A importância da documentação para as operações e compliance dos negócios

A documentação transmite confiança em seu negócio para clientes e potenciais investidores.

A documentação conta a história de um negócio; suas origens, intenções e a jornada para atingir suas ambições. Os contratos servem como um portal através do qual o seu empreendimento pode entrar em novos mercados e expandir seu alcance; outros papéis validam a sua posição atual e dão segurança aos seus investidores e clientes.

Particularmente, as multinacionais enfrentam uma maior investigação em nível global, verificando-se que elas têm pouca margem para erros quando se trata de suas operações, contabilidade e compliance; então é crucial obter os documentos corretos em cada jurisdição na qual você opera, assim como a subsequente manutenção desses registros.

Documentos contribuem para governança corporativa

Muitas jurisdições exigem que as empresas preparem e submetam seu Estatuto Social ou Constituição. Estas são regras escritas que descrevem como a empresa opera, como os executivos e diretores são nomeados e quais poderes eles têm. Embora o escopo desses documentos varie de jurisdição para jurisdição, geralmente eles contêm as ‘regras’ internas de uma pessoa jurídica. 

Esses documentos são revisados e atualizados regularmente para assegurar que são adequados para a finalidade e estão em conformidade com a legislação. Assim, são criadas diversas versões e a obtenção do último documento das fontes governamentais oficiais geralmente é um excelente passo inicial para entender a versão legalmente correta. 

Documentos mantêm a conformidade dos seus negócios

Atender às exigências de compliance das autoridades de um país é um aspecto essencial da boa governança corporativa e assegura que penalidades e multas por submissões tardias sejam evitadas.

É essencial saber quais documentos devem ser submetidos às autoridades e quando a submissão deve ser feita. Por exemplo, a certidão de compliance, ou outros documentos requeridos em diferentes jurisdições, confirmam que uma empresa está registrada corretamente nas autoridades e que cumpre com as suas obrigações legais de arquivamento. 

Declarações anuais são um resumo das informações corporativas de uma entidade jurídica em um ponto determinado no tempo. Elas são particularmente interessantes porque apresentam submissões históricas que fornecem um registro das informações, muitas vezes remontando há anos atrás. 

Documentos abrem oportunidades

Registros oficiais e atualizados projetam uma excelente imagem para a empresa, muito mais do que apenas os órgãos regulatórios. Oportunidades para garantir contratos lucrativos, subsídios e diversas oportunidades estão diretamente ligados à qualidade da documentação. Inversamente, algo aparentemente inofensivo, como perder um prazo de submissão das demonstrações financeiras anuais, causa um grande impacto negativo sobre a classificação de crédito de uma empresa, perante seus clientes e outros públicos de interesse.   

Documentos protegem a sua integridade

A atenção dos órgãos regulatórios globais é voltada principalmente às empresas multinacionais e suas atividades. Cada vez mais a imagem pública projetada por uma multinacional é um indicativo dos seus padrões internos de governança e padrões fracos são uma prova cabal para os reguladores. 

Manter a documentação correta e precisa permite à empresa apresentar-se da melhor maneira, demonstrando procedimentos globais de governança eficazes.