Postępująca digitalizacja w Polsce sprawia, że wewnętrzne działy HR muszą zmierzyć się z wyzwaniami jakie niosą ze sobą nie tylko samo tempo zmian, ale także zmieniające się wymogi.
W Polsce kładzie się silny nacisk na digitalizację, a rząd jest bardzo zaangażowany w kwestie związane z digitalizacją w sprawozdawczości biznesowej, opiece społecznej oraz opiece zdrowotnej. Ministerstwo Cyfryzacji utworzone w 2015 r. działa we współpracy z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej i innymi jednostkami rządowymi w celu wykorzystania przez Polskę korzyści płynących z nowych technologii.
Obszar zarządzania zasobami ludzkimi został w naturalny sposób objęty ewolucją cyfrową - dlatego wyzywaniem działów wewnętrznego HR są nie tylko kwestie zgodności z przepisami, ale także nadążanie za szybko zmieniającymi się trendami. Szybki rozwój digitalizacji w obszarze HR wiąże się z konkretnymi wyzwaniami, w związku z czym kluczowe jest pozostawanie na bieżąco z najnowszymi zmianami i ich możliwym wpływem.
Nowa ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., pozwalając pracodawcom na przechowywanie dokumentacji pracowników w formie elektronicznej. Celem jest poprawa szybkości i efektywności pracy z aktami, w tym także ich przeglądania, poprzez skrócenie czasu potrzebnego do wykonywania tych czynności i obniżenie kosztów przechowywania.
Mniej archiwizowania
Nowa ustawa, wynikająca z pakietu polskiego rządu “100 zmian dla firm”, skraca również wymagany czas przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Każdy pracownik będzie miał konto w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), a pracodawcy będą musieli składać miesięczne indywidulane raporty dotyczące należnych składek oraz wypłaconych benefitów. Pracownicy będą mieli dostęp do danych na swoich kontach poprzez internetową Platformę Usług Elektronicznych (PUE ZUS) z możliwością sprawdzenia danych, a w przypadku zgubienia dokumentacji – możliwość złożenia wniosku o uzyskanie informacji przez Internet lub w formie papierowej. Oznacza to ułatwienie wypełniania obowiązków przewidzianych w prawie pracy. Nowe prawo ustanawia również bezgotówkową wypłatę wynagrodzenia jako podstawową formę wypłaty. W ciągu 21 dni od daty wejścia w życie nowej ustawy tj. do 22 stycznia 2019 r, pracodawcy będą uprawnieni do żądania informacji o rachunku bankowym od swoich pracowników.
Działy HR powinny już teraz rozpocząć działania, aby przygotować się na nowe regulacje oraz upewnić się, że zmiana formy akt pracowników na eklektroniczną przebiega zgodnie z wytycznymi RODO.
Skuteczność
W Polsce kolejny obszar dotknięty zmianami stanowi forma zwolnień lekarskich. Papierowe zwolnienia lekarskie miały zostać zastąpione wersją elektroniczną już od 1 lipca tego roku, kiedy weszło w życie nowe prawo, jednak zmiana ta została przełożona na 1 grudnia 2018 r., aby dać lekarzom więcej czasu na włączenie nowego podejścia do ich praktyki.
Zwolnienia lekarskie w formie elektronicznej wprowadzono po raz pierwszy dwa lata temu, ale z uwagi na fakt, że korzystało z nich jedynie 10% lekarzy, postanowiono, że potrzebne jest nowe prawo. Całkowite wyeliminowanie papierowych zwolnień ma na celu zwalczanie nieuczciwych praktyk. Od 2008 r. w Polsce obserwowano wzrost liczby wystawianych zwolnień. Zamiana papierowych zwolnień na elektroniczne, które mogą być szybciej przetwarzne, pozwoli władzom kontrolować czy osoby na zwolnieniu są faktycznie chore i zredukuje liczbę bezpodstawnie wystawianych zwolnień chorobowych.
Z uwagi na dążenie pracodawców do podnoszenia wydajności oraz minimalizowania kosztów poprzez rozwiązanie problemu nadmiernej nieobecności w pracy, oprogramowanie i systemy do monitorowania czasu pracy i obecności (T&A/RCP) stale zyskują na popularności. Rzetelne planowanie czasu pracy oraz zbieranie danych na temat faktycznie przepracowanego czasu jest niezbędne, aby prawidłowo obliczyć wynagrodzenia oraz urlopy. Wyspecjalizowane programy do planowania i rozliczania czasu pracy (T&A/RCP) zastąpiły niewygodne i niedokładne systemy oparte na listach papierowych, pozwalając na monitorowanie godzin w czasie rzeczywistym i na bieżąco dostarczając dostępnych informacji pracownikom odpowiedzialnym za naliczanie wynagrodzeń.
Dynamika
Zarządzanie wieloma biurami oraz pracownikami na świecie wymaga dynamicznego systemu, który może być rozbudowywany wraz z rozwojem organizacji. Wiele przedsiębiorstw ma problem z dostępem do danych płacowych na poziomie regionalnym, a wdrożenie jednego portalu we wszytskich krajach, w których prowadzą działalność wydaje im się być sporym wyzwaniem.
Idealnym rozwiązaniem jest platforma TMF Horizon, który łączy tradycyjną listę płac z portalem internetowym, który pomoże sprostać nowoczesnym wyzwaniom płacowym i będzie stanowił doskonałe uzupełnienie obsługi płac oferowanej przez TMF Group. TMF Horizon oferuje elektroniczne paski wynagrodzeń w lokalnym formacie, dostęp do danych, zarządzanie zadaniami z możliwością ustawienia przypomnień. Wszystko to ułatwi terminowe i prawidłowe dokonanie wypłat, umożliwi globalne raportowanie dzięki zagwarantowaniu przejrzystości danych płacowych niezależne od lokalizacji oraz zapewni wgląd i analizę rezultatów przedstawionych w formie ‘dashboardów’.
System umożliwia wgląd w globalne dane płacowe. Dane są przekazywane poprzez system w bezpieczny sposób, tak aby poufne dane pracowników nie były przesyłane pocztą elektroniczną. Jest to narzędzie komunikacji między pracownikami i działem HR, które nie tylko poprawia efektywność, ale również usprawnia wewnętrzną komunikację.
Kontakt z nami
TMF Poland to zespół specjalistów w zakresie księgowości, tax compliance, usług sekretariatu korporacyjnego oraz obsługi kadrowo-płacowej. Z naszych biur w Warszawie i Katowicach obsługujemy klientów lokalnych i międzynarodowych.
Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak TMF Poland oraz nasze rozwiązania mogą pomóc spełnić Państwa wymogi z obszaru HR, zapraszamy do kontaktu już dzisiaj.
Pokażemy Państwu jak usługi administracyjne pozwalają naszym Klientom skoncentrować się na kluczowych aspektach ich działalności.