O sistema de reporte digital brasileiro, o eSocial, é iminente; saiba do que se trata o programa e como é possível garantir que sua empresa esteja preparada para ele.
Com o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial: http://www.esocial.gov.br/Leiautes.aspx), o governo federal visa a unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.
A proposta, além de aumentar o seu controle sobre os cumprimentos das obrigações dos empregadores, busca garantir os direitos previdenciários e trabalhistas, aprimorando a qualidade das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais. Na prática, o eSocial funciona de forma similar aos programas de declaração de imposto de renda que já passaram a fazer parte dos processos das empresas e nas quais o usuário preenche os dados e depois os transmite eletronicamente para o governo.
A questão é que, até recentemente, a versão do portal eSocial era apenas de uso opcional e atendia somente ao empregador doméstico.
A partir de setembro de 2016, este escopo vai aumentar e o eSocial entrará de vez na pauta das empresas. Isto porque companhias que tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões no ano de 2014 deverão usar o eSocial. O sistema único substituirá a prestação separadamente das informações à Previdência Social, à Receita Federal e ao Ministério do Trabalho e Emprego.
O cronograma que fixa as datas de obrigatoriedade para utilização do sistema foi publicado no Diário Oficial da União (DOU) no dia 25 de junho de 2015, por meio da Resolução nº 1, de 24 de junho de 2015, do Comitê Diretivo do eSocial.
- Empresas que faturaram R$ 78 milhões ou mais em 2014 devem informar dados como cadastramento, vínculos, contribuições previdenciárias e folha de pagamento, entre outros, a partir de setembro de 2016. Já as informações relativas ao ambiente de trabalho – como monitoramento da saúde do trabalhador, condições do ambiente de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, entre outros – devem ser enviadas somente a partir de janeiro de 2017.
- Demais empregadores (microempresas e empresas de pequeno porte; empreendedor individual com empregado; pequeno produtor rural; contribuinte individual equiparado à empresa; e o segurado especial que possua trabalhadores que lhes prestem serviços), deverão enviar as informações sobre os seus empregados a partir de janeiro de 2017. Já os eventos relativos ao ambiente de trabalho devem ser enviados a partir da competência julho de 2017.
Além do cronograma que estabelece datas para o uso do eSocial, em julho, uma nova versão, a 2.1, do Manual de Orientação do eSocial, aprovada pela Resolução do Comitê Gestor nº 002/2015, foi publicada no D.O.U. A atualização trouxe poucas modificações, tais como inclusão dos eventos totalizadores, utilização do CAEPF (Cadastro de Atividade Econômica de Pessoa Física) de forma análoga ao conceito de estabelecimento na pessoa jurídica e retirada do evento de adesão antecipada. Também foi divulgado o manual de orientação aos desenvolvedores do eSocial na versão 1.1.
O programa
A meta do programa do governo federal é permitir que o empregador consiga cumprir com suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias usando apenas um canal. A integração dos sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional do eSocial vai possibilitar a automação na transmissão das informações dos empregadores, com padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto.
As informações sobre eventos da relação com o empregado, como admissão, alteração de salários, afastamento, exposição do empregado a agentes nocivos, entre outros, também ficarão reunidas em um único sistema acessível a determinados órgãos e instituições.
Na prática, o eSocial não trará com ele nenhuma nova obrigação. A mudança fica por conta mesmo é da forma como as informações serão entregues – o modelo de entrega descentralizado, feito para diversos órgãos distintos, dará lugar à entrega de um arquivo único, com dados padronizados e cadastros atualizados, facilitando a fiscalização e acelerando processos de liberação de FGTS.
O projeto eSocial é uma ação conjunta de órgãos e entidades do governo federal, tais como Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego (TEM), Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).
A expectativa é de que o eSocial reduzirá a burocracia, mas aumentará a responsabilidade das empresas no envio de informações. Além disto, o sistema terá grande impacto na gestão e na governança das empresas, uma vez que o eSocial vai deixar as relações de trabalho mais explícitas e individualizadas.
O eSocial está sendo idealizado já há alguns anos. Em janeiro de 2007, o Decreto 6.022 instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), no início voltado para a área tributária. Por meio do Sped, as empresas foram obrigadas a fornecer, de forma digital e unificada, as informações contábeis e fiscais que antes eram registradas em programas, livro e formulários apartados.
Inicialmente conhecido como Sped Social, o eSocial é um módulo do Sped que se aplica a empregadores de qualquer porte. No futuro, ele será um sistema único para inclusão de informações pertinentes a folha de pagamento, medicina do trabalho, contencioso trabalhista, contabilidade e fiscal. Com isso, o governo espera ter um retrato de todo tipo de vínculo trabalhista. Para se adaptar, as empresas terão de mudar a maneira como tratam esses dados.
Trata-se de um sistema único para inclusão de informações pertinentes a folha de pagamento, medicina do trabalho, contencioso trabalhista, contabilidade e fiscal.
O empregador deverá gerar um arquivo eletrônico contendo as informações previstas em layouts pré-estabelecidos e assinados digitalmente. O empregador responderá legalmente pelas informações fornecidas. O arquivo eletrônico será transmitido pela internet para o ambiente do e-Social, que emitirá um recibo pela entrega das informações.
Para o governo, o eSocial vai facilitar as relações entre patrões e trabalhadores. A entrega única também ajudará as diversas instituições a encontrarem irregularidades, tais como prazos desrespeitados, erros de cálculo e declarações inconsistentes.