5 fatores a serem considerados ao definir sua estratégia de folha de pagamento multipaís

Embora os serviços de folha de pagamento não sejam normalmente vistos como uma unidade de negócios “estratégica”, criar um plano global de folha de pagamento para países de todos os tamanhos é cada vez mais importante, uma vez que as empresas pretendem impor controle centralizado sobre suas operações internacionais de folha de pagamento. Nossa Head de Serviços de Negócio Globais analisa algumas das formas que essa estratégia pode ser definida em empresas com poucos funcionários.

Historicamente, a maioria das multinacionais achava adequado rodar processos de folha de pagamento por país - especificamente porque diferentes exigências organizacionais e legislativas dificultavam qualquer outra opção. Atualmente, entende-se cada vez mais o valor de melhorar o controle centralizado sobre a folha de pagamento por meio de um programa multipaís, seja por motivos de compliance, custo, eficiência, gestão de risco ou outras causas. 

A pesquisa realizada pela Webster Buchanan, comissionada pela TMF Group, revelou cinco fatores essenciais para definir uma estratégia multipaís que envolva quadros de funcionários e países menores na folha de pagamento.

1. Controles e Compliance

Devidos aos recursos limitados, diversas empresas adotam a abordagem ponderada pelo risco da gestão de compliance em seus países menores, avaliando a probabilidade e o possível impacto dessas questões.

2. Design Organizacional

A fim de superar as limitações locais de recursos, algumas organizações procuram absorver atividades de gestão build-to-gross e de fornecedores nos centros de serviços compartilhados ou hubs regionais existentes.

3. Equação de Custo 

O custo por holerite para rodar processos em países menores pode ser mais alto que em países maiores de complexidade similar devido à falta de volume e consequente economia por escala.

4. Funções Interfuncionais 

Em diversos países menores, a pessoa responsável por administrar a folha de pagamentos pode também ser responsável por outras funções de negócio, como administração de RH ou contabilidade. Nesses casos, a terceirização ou a reestruturação da folha de pagamento impactará somente partes de uma função e as empresas podem precisar adotar uma abordagem multifuncional mais ampla. Para empresas que estejam estabelecendo pequenos quadros de funcionários em novos países, pode ser necessário procurar um único provedor que ofereça uma gama de serviços como contabilidade, administração de RH, folha de pagamento, serviços jurídicos e corporate secretarial.

5. Configuração de Sistemas

Países menores normalmente não se beneficiam do mesmo nível de sofisticação de sistemas que suas contrapartes maiores. Em particular, construir interfaces de sistemas centrais de RH para folha de pagamento pode não ser economicamente viável em alguns países menores e pode ser necessário adotar um meio alternativo de fornecer dados upstream para folha de pagamento.
Dentro dessa estrutura abrangente de negócios, uma estratégia de folha de pagamento multipaís englobará todos os aspectos de um serviço end-to-end que vão desde decisões de design organizacional até a governança global e considerará uma variedade de fatores, incluindo: 

  • A natureza do negócio da multinacional e o setor no qual opera; 
  • O tamanho e o tipo de quadros de funcionários (por exemplo, se são assalariados ou horistas); 
  • Exigências operacionais de folha de pagamento, incluindo quaisquer restrições práticas sobre modelos teóricos; 
  • Particularidades de cada país;
  • A natureza da função de RH, incluindo seu nível de centralização.

Como a TMF Group pode ajudar a prestar suporte à folha de pagamento para pequenos quadros de funcionários?

Contamos com mais de 1.000 especialistas em folha de pagamento em mais de 80 países, bem como mais de 5.500 clientes de folha de pagamento em todo o mundo. Lidamos com mais de €5 bilhões em pagamentos de salários anualmente, com a flexibilidade de faturar na moeda local quando necessário. O risco de atrasos e problemas ao longo do caminho na medida em que membros de uma rede transferem trabalhos a outras empresas é minimizado; você lida somente com uma empresa que possui processos centralizados para reduzir os problemas de forma rápida e em compliance com regulações.

E não é só isso. Somos especializados em folhas de pagamento de baixo volume – ou seja, de 1 a 3.000 funcionários. Podemos ajudar você a rodar sua folha de pagamento em diversos países ou em uma única jurisdição – mesmo se você tiver apenas alguns funcionários. Nosso time está nos países em que você opera, assegurando que não só todas as necessidades locais estejam atualizadas, mas também que quaisquer registros que devam ser feitos manualmente no país possam ser atendidos. 

O aspecto mais importante ao escolher a TMF Group como prestadora terceirizada, é que você trabalhará com uma empresa integral e não com alguém que terceiriza parte do trabalho - como diversos outros provedores de folha de pagamento. Isso, por sua vez, ajuda a minimizar riscos. 

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