10 mitos sobre compliance em filial internacional

Acreditar no mito, ao invés da realidade de compliance pode custar caro e aumentar os riscos de erros. O Diretor de International Entity Management da TMF Group, Matthew Eckford, separa os fatos da ficção.

Nós separamos os fatos da ficção – desmascarando os mitos da compliance para subsidiárias.

Mito 1: Controlar gastos em uma escala global é impossível

Vamos ser diretos. Sim, os custos de compliance global estão aumentando, mas controlá-los está longe de ser impossível.

Com cada vez menos recursos internos disponíveis, muitas multinacionais estão usando um provedor de serviço externo para realizar as atividades de compliance em suas filiais globais.

Contudo, lidar com vários provedores diferentes por si só não leva à economia de custos. Quando múltiplos provedores estão envolvidos, pode ser desafiador saber se o investimento está gerando retorno. Implementar uma abordagem coordenada internacionalmente e usar a uma única companhia global permite transparência de custos, e padroniza a entrega de atividades de compliance em todas as subsidiárias.

Mito 2: Visualizar os prazos das filiais em tempo real é impossível

Visibilidade de compliance em tempo real é essencial no atual ambiente corporativo. Legislação e regulações locais podem mudar rapidamente, e o conselho precisa acessar os dados de cada jurisdição no momento propício.

Fazer parceria com um único provedor global torna possível esta visibilidade em tempo real e oferece o benefício do gerenciamento centralizado de sistema, que permite à sede facilmente localizar e manter documentos corporativos, permitindo preenchimentos precisos e oportunos.

Mito 3: A compra de um banco de dados central irá resolver sua dor de cabeça

Possuir uma base de dados central para manter os registros corporativos é crítico. Ela fornece um sistema e um lugar para guardar, manter e recuperar informações. Mas o banco de dados é tão confiável quanto as informações nele contidas. Times internos continuam responsáveis pela integridade dos dados e por atualizar os detalhes das subsidiárias quando ocorrem eventos ou mudanças na legislação.

Um ponto essencial é que o banco de dados centralizado é uma ferramenta útil, mas não elimina a necessidade de conhecimento local para navegar pelos respectivos departamentos governamentais;  experiência local para efetivamente preencher e enviar documentos; e representação local para facilitar o envio destes para as autoridades.

Mito 4: Exigências para abrir filiais nos Estados Unidos são menores que no resto do mundo

Há mais fatores necessários para cumprir as exigências de compliance nos Estados Unidos do que os olhos podem perceber. O país está no 56º lugar do Índice Global de Compliance comparado a 95 outras jurisdições. De qualquer forma, este lugar no meio do índice contradiz a complexidade das atividades de corporate secretarial nos Estados Unidos.

É fácil negligenciar a carga de complexidade de nível estadual, quando fazer negócios em 50 estados diferentes efetivamente significa trabalhar com 50 sistemas regulatórios diferentes. O crescimento da atividade de e-commerce aumentou ainda mais a carga de compliance, já que essa atividade comercial pode ser realizada inadvertidamente em estados nos quais a empresa não possui presença física – e nenhuma ideia de que isso desencadeie requerimentos de compliance.

O principal ponto é não subestimar a complexidade das atividades de compliance em um território considerado familiar como os Estados Unidos.

Mito 5: Contratar um único provedor global para cuidar de corporate secretarial aumenta os custos anuais

Na vasta maioria das situações, multinacionais apelam para escritórios de advocacia para cumprir as obrigações de corporate secretarial (tanto diretamente quanto por sua subsidiária local); incorrendo as taxas honorárias de advogados altamente qualificados. Neste cenário, é difícil identificar o verdadeiro custo de se realizar as atividades de compliance em qualquer jurisdição em particular.

Este problema geralmente aumenta quando uma multinacional opera em diversas jurisdições, utilizando múltiplos prestadores, cada um com um escopo de serviço e calendário de faturamento diferentes. Em contrapartida, economias de escala e abordagem global para preços, centralizam os serviços em um único provedor e geralmente reduz o gasto anual em 25-30%.

Mito 6: A função de corporate secretarial é essencialmente de back office

Nos dias de hoje, corporate secretarial tem um papel fundamental, exigindo o entendimento da corporação, de seus negócios, das jurisdições nas quais opera, assim como as necessidades dos principais públicos de interesse.

Precisamos apenas olhar o histórico de alguns dos mais proeminentes colapsos corporativos para entender como uma boa governança é crítica para construir e manter a confiança na companhia. Sem essa confiança, multinacionais não funcionam – muito menos sua expansão internacional.

O papel de corporate secretarial está mudando, e já se foram os tempos em que a atividade se resumia em papelada e preenchimento de formulários. Atualmente, a área muitas vezes é detentora de informação corporativa precisa e confiável. Nesta função de destaque, o corporate secretarial deixa as sombras para vir à luz.

Mito 7: Uma abordagem de tolerância zero para atividades de corporate secretarial é normal

Desenhar uma política de tolerância zero para atividades de corporate secretarial pode ser simples; implementar e ver aderência efetiva é outra conversa. Times de compliance geralmente enfrentam carga de trabalho cada vez maior em um ambiente de operação cada vez mais complexo. Desta forma, descuidos e erros podem acontecer.    

Enquanto a abordagem de zero tolerância é uma meta desejada, as práticas de compliance em uma multinacional demandam um método mais realista. Efetivamente, usar recursos externos pra atividades de corporate secretarial libera a válvula de pressão, liberando o pessoal interno para modificar normas culturais e impulsionar a importância de compliance.

Mito 8: Ninguém sabe o verdadeiro custo de manter o compliance de corporate secretarial globalmente

Uma pesquisa realizada durante um recente webinar da Bloomberg BNA, assinado pela TMF Group, descobriu que 9 em cada 10 (88%) respondentes não sabem quanto gastam com compliance em uma escala global.

Mas isso não é dizer que este custo não pode ser calculado.

Um em cada 10 (11.8%) respondentes está consciente dos custos das atividades de corporate secretarial global. Claramente, seguindo os passos corretos, gerenciar os custos de compliance global é possível.

Mito 9: Nenhuma organização consegue controlar o compliance de corporate secretarial  no mundo

Usando novamente a pesquisa realizada durante o webinar da Bloomberg BNA, 24% dos respondentes admite não ter controle das atividades de compliance. Preocupantemente, 40% dos respondentes simplesmente não sabem se a companhia está em dia com suas obrigações de compliance.

Entretanto, mais de um terço (36%) dos times de corporate secretarial indicam que possuem total controle dos custos de compliance global. Isso indica que é possível controlar essas atividades ao invés de relegá-las à pilha de tarefas “muito difíceis”.

Mito 10: O departamento de corporate secretarial não tem “voz” suficiente na organização

Uma preocupação comum dos departamentos de corporate secretarial é de que eles geralmente são o último time a tomar conhecimento das mudanças necessárias na organização.

A chave para fazer essa equipe ser ouvida é capacitá-la para oferecer serviços de valor agregado. Contudo, mais frequentemente, a capacidade da equipe é consumida por atividades sem valor agregado.

A possibilidade de oferecer serviços de maior valor aumenta significativamente quando um provedor de serviços externo fica responsável pelas atividades diárias de compliance global. Isto libera os times de corporate secretarial para entregar ideias críticas que podem sustentar decisões do conselho e de estratégia corporativa, onde, em última análise, está o valor.