Atividades de corporate secretarial: Quando faz sentido usar um prestador de serviços?

Não há nada de novo em usar um prestador de serviços: o conceito de trazer suporte especializado para ajudar a gerenciar as principais atividades ou períodos de maior volume de trabalho é tão antigo quanto andar para frente.

Uma visão muitas vezes equivocada é que as atividades de corporate secretarial são difíceis de serem transferidas para um especialista e devem ser realizadas internamente, na sede.

A realidade é que, ao utilizar um especialista, muitas empresas desfrutam de melhorias significativas e procedimentos de compliance mais ágeis.  A necessidade de utilizar um prestador de serviços depende de uma série de fatores sem solução simples, entretanto três indicadores fundamentais levam à necessidade de utilizar suporte externo.

1. Os custos anuais com compliance tendem a aumentar

Pode parecer estranho sugerir que o uso de um especialista ao invés de pessoal interno possa proporcionar economia de custos. No entanto, os fracassos corporativos bem conhecidos do passado, como a Enron (2001) e a Lehman Brothers (2008) trouxeram um crescimento insustentável das atividades de compliance e, particularmente, de secretariado, nos últimos anos. Do mesmo modo, os orçamentos para compliance incharam a um ponto em que também ficaram insustentáveis. Como resultado, as empresas multinacionais agora estão explorando como reduzir estes custos anuais, exigindo maior valor agregado das equipes de secretariado.

Quando o conselho está sob pressão para fazer mais com menos, usar um prestador de serviços externo para as atividades de secretariado da empresa pode ser uma solução eficaz. Isso significa evitar os custos do aumento permanente do número de funcionários, oferecendo eficiência por meio da melhor utilização dos recursos internos e fluxo de trabalho simplificado dentro da equipe na matriz. É certamente uma opção que vale a pena apurar.

2. A equipe de corporate secretarial está sob extrema pressão

Como o aumento da carga de trabalho e a urgência superam a necessidade de controle de custos, não é incomum para o conselho interno procurar especialistas e suporte externos. No entanto, pode ser que a necessidade de mudança só seja considerada quando é detectada uma violação às normas de compliance. No pior cenário, uma violação grave, que pode ser tanto cara quanto vergonhosa (ou ambas).

Por exemplo, há alguns anos, a TMF Group se reuniu com o Conselho Geral (CG) de um grande banco multinacional para discutir a gestão eficaz de subsidiárias globais e veículos para fins especiais (SPVs). O GC da instituição tinha acumulado uma pilha de registros legais pertencentes a 300 SPVs, que confessou nem sequer saber que possuíam “até a semana passada”.

Embora esse possa ser um exemplo extremo, em um ambiente regulatório de tolerância zero para não compliance das subsidiárias, as multinacionais não podem se dar ao luxo de deixar escapar nenhum assunto de compliance do radar. Incorporar um prestador de serviços especializado como parte do plano de gestão de longo prazo pode ser um exemplo claro de que é melhor prevenir do que remediar, especialmente se isso significa evitar uma crise.

3. Subsidiárias em jurisdições de ‘alto risco’

Nem sempre é a extensão do alcance global que determina a complexidade das atividades de compliance. Às vezes pode ser uma questão do local onde as subsidiárias estão localizadas.

Como um guia, o Índice Global de Complexidade classifica jurisdições de uma perspectiva regulatória e de compliance. Ele confirma o que as equipes de corporate secretarial da empresa provavelmente suspeitam: algumas das jurisdições mais desejáveis do mundo em termos de oportunidades comerciais também apresentam alguns dos maiores desafios de compliance.

A Argentina, atualmente, está classificada como a jurisdição mais complexa do mundo, a Indonésia em segundo, com a Colômbia e os Emirados Árabes seguindo de perto na terceira e quarta posições, respectivamente. A China, jurisdição geralmente considerada uma mina de oportunidades corporativas, está em quinto lugar.

Para multinacionais que consideram a expansão para novas jurisdições, ou aquelas com dificuldade de lidar com o compliance das subsidiárias já existentes, ter suporte adicional para as atividades de corporate secretarial pode ser extremamente valioso.

Quando uma empresa possui presença internacional significativa, usar um único fornecedor global presente nas várias jurisdições pode ser especialmente vantajoso, já que ele pode oferecer conhecimento local e experiência junto à uma abordagem consistente e uniforme para as atividades de secretariado da empresa, além de um único ponto de coordenação com o conselho da sede.

Uma questão de boa estratégia

Para muitas multinacionais, três fatores combinam-se: a pressão para executar de forma mais eficiente; o aumento do risco de erro ao fazer malabarismos com cargas de trabalho pesadas; e o emaranhado de exigências globais de compliance, sinalizando que é hora de buscar suporte externo para os assuntos de secretariado da empresa.

Mesmo entre as empresas que enfrentam apenas um ou dois dos desafios observados, buscar o suporte de um fornecedor global pode ser uma estratégia rentável. Essa manobra permite que o conselho se concentre em atividades que trazem real valor agregado, oferecendo orientação estratégica à liderança e garantindo que o bom registro de compliance da empresa permaneça íntegro.