4 razões para a robótica na folha de pagamentos da América Latina

A tendência de usar a robótica como ferramenta na América Latina é inevitável no processamento de folhas de pagamento. Não só aumenta produtividade e a qualidade, como também fornece uma solução para os desafios de complexidade em quatro áreas fundamentais.

A tendência de usar a robótica como uma ferramenta na América Latina é inevitável no processamento da folha de pagamento. Ela não só aumenta a produtividade e a qualidade, mas também fornece uma solução para os desafios da complexidade em quatro áreas fundamentais:

  1. Compliance local

    A América Latina tem uma reputação de compliance complexa da folha de pagamento. A complexidade é um resultado de frequentes alterações legislativas, acordos sindicais e vários requisitos de relatórios governamentais. De acordo com o Banco Mundial, o tempo necessário para o cumprimento dos impostos trabalhistas no Brasil é de 490 horas por ano, em comparação com 55 horas por ano nos Estados Unidos.  

    As empresas no Brasil devem atualizar seu software de folha de pagamento com pelo menos 60 alterações legislativas na folha de pagamento e cinco ajustes em valores estatutários anualmente. Com tantas mudanças, é simplesmente impraticável calcular com segurança a folha de pagamento manualmente.

     

  2. Frequência e profundidade das auditorias do governo

    Adicionando a esta complexidade encontra-se uma mudança que está chegando bem rápido, e que exigirá mais automação por parte de grandes e pequenas empresas no Brasil. Programado para começar em 2018, o eSocial é uma iniciativa digital que visa promover a transparência, integrar a coleta de dados através de uma única plataforma (reduzir a burocracia), reduzir fraudes e facilitar a execução de ações de fiscalização e auditoria para o governo brasileiro. 

    A plataforma do eSocial dará ao governo o acesso aos dados dos funcionários e o permitirá cruzar informações de referência, encontrar discrepâncias e erros de compliance e fazer o acompanhamento imediato com as empresas. Isto significa que as empresas que não tiverem seu compliance de folha de pagamento em ordem serão facilmente identificadas e enfrentarão multas e penalidades por violações regulamentares.

    Aproveitando-se de uma mudança na legislação, a Colômbia aumentou as sanções até 200% em impostos não pagos e está aleatoriamente auditando cinco anos de dados digitais com uma ferramenta robótica desenvolvida pela autoridade de supervisão. Os órgãos dirigentes também estão fazendo bom uso dos dados, alavancando as informações a seu favor e na cobrança de receita.

     

  3. Requisitos de informação em tempo real

    Na América Latina, impostos sobre os salários são uma importante fonte de financiamento público e o empregador é o agente fiscal responsável por reter e pagar. Uma tendência comum é o compliance da folha de pagamento 'na hora' (just in time). No México, uma empresa tem a obrigação de certificar todos os pagamentos e emitir um recibo da folha de pagamento digital chamado Comprovante Fiscal Digital (CFDI) de folha de pagamento para cada contracheque de salário que for emitido. O objetivo é reduzir a evasão fiscal e ter maior controle sobre os rendimentos recebidos pelos contribuintes. Depois de cada folha de pagamento, há um prazo de três dias para a emissão da nota fiscal no portal do governo para que o pagamento do salário venha a ser considerado uma despesa dedutível.

    Enquanto o eSocial do Brasil foi projetado para reduzir a burocracia minimizando processos manuais, na verdade aumentará a carga de trabalho dos profissionais da folha de pagamento, pois eles precisarão completar 314 campos adicionais. Além disso, o tempo é apertado, pois é preciso fazer um relatório no mesmo dia para eventos relacionados a funcionários e isto significa multas contínuas para as empresas que não puderem apresentar esses relatórios. A empresa vai exigir maior integração na fonte para pagar e interface com portais do governo. 

    Na Colômbia, foram feitas alterações (a partir de março de 2017) às exigências de informação para os requisitos da previdência social, que são um verdadeiro desafio para o compliance das empresas. As empresas devem apresentar às autoridades governamentais, faltas, como férias e licença médica, até o final do mês. Operacionalmente falando, as empresas têm defasagens naturais na coleta desses dados e os sistemas de prazo e atendimento muitas vezes não são fechados nos últimos dias do mês para permitir justificativas dos ausentes. 

    Empregadores na Colômbia estão pedindo mudanças no regulamento, pois a maioria deles não está preparada para se adaptar a esta legislação em tempo real; os riscos incluem sanções pelo não cumprimento, e poderiam afetar os benefícios fiscais de uma empresa.

  4. Insuficiência do estado de direito

Regras instáveis e ampla discrição sobre a aplicação da regra é uma razão pela qual o estado de direito é insuficiente na América Latina. As informações coletadas pelo governo digitalmente serão usadas para auditoria e detecção de discrepância, como uma forma de aumentar as receitas fiscais. Como as leis nem sempre são claras, as autoridades estão interpretando-as em seu favor. Tais conceitos sob escrutínio na Colômbia são bônus anuais e as despesas permanentes de viagem; anteriormente elas eram consideradas como não tributáveis, e estão agora sendo retroativamente tributadas. Como resultado, haverá um aumento na apresentação de ação jurídica, por parte das empresas, sobre a aplicação da regra arbitrária por instituições governamentais.

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