Cinco coisas que você precisa saber para escolher um novo provedor de folha de pagamento

Uma operação de folha de pagamento multipaís pode deixá-lo preso por muitos anos – Você está preparado para esse tipo de compromisso? Nossa Head de Serviços de Negócio Globais analisa os fatores determinantes que levam gestores de folha de pagamento a trocar de provedores.

Mudar de provedor de folha de pagamento pode ser uma tarefa bem difícil, especialmente quando se considera operações multipaís. Não estamos falando apenas de alterar os dados bancários dos funcionários: existem considerações cambiais, períodos de transição, implementações de grande porte .... não é fácil. Além disso, às vezes a decisão simplesmente precisa ser tomada, normalmente por um dos motivos abaixo: 

1. Custo e precisão 

Se você erra uma vez ao efetuar o pagamento de um funcionário, alguém chamará sua atenção. Caso erre novamente, é porque deve existir um sério problema em algum lugar no processo. O motivo pelo qual você contrata um terceiro para cuidar de sua folha de pagamento é assegurar que alguém esteja a seu serviço, dedicando tempo e esforço suficientes para garantir a precisão necessária. Se não houver essa precisão, muito provavelmente você terá de examinar o contrato para encontrar uma cláusula de salvaguarda.

2. Mudança na legislação

O Brasil está migrando seus sistemas para a apresentação eletrônica de informações sobre impostos, previdência social e informações trabalhistas – e essas não são as únicas mudanças. A legislação governamental está em constante transformação, e a sua solução de folha de pagamento deve ser flexível o suficiente para responder a essas mudanças no momento certo e de forma correta. Aspectos que costumavam ser controlados internamente sem qualquer problema podem repentinamente passar a ser um ônus que talvez seja mais bem conduzido fora da empresa.

3. Sistemas

Às vezes, mesmo as melhores soluções de software se tornam obsoletas e são substituídas por outras mais novas, rápidas e brilhantes. Fornecedores e desenvolvedores avançam. Caso você tenha acabado de assinar um contrato de cinco anos, quais cláusulas estão em vigor para assegurar que o software utilizado para pagar seus funcionários permanecerá atualizado e permitirá acessar o suporte de serviços quando necessário?

4. Mudança na organização

Mudanças de estratégia da Empresa. O que deu certo para você no no passado pode não ser necessariamente adequado no futuro. Sua empresa poderia estar sujeita a Fusões e Aquisições, passar por uma mudança na diretoria, a administração poderia decidir implementar um novo sistema de TI em todo o grupo, tornando o seu software de folha de pagamento inútil. Você nunca sabe o que encontrará ao virar a esquina e isso pode incentivar o gestor de folha de pagamento a manter-se a par das mais modernas soluções. Por precaução. 

5. Problemas de relacionamento

Isso acontece. Qualquer um dos itens acima poderia ser a causa, ou apenas um problema de adaptação que venha ocorrendo desde o início. Você precisa trabalhar com um parceiro de folha de pagamento em que possa confiar para prosseguir com o trabalho e para que esse trabalho seja feito da forma correta; alguém a quem você possa recorrer para pedir ajuda quando necessário. Caso o seu provedor de folha de pagamento o encaminhe para diversas pessoas antes de apresentar-lhe uma resposta vaga, não vale a pena o aborrecimento. Você precisa de um parceiro que ofereça um único ponto de contato, onde quer que você esteja no mundo. Vale a pena considerar.

O TMF Group pode ajudar a facilitar a transição

  • Somos especialistas em populações de folha de pagamento de baixo volume – ou seja, de 1 a 3.000 funcionários por país;
  • Contamos com mais de 1.000 especialistas em mais de 80 países;
  • Temos mais de 5.500 clientes de folha de pagamento;
  • Lidamos com mais de €5 bilhões em pagamentos de salários anualmente;
  • Temos flexibilidade para faturar em moeda local;
  • Detemos a certificação ISO27001 (norma de segurança das informações) e SOC1-ISA3402 pelos nossos serviços de RH e folha de pagamento;
  • Temos medidas robustas de gestão de risco e continuidade dos negócios, incluindo o processo “conheça seu cliente” e serviços de combate à lavagem de dinheiro;
  • Estamos totalmente em conformidade com as normas e regulamentos locais.

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Deborah Williams
Deborah  Williams
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