la nómina se entregue de forma precisa, puntual y conforme a la normativa. El conocimiento de la legislación y los requisitos del país, junto con la capacidad de comunicarse en el idioma local, son fundamentales.

La razón más común por la que las organizaciones tercerizan sus servicios globales de nómina a socios como TMF Group es para tener acceso a expertos locales y a sus conocimientos, tanto en términos lingüísticos como en relación con la legislación local.

¿Cómo gestionar la nómina durante las escisiones, fusiones y adquisiciones?

La nómina desempeña un papel importante en la gestión de la ejecución de escisiones, fusiones y adquisiciones (M&A). Sin embargo, los problemas a los que se enfrenta la nómina no siempre se entienden en el resto de la organización, especialmente en las operaciones internacionales.

Reunir a empresas que utilizan diferentes programas informáticos, horarios y políticas salariales es complejo, y no hacerlo bien puede dar lugar a graves problemas de cumplimiento. Los paquetes de beneficios deben ser proporcionales, mientras que el retraso en los pagos molesta a los empleados, daña la reputación de la empresa y puede dar lugar a multas.

Los impulsores de las fusiones y adquisiciones varían mucho, desde las adquisiciones planificadas a largo plazo para impulsar a las empresas a nuevos mercados y zonas geográficas, pasando por las operaciones oportunistas que aprovechan las condiciones del mercado a corto plazo, hasta las operaciones tácticas que aportan productos, tecnologías o conocimientos. En consecuencia, los requisitos que recaen sobre la nómina también varían de una operación a otra, exigiendo que reaccione, a menudo con poca antelación, de diferentes maneras ante distintas situaciones.

Sin embargo, uno de los problemas a los que se enfrenta el equipo de nómina es que suele ser un socio menor en el ciclo de las fusiones y adquisiciones, y a menudo la información se transmite tarde y las decisiones se toman sin evaluar el impacto en las operaciones de nómina. El equipo de nómina nunca va a estar en primera línea de los procedimientos de fusiones y adquisiciones, que son muy específicos y a menudo están muy regulados, pero como socio posterior, el impacto de las decisiones tomadas en el ciclo de fusión y adquisición puede ser grave.

Fuente: informe “Escisiones transfronterizas: por qué un tercio falla y cómo hacerlas bien”, elaborado por TMF Group

Es fundamental tener en cuenta la gestión de la nómina lo antes posible a la hora de gestionar las fusiones y adquisiciones.

¿Influye la nómina en la experiencia de los empleados?

Es fundamental que los empleados tengan una experiencia positiva al interactuar con los proveedores y sistemas de nómina. La consolidación de la actividad de nómina en un portal seguro e interactivo puede mejorar la eficiencia, la productividad y permitir un mayor compromiso de los empleados de forma coherente.

A medida que las empresas se expanden y contratan en nuevas ubicaciones, la necesidad de una entrega de nómina eficaz es cada vez más importante. La nómina no se limita a proporcionar a los empleados los recibos y los salarios a tiempo; también implica compartir documentos individuales, poner a disposición la documentación de RR. HH. para mantener a los empleados al día con las últimas políticas de la empresa, y gestionar las consultas diarias planteadas por los empleados sobre su salario y otros derechos.

Una de las formas en que las empresas pueden atender estas necesidades de forma eficaz, y mejorar el compromiso de los empleados gracias a la facilidad de acceso y a la mayor visibilidad, al tiempo que se reduce la carga del equipo de nómina, es ofreciendo un portal de nómina global único y seguro. Este portal debería permitir a los empleados:

• acceder a su información laboral en cualquier momento y lugar, utilizando una computadora, una tableta electrónica o un dispositivo móvil.
• ver, imprimir, descargar y guardar la nómina localmente, sin tener que recurrir al correo electrónico.
• acceder a una biblioteca de documentos centralizada, donde pueden encontrar y descargar fácilmente archivos como contratos de trabajo, políticas corporativas o un documento de viajes y gastos.
• Comunicarse directamente con el departamento de RR. HH. o nómina a través de un sistema de tickets, en lugar de tener que enviar numerosas consultas por correo electrónico a una persona o a una bandeja de entrada compartida.

¿Cuáles son los posibles obstáculos a la hora de implementar la nómina global?

La consolidación de la nómina global tiene muchos beneficios, pero hay varios obstáculos para que sea un éxito si no se dispone de los recursos adecuados para ayudar a hacerlo bien. Estos son algunos de los principales obstáculos que vemos cuando las empresas intentan pasar de la gestión de nómina local a la global:

El riesgo de la inercia: si bien la eficiencia es un factor clave a la hora de seleccionar un modelo de nómina, a menudo resulta muy difícil para las prácticas “históricas” (como la gestión de aprobaciones manuales), lo que puede limitar potencialmente el alcance y la capacidad de entrega de la nómina global.

Falta de conocimiento y experiencia local: la falta de conocimiento sobre la legislación del país y otros requisitos es uno de los mayores desafíos y riesgos a la hora de implantar soluciones globales de nómina. Tener un contacto en el país, capaz de comunicarse en el idioma local, es crucial.

Incumplimiento e inconsistencias entre las jurisdicciones: las empresas que implementan la nómina global a menudo tienen dificultades para encontrar información sobre la legislación local y el cumplimiento, y luego para lograr la coherencia de las políticas y los procesos en toda la organización global. Todavía es bastante común que las empresas carezcan de procesos o políticas de nómina globales o en varias jurisdicciones, y que en su lugar gestionen cada mercado de forma individual y local. Esto aumenta en gran medida el riesgo de incumplimiento, que puede dar lugar a graves sanciones, e incluso a penas de cárcel en algunas jurisdicciones. Por ejemplo, las empresas que incumplen la normativa del GDPR de la Unión Europea pueden ser multadas con hasta el 4 % de su facturación.

No poder visualizar la nómina global: la mayoría de las empresas aún no tiene la capacidad de ver el estado de procesamiento de la nómina en cada uno de sus mercados operativos, y mucho menos tienen la capacidad de consolidar un único informe de nómina global para todas sus operaciones. 

Equivocarse en el cálculo de la nómina global puede tener consecuencias significativas. Para la mayoría de las empresas, gestionar una nómina global correcta puede parecer una tarea desalentadora. Por ello, muchas organizaciones optan por trabajar con un socio global que también tenga los conocimientos locales adecuados en cada mercado. Un socio de este tipo puede encargarse de gran parte del trabajo pesado, garantizando el cumplimiento de las normas y reglamentos locales desde el principio, ahorrando tiempo y dinero, y permitiendo a las organizaciones centrarse en el panorama general estratégico.

¿Es esencial contar con un plan de continuidad del negocio?

La pandemia ha puesto de relieve la importancia de los aspectos básicos de la empresa, como la nómina, y la necesidad de resistencia y flexibilidad en respuesta a los rápidos cambios de las condiciones empresariales.

La mayoría de las organizaciones cuentan con planes de continuidad del negocio (BCP), pero suelen ser específicos para cada país y están relacionados con eventos o incidentes concretos, como los ciberataques. Ahora se trata de ampliar esos planes para incluir la nómina y pensar en estrategias en las que las tareas puedan ser compartidas por otras oficinas.

Este replanteamiento suele dar lugar a un cambio total en la forma de enfocar el plan de continuidad de las operaciones: por ejemplo, una oficina en Bélgica que apoya el procesamiento de la nómina en Francia. Es probable que este reparto de cargas continúe a medida que la pandemia termina, y que las empresas busquen agilizar sus operaciones para hacer frente a nuevos obstáculos.

¿Qué necesita para tener visibilidad de sus operaciones globales de nómina?

La capacidad de supervisar una operación global de nómina es fundamental. Es importante contar con una solución que proporcione análisis para informar eficazmente sobre el rendimiento de la nómina, con el fin de apoyar decisiones empresariales mejor informadas y garantizar un mayor control y coherencia en las operaciones globales.

Por ejemplo, puede ser útil ver los costos de la gestión de nómina en una sola moneda para obtener un análisis completo de los costos globales. O puede ser deseable poder compartir informes con los directivos de todo el mundo en un único formato.

Un servicio integral y una solución tecnológica son esenciales para proporcionar un servicio de nómina global que también apoye la elaboración de informes globales precisos y oportunos, el análisis, la visibilidad y el control de los datos básicos. Estos son algunos de los criterios que las empresas deben tener en cuenta a la hora de elegir o implementar una solución global de nómina:

Estado del proceso: visibilidad del estado del procesamiento de la nómina a nivel individual, en todo el mundo, con un fácil acceso a los datos a través de una herramienta de información global estándar que facilita la carga de trabajo diaria. Busque tableros de control completos (gráficos, mapas de calor y estadísticas métricas) que le permitan visualizar completamente sus resultados de nómina.

Accesibilidad: la solución debe permitir a la Dirección acceder a la información correcta sobre la nómina en el momento adecuado y desde cualquier parte del mundo.

Consolidación: ser capaz de consolidar los datos de nómina de sistemas dispares en un formato único; los informes globales le ayudarán a elaborar perspectivas que pueden impulsar decisiones empresariales mejor informadas.

Eficiencia: una selección de informes estándar, o la posibilidad de descargar los datos principales en su propio almacén de datos para la elaboración de informes internos ayuda a mejorar la eficiencia. También reduce las frustraciones, aumenta el compromiso de los empleados y proporciona un mejor servicio de nómina.

Control: los indicadores claves de rendimiento son habituales en el sector de la nómina. Pero, ¿hasta qué punto son visibles en las operaciones actuales? Asegúrese de que hay acceso a los tableros de control de los indicadores claves de rendimiento para hacer un seguimiento tanto de los proveedores como de los propios servicios.

Auditoría: debe contar con una herramienta completa de auditoría y de elaboración de informes, para dar tranquilidad a sus auditores.

Si está considerando la tercerización de la nómina en varias jurisdicciones como una de las opciones para su empresa, consulte nuestra guía sobre la tercerización de nómina.