Jak zharmonizować proces płacowy w Europie Środkowej i Wschodniej

Zróżnicowane procesy, systemy i dostawcy tworzą wyzwania w regionie, ale zmiana jest możliwa.

Zharmonizowanie procesów płacowych jest obecnie kluczowym celem wielu pracodawców w Europie Środkowo-Wschodniej. Powodem jest dążenie do uzyskania przejrzystości działań w całym regionie, jak również skrócenie czasu wymaganego do obsługi procesów płacowych i sporządzania poszczególnych raportów.

Jednakże, zgodnie z badaniem przeprowadzonym niedawno przez Harvard Business Review i sponsorowanym przez TMF Group, problemem jest fakt, że zaledwie 7% menedżerów ds. kadr i płac, do których skierowano zapytania, wyraziło przekonanie, że ich procedury płacowe są dostatecznie ustandaryzowane, uproszczone oraz zautomatyzowane, w sposób umożliwiający obecnie zharmonizowanie tych działań.

Blisko 45% respondentów wskazało również, że korzysta z trzech lub większej liczby systemów oprogramowania płacowego. Nieco poniżej jednej trzeciej (29%) badanych wskazało nawet na korzystanie z różnego oprogramowania na poszczególnych rynkach geograficznych, na których prowadzona jest działalność.

Sytuacja ta oznacza, że często bardzo trudne jest uzyskanie jednolitego wglądu do danych obejmujących płace w organizacji oraz status wszystkich czynności w zakresie obsługi płac. Scenariusz taki przekłada się na wyższe ryzyko niezachowania zgodności z lokalnymi przepisami prawnymi oraz częstsze występowanie błędów i opóźnień, blokując tym samym możliwość harmonizacji.

Trzeci obszar, w którym działalność działu płac jest rozproszona dotyczy współpracy z dostawcami. Podczas gdy prawie jedna trzecia ankietowanych stosuje obecnie outsourcing swoich usług kadrowych lub płacowych, średnia liczba dostawców, z którymi współpracują, wynosi 2,5. Prawie trzy czwarte wskazało, że w każdym kraju, w którym działają, korzystają z różnych dostawców.

Sposób na harmonizację

Wadą współpracy z tak licznymi partnerami jest to, że menedżerowie muszą radzić sobie z wieloma różnymi formatami raportów, dostarczanymi przez różnych dostawców (81%). Ponadto muszą podjąć się konsolidacji danych z różnych rynków (58%).

Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez Global Payroll Association (GPA) oraz TMF Group, wśród profesjonalistów zajmujących się płacami w kraju oraz na całym świecie, inne powszechnie występujące wyzwania, związane z zarządzaniem dostawcami obejmują:

  • account managerowie nie są tak dostępni, jak powinni;
  • powolne oraz nieskuteczne procedury eskalacji problemów;
  • zbyt wiele poziomów do przejścia w celu uzyskania odpowiedzi, co jest spowodowane niewłaściwą priorytetyzacją zapytań przez działy call centre; oraz
  • brak koordynacji w odniesieniu do wyników prac wynegocjowanych w wielu kontraktach.

Scenariusz ten utrudnia skuteczne przeprowadzenie harmonizacji.

Jednakże sam rozmiar oraz różnorodność obszaru Europy Środkowo-Wschodniej oznacza również, że największą barierą zharmonizowania procesów jest umiejętność łatwej komunikacji pomiędzy różnymi krajami, szczególnie pod kątem językowym (94%).

Wskutek tego, nie jest zaskoczeniem fakt, że często jednym i najistotniejszym powodem outsourcingu działów kadrowych i płacowych jest uzyskanie dostępu do lokalnych ekspertów oraz ich wiedzy (91%), zarówno pod kątem językowym, jak i lokalnych przepisów prawnych.

Biorąc pod uwagę nieskuteczność związaną z takim stanem rzeczy, nie będziemy zaskoczeni, gdy usłyszymy o nadchodzącej wielkimi krokami zmianie. Choć może nie istnieje jeden globalny dostawca usług płacowych, lokalni dostawcy usług outsourcingowych coraz częściej otrzymują zapytania w sprawie pomocy.

Wskutek powyższego, rośnie tendencja do zwracania się do nich z prośbą o połączenie różnych zastosowań w kraju lub o wprowadzanie oprogramowania pośredniego w celu rozwiązania problemu złożoności. Oprogramowanie takie jest nakładką na systemy i umożliwia łączenie wszystkich danych w poprawniejszy i bardziej terminowy sposób – tworząc raporty dla celów zachowania zgodności. Ponadto umożliwia specjalistom ds. płac analizę danych płacowych przechowywanych w systemach na całym świecie, tym samym ułatwiając dostrzeganie problemów oraz analizę trendów.

Rozwiązanie Horizon

Nasze własne rozwiązanie w zakresie oprogramowania pośredniczącego w procesach płacowych, TMF Horizon, zapewnia globalną analizę płac na wyciągnięcie ręki. Wspólna platforma online, zawierająca panele zapewniające pełny wgląd do czynności przetwarzania płac oraz wyników, TMF Horizon, daje naszym klientom prawdziwe globalne rozwiązanie w zakresie płac, którego poszukiwali.

Wspierają go, swoją wiedzą oraz doświadczeniem, lokalne zespoły z Europy Środkowo-Wschodniej.

Pod kątem zharmonizowania procesów oczywiste jest, że może to być wyłącznie dobrym rozwiązaniem.

Dowiedz się więcej o wynikach globalnego badania w zakresie procesów płacowych.

Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach zharmonizowania przez TMF Group w Europie Środkowo-Wschodniej twoich lokalnych procesów płacowych? Prześlij nam zapytanie jeszcze dziś.