7 najważniejszych rzeczy do rozważenia przy wyborze modelu systemu płacowego

Jak wybrać najlepszy model systemu płacowego dla swojej firmy przy tak wielu dostępnych opcjach? Jeden model nie będzie odpowiedni dla wszystkich, dlatego ważne jest, aby rozumieć, czym różni się każdy z nich.

Każda firma musi płacić swoim pracownikom, a wszyscy pracownicy oczekują terminowego i prawidłowego wypłacania wynagrodzenia. Wydaje się proste, prawda? Wcale tak nie jest.

System płacowy jest ważnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej, ale czasami bywa, że działania mające na celu zapewnienie prawidłowego wypłacania wynagrodzenia są zaniedbywane. Bez względu na to, czy Twoja firma jest globalna, lokalna, duża czy mała, właściwe zarządzanie systemem płacowym w każdym okresie rozliczeniowym jest niezbędne, nie tylko aby uniknąć niezadowolenia swoich pracowników, ale również, aby nie narażać swojej firmy na kary za nieprzestrzeganie warunków umowy.

Istnieją różne zmienne i opcje, które należy brać pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o sposobie przetwarzania płac. TMF Group zarządza systemami płacowymi firm na całym świecie. W oparciu o nasze wieloletnie doświadczenie przy analizie setek różnych systemów płacowych, opracowaliśmy listę 7 rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy poszukiwaniu odpowiedniego modelu dla Twojej firmy. Jeden model nie będzie odpowiedni dla wszystkich.

Firmy mają cztery opcje przy wyborze odpowiedniego modelu systemu płacowego. Zarządzanie płacami może być realizowane wewnętrznie, w kraju, przy pomocy usługi agregatora lub za pomocą modelu dostosowanego do potrzeb klienta, z wykorzystaniem lokalnych specjalistów na całym świecie. Korzystanie z każdego z tych modeli ma swoje wady i zalety, a ostateczna decyzja zależy od rodzaju wsparcia, jakiego poszukuje Twoja firma. 

#1 Weź pod uwagę potrzeby swojej firmy

Korzystanie z usług niewłaściwego dostawcy systemu płacowego może mieć negatywne skutki dla Twojej firmy. Szukając najlepszej opcji, warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

  1. Ilu pracowników zatrudniamy?
  2. W ilu krajach działamy?
  3. Jak złożone są przepisy krajów, w których działamy?
  4. Czy planujemy rozszerzyć działalność za granicą?
  5. Czy mam wystarczająco dużo wewnętrznych specjalistów w zakresie obsługi płac, aby móc je przetwarzać?
  6. Które platformy obsługujące systemy płacowe (oprogramowanie pośredniczące) można zintegrować z zarządzaniem zasobami ludzkimi (HCM) w firmie?
  7. Jak dużej elastyczności potrzebuję od dostawcy usług płacowych?
  8. Czy potrzebuję skonsolidowanych raportów?
  9. Czy mamy wystarczający budżet, aby móc zdecydować się na outsourcing?

Odpowiedzi na powyższe pytania pomogą Ci określić typ modelu płacowego, który będzie najlepiej odpowiadał potrzebom Twojej firmy.

#2 Działać wewnętrznie czy nie...

Małe firmy działające tylko w jednej lub dwóch jurysdykcjach mogą korzystać z wewnętrznego systemu płacowego. Zaletą w takiej sytuacji jest posiadanie w biurze pracownika, który rozumie Twój biznes i będzie potrafił rozwiązywać problemy na miejscu. Jeśli jednak zamierzasz rozszerzać swoją działalność w przyszłości, weź pod uwagę, że model wewnętrzny może nie być idealnym rozwiązaniem dla firm działających w wielu lokalizacjach ze względu na brak możliwości dokładnej kontroli oraz ryzyko niezgodności z przepisami. W tym przypadku lepszym rozwiązaniem może okazać się skorzystanie z usług płacowych zewnętrznego dostawcy.

#3 Zgodność jest kluczowa

Współpracując z dostawcą usług płacowych, obdarzasz go zaufaniem w zakresie utrzymania zgodności wszelkich działań z lokalnymi przepisami. Mimo, że odpowiedzialność za zgodność z przepisami podatkowymi i innymi dokumentami może zostać przeniesiona na dostawcę usług, kary za nieprzestrzeganie przepisów pozostają po stronie Twojej firmy. Raport zatytułowany Global Business Complexity Index ocenia, jak trudno jest prowadzić działalność gospodarczą przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami w różnych jurysdykcjach.  Warto sprawdzić wiarygodność dostawców, aby upewnić się, że są oni certyfikowani w zakresie ochrony danych osobowych pracowników. Wgląd w studia przypadków i referencje pomogą dowiedzieć się więcej o tym, jak działa Twój dostawca usług płacowych.

#4 Technologia

Przy dostarczaniu usług płacowych dostawcy używają narzędzia znanego jako oprogramowanie pośredniczące. Upewnij się, że system zarządzania zasobami ludzkimi (HCM) Twojej firmy jest kompatybilny i zapewnia bezproblemową integrację. Znalezienie dostawcy usług płacowych, który korzysta z elastycznego systemu kompatybilnego z systemem HCM Twojej firmy, pomoże zaoszczędzić na dłuższą metę.

Rozwiązania technologiczne mogą być bardzo zróżnicowane; warto poświęcić trochę czasu na znalezienie odpowiedzi na poniższe pytania:

  1. Jak działa platforma i jak korzystanie z niej będzie korzystne dla mojej firmy?
  2. Czy platforma korzysta z systemu ticketowego?
  3. Czy pracownicy mogą korzystać z platformy, aby uzyskać dostęp do swoich pasków wynagrodzeń?
  4. Czy platforma zapewnia usługi analityczne?
  5. Czy Twój zespół ma dostęp do danych dotyczących płac wszystkich pracowników w kraju ich działalności?

#5 Dostawca krajowy

Model krajowy może być dobrym rozwiązaniem przy outsourcingu płac dla firm, które nie planują rozszerzenia swojej działalności za granicą.  W takim modelu dostawca usług ma swoją siedzibę główną w kraju, w którym pracownicy wykonują pracę i posiada wiedzę na temat lokalnych przepisów dotyczących płac. Nie ma on natomiast innych biur za granicą ani nie oferuje rozwiązań wielojęzycznych.

Jedną z wad takiego rozwiązania może być konieczność zatrudniania różnych dostawców. Co więcej, krajowi dostawcy rzadko stosują się do obowiązujących umów o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (SLA). Jeszcze inną wadą jest ograniczenie modelu w przypadku rozszerzenia działalności na skalę globalną.

#6 Model agregatora

Jeśli potrzebujesz wsparcia w działaniach globalnych, korzystanie z agregatora może wydawać się idealnym rozwiązaniem. Jednakże w przypadku agregatorów umowy są zazwyczaj zawierane z osobami trzecimi będącymi dostawcami wewnętrznymi (ICP) w celu wykonywania usług płacowych dla firm globalnych. Może to skutkować niespójnym poziomem usług i brakiem kontroli oraz potencjalnym ryzykiem kar za brak zgodności.

Ważne jest, aby stawiać pytania o to, jak agregatorzy zapewniają zgodność z przepisami, w jaki sposób proces ten jest nadzorowany przez dostawców i jak komunikują się oni z podwykonawcami. Agregatorzy mogą na dłuższą metę kosztować Twoją firmę więcej, jeśli nie ma możliwości prowadzenia rozliczeń w kraju.

#7 Globalni dostawcy z lokalną wiedzą

Korzystanie z usług globalnego dostawcy posiadającego lokalną wiedzę zapewnia przetwarzanie i dostarczane list płac w kraju przez lokalnych specjalistów działających w jurysdykcji, odpowiedniej dla danych pracowników.  Wielu z nich jest w stanie bezproblemowo zintegrować się z Twoim obszarem zarządzania zasobami ludzkimi, zapewniając wgląd i kontrolę nad globalnymi działaniami i dając możliwość podniesienia kwalifikacji lokalnym pracownikom.  Zapewniona jest ochrona wrażliwych danych pracowników.  Model ten zbudowany jest w oparciu o dokładność, spójność i minimalizację ryzyka.

TMF Group

TMF Group jest jednym z wiodących na świecie międzynarodowych dostawców usług płacowych, dysponującym grupą 1500 specjalistów w zakresie obsługi płac, którzy wspierają zarówno lokalne jak i międzynarodowe przedsiębiorstwa w ponad 80 krajach. Nasi lokalni specjaliści ds. płac zapewniają bezpieczeństwo i spójność usługi oraz bezpośredni dostęp do zespołu, który przetwarza dane dotyczące firmy.

Możemy również dostarczyć kompleksowy pakiet globalnych usług takich jak księgowość i podatki, zapewnienie zgodności podmiotów i administracji prawnej, tworzenie i zarządzanie firmami oraz obsługa kadr. Skontaktuj się z nami.