Garantizar el cumplimiento en la Zona Franca.

Nos últimos anos, a Microsoft expandiu, significativamente, sua presença na Costa Rica, passando de 60 funcionários locais em 2019 para cerca de 1.700 ao final de 2022. A empresa também consolidou suas operações em um escritório especialmente construído na capital do país, San José.

Em 2018, a Microsoft tomou a decisão de transferir a maior parte de suas operações na Costa Rica para a Zona Franca (ZF) do país. O regime de Zona Franca (RZF) oferece incentivos fiscais relevantes: as empresas desfrutam de isenção total de impostos sobre importações e exportações, impostos especiais de consumo e imposto sobre repatriação de remessas. As empresas manufatureiras que exportam mais de 75% de sua produção recebem isenção total sobre o imposto de renda por um período de oito anos e de 50% durante os quatro anos subsequentes.

No entanto, para desfrutar destes benefícios, empresas como a Microsoft devem estar em compliance com exigências contábeis, legais e fiscais que são restritas e, frequentemente, complexas – em áreas como investimento em ativos fixos e relatórios. Eles também devem passar por uma auditoria anual da PROCOMER (Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica) para garantir que estão operando de acordo com as regras. O não-compliance pode resultar em multas graves e, em casos mais críticos, na perda do direito de fazer parte do RZF.

A Microsoft sabia que precisava de serviços especializados de contabilidade e de suporte tributário para elaborar e manter seus sistemas financeiros em compliance com o RZF. Como Allan Cruz Cubillo, Statutory and Tax Controller, Central Region Latam, da Microsoft explica: “Na época em que decidimos nos mudar para a RZF, estávamos trabalhando com várias empresas contratadas em regime temporário para lidar com nossa contabilidade e impostos. Este processo envolveu muito esforço de gerenciamento quando se tratava de integração, transferência de conhecimento e treinamento. Tomamos a decisão de terceirizar este serviço para um fornecedor especializado que pudesse atender às nossas necessidades de maneira mais permanente”.

A Microsoft convidou a TMF Group a fazer uma proposta para lidar com o trabalho de manter o compliance com o RZF da Costa Rica. “O que me impressionou desde o começo com relação ao time da TMF Group é a combinação entre profundo conhecimento no assunto e a disposição para fornecer uma solução sob medida nossas necessidades específicas”, afirmou Allan Cruz Cubillo.

“A TMF Group demonstrou que possui o conhecimento e os recursos necessários para lidar com todas as nossas necessidades contábeis e fiscais – e fornecer suporte para a continuidade dos negócios e para o planejamento sucessório – com a mesma equipe”, acrescentou.

A TMF Group agora fornece suporte às operações estatutárias e tributárias da Microsoft Costa Rica nas seguintes áreas:

• Impostos – indiretos, diretos, valores de transferência e novos/alterações nas regulamentações locais, de acordo com o RZF da Costa Rica
• Análise de balanços e demonstrativos financeiros
• Serviços de suporte à contabilidade (em parceria com as equipes de purchase-to-pay (P2P) e de registro)
• Suporte à tesouraria e apoio bancário
• Auditoria estatutária (externa), auditoria interna e compliance com a Lei Sarbanes-Oxley
• Gestão e orientação estatutária
• Folha de pagamento – revisão e orientação estatutária
• Gestão de correspondências e documentos
• Suporte a pedidos de compra

O time da TMF Group trabalha localmente no escritório da Microsoft em San José. “Particularmente, eu valorizo muito a estreita relação de trabalho com nossos colegas da TMF Group que esta medida proporcionou”, explica Allan Cruz Cubillo. “Desfrutamos de uma comunicação transparente e empática, o que significa que é muito fácil para chegarmos a um acordo sobre nossas exigências – que às vezes são difíceis e complexas – e o que precisa ser feito para atendê-las. Tenho um ponto de contato único e um caminho claro de escalonamento, caso haja necessidade”.

Uma área importante de compliance com a qual a TMF Group ajudou a Microsoft é o rastreamento de ativos fixos. É importante que os ativos incluídos na ZF permaneçam disponíveis localmente e sejam utilizados para o propósito declarado, de modo a estar em compliance com as regras do regime.

A TMF Group desenvolveu um processo padronizado para solucionar as questões de rastreamento de ativos da Microsoft, o que ajuda a empresa a controlar mais de 10.000 ativos individuais em suas operações na Costa Rica.

“O time da TMF Group demonstrou grande liderança, atuando como um consultor confiável que está sempre um passo à frente em termos de garantia de continuidade de negócios, melhoria de processos e transferência de conhecimento para a Microsoft na Costa Rica”, afirmou Allan Cruz Cubillo. “Eles estão sempre prontos para nos ajudar a alcançar resultados ainda melhores, promovendo uma cultura de aprendizado e de crescimento em nossa equipe”.

Uma medida que exemplifica o sucesso do trabalho da TMF Group junto à Microsoft foi o feedback do auditor da PROCOMER após a auditoria anual mais recente, na qual ele comentou que o trabalho de preparação foi um dos melhores exemplos de despacho contábil e operacional que eles já tiveram contato durante suas carreiras.

Como Allan Cruz Cubillo resumiu: “O que nossa relação com a TMF Group me proporciona, acima de tudo, é a confiança de que tudo está funcionando bem e está em compliance. Sei que tudo está em boas mãos, o que é algo positivo tanto para nossa produtividade quanto para a qualidade de vida de nosso time”.

Construímos um relacionamento muito sólido com o time da TMF Group. Eles sempre ouvem e entendem nossas necessidades e respondem rapidamente com ótimos conselhos. Eles sempre demonstraram flexibilidade para atender às nossas necessidades em constante mudança, bem como visão para identificar áreas de risco antes que se tornem problemas reais. Não conseguiríamos estar em compliance com a ZF sem a ajuda deles.

A Microsoft (Nasdaq “MSFT”, @microsoft) torna possível a transformação digital para a era de uma nuvem inteligente e de uma integração inteligente. Sua missão é capacitar cada pessoa e cada organização do planeta para alcançar cada vez mais pessoas.

Localizada no coração de um importante centro de tecnologia e negócios em San José, a Microsoft Costa Rica atende clientes do Caribe, América Central, Peru, Equador e de outros mercados da região com serviços e suporte ao cliente, além de lidar com vendas internas globalmente. Em 2018, a Microsoft decidiu entrar na Zona Franca da Costa Rica, ao mesmo tempo em que consolidou sua presença no país em um único escritório moderno que foi construído especificamente para esta finalidade. O número de funcionários cresceu de apenas 60 para 1.700 ao final de 2022.

• Serviços prestados pela TMF Group: Contabilidade e impostos
• Jurisdições onde atendemos a Microsoft: Zona Franca da Costa Rica
• Número de funcionários: 1.700