É possível reduzir o custo de compliance da sua subsidiária sem utilizar atalhos.
O crescimento global é geralmente visto como o Santo Graal das empresas. Mas, embora o crescimento na participação de mercado e o alcance da marca roubem as atenções, expandir-se além das fronteiras nacionais traz um custo significativo, muitas vezes subestimado, para manter-se em compliance com as leis.
Orçamentos menores. Metas de compliance maiores.
Embora nenhuma empresa multinacional possa se dar ao luxo de negligenciar questões de compliance, o conselho geral é normalmente confrontado com dois desafios opostos.
Por um lado, há a necessidade de demonstrar boa governança, gerenciar riscos e cumprir com as obrigações legais subsidiárias. Por outro, há um orçamento cada vez menor para corporate secretarial, área responsável por garantir que a empresa esteja em compliance com as regras locais, de uma perspectiva contratual e societária, junto às entidades governamentais e comerciais.
É uma mistura de “óleo e água”, já que o custo para manter sua subsidiária em compliance pode ser considerável. Descobrimos que os custos de transferência do valor de subsidiárias estrangeiras giram em torno de US$ 50.000 por entidade ao ano.
Nitidamente, há espaço para cortar custos. Mas, não é simplesmente uma questão de orçamentos apertados onde pode haver limites para o corte. Uma abordagem mais eficaz é reconhecer os custos negligenciados de administração legal para ver onde e como os custos podem ser contidos sem comprometer o compliance.
Com isto em mente, vamos dar uma olhada em quatro custos “ocultos” que as multinacionais enfrentam quando se trata de gerenciar as funções de corporate secretarial de suas subsidiárias.
Custo oculto 1: Vários serviços de consultoria – isso agrega valor?
Muitas multinacionais utilizam fornecedores externos para funções de corporate secretarial, e faz sentido em termos de requisitos transfronteiriços. O problema é quando as obrigações de corporate secretarial da empresa precisam estar adaptadas a várias jurisdições. Nestas circunstâncias, as comparações de custos tornam-se complicadas e as ineficiências mais difíceis de identificar.
Os honorários de consultoria podem ser custeados em diferentes moedas. Descrições diversas podem ser usadas para explicar serviços semelhantes, ou completamente diferentes, de consultoria. Os métodos de custeio podem variar de taxa fixa a remuneração por serviços prestados.
Para um conselho de administração geral com pouco tempo disponível, pode ser difícil saber se a multinacional está ou não obtendo retorno sobre o investimento, ou ainda, quais serviços poderiam ser cortados para uma maior economia.
Custo oculto 2: Ineficiências dentro das equipes de corporate secretarial
As equipes de compliance dos escritórios centrais podem não ter uma ideia clara do que é exigido por lei em várias jurisdições. Isso muitas vezes resulta em serviços sendo prestados e pagos, que estão acima e além dos princípios legais.
Temos visto situações em que as multinacionais pagaram dezenas de milhares de dólares (US$) por ano para a locação de uma sede social, quando na verdade uma sede social básica custando cerca de US$ 250 ao ano supriria todas as necessidades.
O exemplo acima pode levantar a questão de "como isso pôde acontecer?”. No entanto, a realidade do dia-a-dia das equipes de corporate secretarial é que, devido ao seu papel de natureza expansiva, há pouco tempo para entrar em pequenos detalhes.
A abordagem para aprovação de despesas de forma rápida e sem pensar pode fazer com que a equipe do escritório central ganhe tempo, mas acarreta um custo maior para a multinacional.
Custo oculto 3: Falta de experiência do escritório central
Somando-se os custos ocultos para manter sua subsidiária em conformidade mundial, as funções de corporate secretarial podem ser prejudicadas por um perfil interno insatisfatório, e não é incomum que as atividades relacionadas sejam realizadas por várias pessoas. Isso significa que as atividades de compliance podem estar repletas de ineficiências provocadas pela falta de estrutura e uniformidade, bem como pela falta de experiência.
As atividades de corporate secretarial podem ser realizadas de maneira ineficiente. Os documentos podem precisar de retrabalho, ter seus prazos perdidos e, como resultado, multas podem ser cobradas. O resultado final não se trata apenas de custos desnecessários, mas também um risco elevado de não estar em compliance com as leis.
Custo oculto 4: O custo de utilizar mão de obra interna
Muitos dos custos “ocultos” discutidos até esse ponto são pelo menos mensuráveis. A despesa menos quantificável é o custo de desviar equipes para longe de assuntos legais essenciais e focar em obrigações rotineiras de compliance e corporate secretarial.
Por exemplo, o processo de apresentação de demonstrações financeiras anuais para várias autoridades reguladoras pode envolver um processo complicado de confirmar quando as contas foram aprovadas pelo Conselho, reunir resoluções e contas assinadas, e, finalmente, submetê-las às autoridades locais, muitas vezes em várias jurisdições.
É uma abordagem ineficiente e que utiliza muita mão de obra, produzindo pouco valor direto para os acionistas. O capital humano envolvido poderia ser mais produtivamente utilizado em outras funções.
Cortar custos sem comprometer o compliance
Há uma solução para a limitação de recursos para BackOffice e mão de obra interna, que pode oferecer uma abordagem consistente para governança e compliance em diversos países: contar com um prestador de serviços de negócios global.
Sim, esta opção pode significar perturbar o status quo, e de nenhuma maneira é a estratégia mais adequada para toda multinacional. No entanto, os possíveis ganhos de eficiência, combinados com a complexidade da gestão legal e de compliance faz valer a pena investigar uma única solução global.
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