Os benefícios de centralizar as funções de corporate secretarial

Conforme as empresas se globalizam, novos desafios são enfrentados. Um deles é a necessidade de gerenciar a carga de atividades de corporate secretarial, espalhadas por todo o globo, considerando um orçamento geralmente apertado para compliance.

Esses desafios podem ser enfrentados de frente com uma solução: centralizar a prestação de atividades de corporate secretarial em um único fornecedor global. Na verdade, os benefícios para as multinacionais da centralização dessas atividades jurídicas de administração podem ser variados.

Simplificar a complexidade mundial

Conforme as multinacionais expandem o seu alcance global, a carga de trabalho de secretariado corporativo inevitavelmente aumenta, embora nem sempre de uma forma linear, pois as tarefas centrais tornam-se mais onerosas quando estão espalhadas por uma variedade de países onde a moeda, idioma e até mesmo diferenças de horário aumentam o desafio de coordenar atividades de secretariado.

Ressaltando essa complexidade, muitos dos destinos mais atraentes do mundo para investimentos corporativos estão localizados em mercados emergentes. Nesses ambientes, os requisitos de compliance podem ser incertos e estar em constante evolução. Isto pode ampliar significativamente o desafio de cumprir os requisitos de secretariado corporativo.

Como exemplo, o Índice Global de Complexidade 2015 indica os países mais e menos complexos para se fazer negócios, em 95 jurisdições. A Argentina ocupa a primeira posição do ranking, pelo terceiro ano consecutivo, como a jurisdição mais complexa do mundo para realizar atividades de corporate secretarial. A Indonésia vem em segundo lugar, com a Colômbia e os Emirados Árabes Unidos logo atrás nas posições três e quatro, respectivamente. A China ocupa o quinto lugar.

As questões subjacentes a estes rankings são bem fundamentadas.  O segundo lugar da Indonésia, por exemplo, reflete um sistema jurídico que está atrás em relação a seus pares regionais e está associada a um elevado nível de burocracia de um governo desarticulado. Em 2015, por exemplo, o governo indonésio reduziu para seis meses o visto de residência para estrangeiros. Esta pequena alteração por um único departamento governamental foi altamente perturbadora para as empresas estrangeiras, pois a alta administração foi forçada a sair e entrar novamente no país para renovar seus vistos.

Usando uma única solução global, um provedor com “soldados” em cada jurisdição, é possível superar o desafio da complexidade. Isso significa que a elaboração de relatórios mais precisos e no prazo é possível em várias jurisdições, permitindo que a sede gerencie a conformidade de secretariado de forma mais eficiente.

Agregar valor por meio do controle de custos

Os benefícios de centralizar as atividades de secretariado da empresa vão além de gerenciar e coordenar jurisdições individuais.

Não é nenhum segredo que as equipes jurídicas e de compliance estão cada vez mais sendo pressionadas a fazer mais com menos. No entanto, os governos de todo o mundo estão criando camadas adicionais de conformidade, exigindo que as empresas forneçam mais informações sobre suas estruturas e atividades. Algumas jurisdições estão tentando reduzir a burocracia, mas, no geral, a tendência para o futuro é para mais e não menos informações de conformidade.

A isto se soma a tendência para maior colaboração entre os governos, principalmente destinada a combater a lavagem de dinheiro e outras atividades ilícitas, e também para eliminar brechas fiscais. Sem dúvida, isso é louvável, embora o resultado para as multinacionais seja uma camada adicional (e muitas vezes implacável) de partes interessadas que exigem informações precisas e atualizadas sobre as atividades do grupo.

A possibilidade de expandir as equipes de compliance da sede para atender a essa crescente carga de trabalho internacional vai contra a natureza da estrutura de otimização de custos. O resultado é uma equipe de secretariado sobrecarregada, cujo tempo é principalmente ocupado com atividades de conformidade que não agregam valor à organização ou aos seus acionistas.

Usar um único provedor global não só alivia a carga de trabalho das equipes da sede. Também libera esses especialistas para se concentrarem em atividades que fazem uma diferença mensurável no resultado da organização.

Ganhos em garantia de qualidade

O conceito de usar um fornecedor externo para as funções globais de secretariado não é novo e pode fazer muito sentido, logística e financeiramente. Como observamos anteriormente, a China, um dos hot spots mais desejáveis para investimentos comerciais, pode estar “aberta a negócios”, mas é uma jurisdição extremamente complicada com leis provinciais e dialetos que afetam as atividades mais básicas como a incorporação de uma empresa. Nestas circunstâncias, utilizar especialistas locais proporciona vários benefícios.

A dificuldade surge quando uma série de provedores é utilizada em várias jurisdições. Isso ocorre quando as multinacionais exploram novos mercados, já que a expansão é impulsionada pela demanda do comércio, e perde a coordenação do “grupo”. Longe de simplificar as funções de corporate secretarial, o uso de uma variedade de provedores muitas vezes significa métodos diferentes de cobrança de honorários (por exemplo, por hora ou por projeto), várias faturas, cada uma com vários pontos de contato, e uma falta geral de alinhamento entre as jurisdições.

O melhor de todos os mundos

Usar um único fornecedor global proporciona às multinacionais uma oportunidade para obter o melhor de todos os mundos. É uma estratégia que oferece a garantia de cumprimento de alta qualidade ao obter a redução de custos. Ela oferece a vantagem de coordenação, elaboração de relatório em tempo hábil sem comprometer a qualidade. E ao escolher o fornecedor certo, as multinacionais podem desfrutar da tranquilidade de padrões mensuráveis de qualidade.

A necessidade de reduzir custos sem comprometer a administração jurídica não é um conceito novo. No entanto, em um ambiente comercial cada vez mais complexo, os benefícios da centralização de atividades de corporate secretarial em um único provedor global confiável se sobressaem, já que permite a expansão das multinacionais para novos mercados, mantendo um forte histórico de conformidade com as leis e regras de cada jurisdição.

Matthew Eckford
Matthew  Eckford
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