Nuances da folha de pagamento local que a Matriz da sua empresa nem imagina que existam

Você acha que pode utilizar seu relacionamento bancário global para serviços globais de folha de pagamento? Pense novamente. As necessidades de serviços locais de folha de pagamento nem sempre se alinham aos desejos da Matriz da sua empresa, diz a nossa Head de Serviços de Negócio Globais.

Deixe-me contar uma história para você. Eu estava trabalhando recentemente com um cliente que era muito minucioso. Um player global, a empresa estava se transferindo para a Itália e nós estávamos ajudando na instalação. E como um player global, essa empresa possuía processos e diretrizes globais que a Matriz insistia que fossem feitos de uma determinada maneira – incluindo o banco usado para contabilidade e folha de pagamento.

Porém, encontramos, logo de início, um problema: A Itália permite que pagamentos a terceiros sejam feitos somente com base em uma lista específica de bancos italianos. E o banco do cliente – com o qual a empresa havia pacientemente negociado um relacionamento global durante muito tempo – não estava nessa lista.

O que deveríamos fazer? É desnecessário dizer que, o conhecimento local de nossos especialistas na Itália realmente nos ajudou a transitar nos campos minados dessa situação delicada e conseguimos negociar uma solução que envolvia o pagamento por intermédio de uma conta fiduciária que criamos. O fator assustador é que esse não é um cenário raro, nem o único problema relacionado a dinheiro no exterior que as empresas internacionais podem enfrentar ao alocar funcionários em um novo país.

Ao pagar salários a funcionários no exterior, é prudente monitorar diversas questões, incluindo: 

  • Confiabilidade da transferência de dinheiro;
  • Exposição ao risco cambial tanto para a empresa quanto para o funcionário;
  • Questões jurídicas, bancárias e de compliance, específicas do país;
  • Consolidação e custos de contas e apresentação de informações, etc.

O pagamento por intermédio de uma conta no exterior expõe sua folha de pagamento a riscos; o câmbio não é um objeto imutável, e pode ser complicado consolidar, prever e processar a folha de pagamento quando se opera com moedas estrangeiras. Você está disposto e é capaz de estimar o preço desse risco em seus pacotes salariais? Acreditamos que a maioria de nossos clientes prefere efetuar os pagamentos localmente, ser faturado em moeda local e lidar com um pacote de folha de pagamento local como parte de um relacionamento global com o provedor – e isso temos condição de oferecer graças a nosso alcance global único. Esse processo pode trazer mais segurança quando se opera em mercados de câmbio frequentemente tão voláteis.

As transferências bancárias internacionais também têm seus próprios riscos. Caso você esteja transferindo dinheiro de uma conta no exterior para a conta de seu escritório local, você precisa considerar não só as preocupações com relação ao câmbio mas também com a rapidez no pagamento. Muitos bancos possuem relacionamentos recíprocos para ajudar a facilitar as transferências (conhecidos como acordos de parceria entre bancos), ou você poderá efetuar o pagamento por meio de plataformas-padrão aceitas mundialmente como SWIFT ou Bacs. Porém, serviços de transferência eletrônica – embora satisfaçam uma necessidade essencial – podem ser caros e demorados. Os pagamentos podem levar diversos dias, pois são normalmente agrupados em lotes, e temos ouvido histórias horríveis do que acontece quando o pagamento de um funcionário chega atrasado.

Além disso, muitos países cobram impostos e até mesmo exigem que os salários sejam pagos por intermédio de uma conta no país. Na Grécia, os funcionários precisam ter conta bancária na mesma instituição que seu empregador! E esses bancos globais que dizem poder processar pagamentos em qualquer lugar, frequentemente o fazem utilizando formatos específicos de arquivos, que podem não corresponder aos arquivos locais que os sistemas de folha de pagamento produzem. Não se esqueça, também, de que alguns países têm controles sobre o valor transferido para o país em uma única transação devido a preocupações com lavagem de dinheiro; o que por si só ser a pá de cal no caixão da folha de pagamento.

Caso você esteja recebendo rendimento na moeda local, os salários devem ser pagos primeiramente desse rendimento. Porém, isso nem sempre é possível – e compensa ter um plano alternativo. Um sistema global integrado de folha de pagamento pode ajudá-lo a responder melhor às flutuações cambiais e às necessidades de clientes por meio de melhor análise e previsão e, consequentemente, melhores respostas à volatilidade do mercado. E isso é ótimo, porém, deixa de lado o fator fundamental de compliance local. Caso você esteja operando um sistema global de folha de pagamento em Genebra, quem garantirá que alguns de seus poucos funcionários na Venezuela assinarão seus cheques de pagamento fisicamente conforme exigido pela lei local?

A melhor aposta é encontrar um parceiro que possa adaptar uma solução com base em suas necessidades. Saiba mais sobre como o TMF Group pode ajudar.

Deborah Williams
Deborah  Williams
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