Busy office with rows of desks, black and white

Centra Usług Wspólnych (CUW)

Czy utworzenie CUW jest właściwym posunięciem dla Twojej firmy? Oto kilka kluczowych czynników, które należy wziąć pod uwagę decydując się na takie rozwiązanie.

Firmy, które chcą skonsolidować i scentralizować działania operacyjne w obszarach finansowym i księgowym, zazwyczaj robią to dla następujących korzyści:

  • Standaryzacji i wydajności procesów: dzięki ustandaryzowanym procesom łatwiej jest projektować i aktualizować działania kontrolne oraz opracowywać spójne raporty wejściowe i wyjściowe. Analiza danych jest usprawniona, a konieczność powtarzania czynności zredukowana do niezbędnego minimum.
  • Oszczędności: to oczywistość. Automatyzacja i usprawnienie procesów mogą znacznie obniżyć koszty.
  • Pozyskania informacji biznesowych: firmy posiadające zdecentralizowane w obszarze księgowości spędzają wiele czasu na gromadzeniu danych – ale nie analizują ich. Do czasu zebrania informacji dla zarządów i udostępnienia raportów mogą się one zdezaktualizować lub stracić na znaczeniu.

Tworzenie centrów usług wspólnych (CUW) pomaga firmom ograniczyć wydatki i działać bardziej efektywnie. Jednak podejmując decyzję w sprawie utworzenia CUW należy wziąć pamiętać również o minusach tego rozwiązania. 

Plusy

1. Kultura oparta na wynikach

Większość firm nie wykorzystuje wskaźników wydajności (ang. KPI - key performance indicator) do monitorowania działań w obszarach finansów wewnętrznych i księgowości. Te, które to robią, koncentrują się na tradycyjnych, zorientowanych na zewnątrz wskaźnikach KPI, takich jak wskaźnik rotacji należności i wskaźnik rotacji zobowiązań. Całe podejście zmienia się wraz z utworzeniem CUW. Działania w obszarach finansowym i księgowym są zarządzane jako usługa oraz mierzone pod kątem wydajności i produktywności.

Najpopularniejsze wskaźniki wydajności stosowane w Centrach Usług Wspólnych mierzą liczbę faktur w przełożeniu na ekwiwalent pełnego czasu pracy (EPC), koszt EPC jako odsetek przychodów, odsetek błędów, liczbę wpisów ręcznych i tak dalej. Ciągłe monitorowanie tych kluczowych wskaźników wydajności pomaga organizacjom określić obszary wymagające poprawy i automatyzacji.

2. Zarządzanie talentami

W wielu krajach ludzie z sektora finansowego skarżą się na wyzwania związane ze znalezieniem specjalistów o wystarczająco wysokich kompetencjach. Centralizacja funkcji finansowych i księgowych może pomóc w rozwiązaniu niektórych z tych problemów poprzez lokalizację działalności w krajach, w których dostęp do specjalistów jest łatwiejszy. 

3. Uszczuplenie organizacji

Przejście na model CUW skłania organizacje do przemyślenia sposobu, w jaki działają. Jest to okazja, aby przyjrzeć się nie tylko temu, jak niektóre zadania mogą być wykonywane efektywniej, ale także do zadania sobie pytania, czy wykonywanie tych działań jest w ogóle potrzebne.

Minusy

1. Ryzyko niezgodności z przepisami

Jak upewnić się, że działania CUW są zgodne z lokalnymi przepisami we wszystkich krajach, w których działa Twoja firma? Chociaż rachunkowość transakcyjna może być łatwo włączona w działalność CUW, nadal będzie istniała potrzeba spełnienia lokalnych wymogów w zakresie sprawozdawczości podatkowej i finansowej. Może zaistnieć potrzeba opracowania i monitorowania dodatkowych procesów, w tym uzgadniania danych oraz wdrożenia narzędzi nadzoru i śledzenia procesów, a także znalezienia specjalistycznego wsparcia w celu uzupełnienia wszelkich luk kompetencyjnych. 

2. Brak lokalnego know-how

Lokalne zasady rachunkowości i opodatkowania różnią się w zależności od kraju. Owszem, istnieją podobieństwa, ale każdy kraj ma swoje własne przepisy i wymogi dotyczące sprawozdawczości. Nasze badania pokazują, że w 70 proc. badanych jurysdykcji władze lokalne określają format sprawozdań księgowych. Istnieje wiele krajów, w których lokalne GAAP (ogólnie przyjęte zasady rachunkowości) różnią się od MSSF (Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej). Jedne i drugie muszą jeszcze zostać przekształcone na lokalne GAAP i zasady w zakresie amortyzacji, rewaluacji walut obcych lub kapitalizacji środków trwałych.

Istnieje tendencja do międzynarodowego uzgadniania przepisów w zakresie podatku VAT i GST (ogólnego podatku od sprzedaży), jednakże podatek dochodowy od osób prawnych i podatek u źródła wciąż opierają się na przepisach krajowych, a przepisy dotyczące możliwości odliczenia wydatków lub tego, co stanowi wystarczającą dokumentację potwierdzającą w tym zakresie, nadal mogą się różnić. Trudny do osiągnięcia jest stan, w którym centrum usług wspólnych będzie w 100 proc. kompetentne i będzie dysponowało na bieżąco aktualnymi informacjami w odniesieniu do każdej jurysdykcji na całym świecie. Eksperci TMF Group w ponad 80 krajach nie tylko zapewniają zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami, ale także monitorują ich zmiany i na czas informują o nich klientów.

3. Brak lokalnych kontaktów

Regularny kontakt z lokalnymi organami podatkowymi jest ważnym czynnikiem wpływającym na zgodność działalności przedsiębiorstwa z przepisami. Możliwość prowadzenia rozmów z urzędnikami w lokalnym języku i szybkiego odpowiadania na pytania jest sprawą najwyższej wagi. Strefy czasowe również są ważne. Nieudzielenie odpowiedzi w odpowiednim terminie i we właściwy sposób może skutkować karami i grzywnami.

Kolejną zasadniczą kwestią jest lokalizacja i dopasowanie kulturowe. Postawić na nearshore czy offshore? CUW w oparciu o nearshoring stają się coraz bardziej popularne. Wprawdzie pozwalają wygenerować mniejsze oszczędności, ale aspekty niefinansowe (takie jak lepsze dopasowanie kulturowe) mogą mieć w tym przypadku kluczowe znaczenie.

Porozmawiaj z nami

Jeśli rozważasz uruchomienie CUW, dobrym pomysłem jest rozpoczęcie procesu transformacji od mniej złożonego regionu i uzyskanie specjalistycznych porad, które pomogą określić, które sprawozdania dotyczące wyników mogą być znormalizowane, oraz które specyficzne dla danego kraju warianty należy wziąć pod uwagę.

Potrzebujesz więcej informacji lub chcesz dowiedzieć się, jak możemy Ci pomóc? Skontaktuj się z nami dzisiaj.

Dowiedz się, jak wygląda sytuacja pod względem złożoności księgowości i podatków w 76 jurysdykcjach – pobierz bezpłatny raport.