Gestão das atividades de corporate secretarial durante períodos com maior volume de trabalho

“Gestão de recursos” tornou-se mais um dos jargões do mundo dos negócios, mas para as equipes de corporate secretarial, o planejamento desempenha um papel essencial em períodos com grande volume de entregas.

A mudança regulatória em curso está ocorrendo num momento em que o corte de custos corporativos força os secretários das empresas a ser mais exigentes. Além da demanda crescente por informações globais precisas e em tempo real, muitas equipes internas de compliance enfrentam uma carga de trabalho significativa durante todo o ano.

No entanto, há determinados momentos do calendário de compliance quando a carga de trabalho aumenta inevitavelmente. Durante esses períodos, o risco de erro ou descuido é ampliado, ainda mais se os recursos não forem cuidadosamente geridos.

O ponto principal é que o planejamento das atividades de corporate secretarial da empresa é fundamental para gerir estes períodos de maior movimento.

Implementação eficaz dos recursos

Planejar com antecedência oferece vários benefícios, porque permite que os recursos limitados sejam implantados mais efetivamente. Todas as exigências de compliance podem ser satisfeitas, e sistemas podem ser implementados ou ativados para assegurar que nada seja esquecido.

O primeiro passo para alcançar um planejamento eficaz é reconhecer os períodos de pico do calendário. Algumas datas são mais previsíveis do que outras. A época da elaboração de relatórios da empresa, preparação e data de apresentação de vários relatórios; reuniões do conselho; e comunicações de acionistas programadas são normalmente conhecidas com antecedência. Junto aos tradicionais calendários de governança anuais preparados pela Secretaria, o uso de um banco de dados corporativo global desempenha um papel fundamental no reconhecimento e planejamento para estes períodos de maior movimentação. A manutenção de um repositório preciso dos prazos de arquivamento corporativo para todas as entidades legais promove uma abordagem proativa na alocação de recursos de planejamento. Uma porcentagem significativa destes prazos diz respeito a envios de contas oficiais e da necessidade de iniciar o processo de aprovação, muitas vezes com meses de antecedência ao prazo de submissão.

Alguns períodos de maior movimento são menos previsíveis

Ao contrário das datas identificáveis, outros períodos de intensa atividade são menos previsíveis. Eles podem ocorrer como resultado de atividades nacionais, tais como incorporações, fusões ou aquisições, ou atividades globais como a expansão em novas jurisdições.

A mudança legislativa também pode criar períodos imprevistos de maior atividade. No ano passado, no Reino Unido, por exemplo, vimos o Small Business, a Enterprise and Employment Act 2015 entrar em vigor, introduzindo um novo requisito para as empresas manterem um registro de usufruto. Uma mudança legislativa dessa natureza, que pode aumentar a complexidade do corporate secretarial, pode significar o desvio dos recursos de uma atividade de compliance, mesmo que apenas por um curto período, para atender às novas exigências.

As multinacionais enfrentam desafios adicionais

É quando uma empresa tem subsidiárias internacionais que o planejamento para períodos de maior movimento torna-se especialmente crítico. É quase certo que diferentes jurisdições possuem requisitos de informação diversos, possivelmente diferentes dos encerramentos do exercício financeiro da sede. Na verdade, quanto maior for o alcance global de uma empresa, mais desafiador pode ser para ela planejar com antecedência as atividades de corporate secretarial em todos os locais.

Sobrepondo-se a tudo isso, está o fato de que as equipes de corporate secretarial não só gerenciam as necessidades de compliance. Elas são responsáveis também por fornecer ao conselho a assessoria de especialistas em governança, muitas vezes chamada de “consciência corporativa”. O planejamento dos requisitos de secretariado da empresa para períodos de pico vai agilizar o fluxo de trabalho, permitindo que mais atividades essenciais de “valor agregado” sejam realizadas.

Identificar a necessidade de suporte profissional

O processo de planejamento com antecedência para períodos de maior movimento não se limita a permitir a melhor utilização dos recursos internos. Ele também permite perceber os momentos em que a equipe interna será aumentada. Nessas horas, usar um prestador de serviços externo para a parte da função de corporate secretarial pode ser uma boa estratégia comercial.

O lado positivo de envolver profissionais experientes para gerir as questões de secretariado da empresa normalmente supera os custos profissionais, especialmente durante períodos de maior volume de trabalho, quando o potencial de erro pode ser maior.

Um prestador de serviços externo com um histórico comprovado pode ser a melhor escolha para os negócios quando a equipe de corporate secretarial da empresa precisa mobilizar todos os recursos disponíveis para apoiar o conselho. Isso significa que as tarefas urgentes são providenciadas enquanto a equipe interna se concentra em projetos ou iniciativas essenciais.

Para as empresas multinacionais, o processo de planejamento e a gestão de períodos de pico podem ser melhorados por meio da utilização de um único prestador de serviços global de corporate secretarial, em vez de várias empresas de serviços profissionais diferentes. Esta é uma opção que centraliza os canais de comunicação e agiliza o processo de atender às necessidades de compliance, reduzindo riscos. Durante os períodos com mais volume de trabalho essas vantagens são extremamente convincentes.

5 dicas para planejar antecipadamente os períodos de pico

1. Identificar os horários de maior movimento conhecidos nacionalmente e globalmente. Essa informação pode ser utilizada para desenvolver um banco de dados sob medida para a sua empresa.

2. Alocar os recursos internos disponíveis para esses períodos de maior trabalho, considerando todos os projetos em andamento que podem se sobrepor.

3. Procurar momentos em que sua equipe interna estará muito sobrecarregada. Isso poderia criar o risco de esquecimento ou erro?

4. Estudar formas de aumentar os recursos disponíveis sem aumentar o número de funcionários. Pessoal temporário pode ser uma solução, mas para uma alternativa mais holística de especialistas, considere um prestador de serviços externo.

5. Examinar áreas onde um prestador de serviço pode gerar um maior retorno sobre investimento. Onde atividades de conformidade ocorrem em várias jurisdições, um único fornecedor global pode ser mais rentável do que vários fornecedores.

Matthew Eckford
Matthew  Eckford
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