6 desafios europeus de folha de pagamento para empresas dos EUA

Para as empresas com sede nos EUA, o mercado europeu pode ser particularmente complexo. Os 28 países membros da União Europeia são unificados de alguma forma, mas quando se trata de interpretar a folha de pagamento, eles podem variar muito.

À medida que as pequenas e médias empresas (PMEs) crescem em tamanho e escala, a complexidade do seu processo de folha de pagamento muda. Quando se trata de expansão internacional, a organização da folha de pagamento pode se tornar ainda mais desafiadora devido aos requisitos de conformidade vastamente diferentes dentro de cada mercado, bem como as nuances culturais e jurídicas individuais.

Para empresas baseadas nos EUA, o mercado europeu pode ser particularmente complexo. Embora os 28 países da União Europeia (UE) sejam unificados em alguns aspectos, quando se trata de interpretar a folha de pagamento, eles podem variar muito, desde como implementam as diretrizes da UE até as exigências de divulgação do governo. Países que não fazem parte da UE, como os da Europa Oriental, Suíça e Escandinávia, podem apresentar dificuldades exclusivas próprias, variando desde falta de relatórios eletrônicos até sistemas complexos fiscais nacionais e municipais.

Em uma função como a folha de pagamento, que se baseia fortemente em processo, é fácil esquecer a importância de observar a sensibilidade cultural e as complexidades relacionadas. Mas, a fim de obter um impacto global bem-sucedido, é importante que as sensibilidades culturais não sejam apenas observadas, mas também inteiramente adotadas.

Este artigo analisa seis grandes diferenças e desafios específicos que as PMEs dos Estados Unidos podem enfrentar ao gerir uma folha de pagamento na Europa:

1. Reportar frequência e exigências

Cada país da Europa tem exigências específicas sobre que tipo de informação deve ser comunicada e quando. Em alguns países, os empregadores são obrigados a manter números atualizados e relatar informações às autoridades externas mensalmente. Em outros países, o envio de relatórios ao governo é um fardo bem menor e só é necessário uma vez por ano.

Em 2012, os relatórios no Reino Unido foram renovados e a confecção de relatórios foi impletada em tempo real, conhecida como Informações em Tempo Real (RTI – Real Time Information). Foi a maior revisão do sistema britânico “Pay As You Earn (PAYE)” desde a sua introdução em 1944. Essencialmente, todos os empregadores britânicos devem agora notificar a “Her Majesty’s Revenue & Customs (HMRC)" da sua responsabilidade com o PAYE, ao mesmo tempo, ou antes, de fazerem pagamentos a funcionários. O processo não é tão complicado como em alguns países, porque os empregadores são obrigados a reportar a informação a apenas uma fonte, HMRC, e isto é feito através do “Government Gateway” (um sistema de relatórios on-line centralizado). De acordo com o RTI, os relatórios devem ser apresentados ao governo cada vez que a empresa concluir um pagamento; a falta de cumprimento resulta em multas. Quando um empregador fornece benefícios adicionais, tais como seguros médicos privados, esses podem gerar complexidades adicionais para a folha de pagamento. Na República da Irlanda, os benefícios são tributados teoricamente através da folha de pagamento, enquanto que no Reino Unido eles são relatados após o término do exercício fiscal em um formulário especial.

Em alguns países, as autoridades fiscais são proativas. Por exemplo, as autoridades fiscais finlandesas enviam às pessoas uma declaração de imposto de renda previamente preenchida na primavera de cada ano. Se não houver nada a ser corrigido, uma vez verificado, ela pode simplesmente ser arquivada para registros pessoais. No entanto, se as correções forem necessárias, elas devem ser devolvidas e um novo formulário será emitido no outono.

Para a maioria de jurisdições dos EUA, o relatório trimestral e anual é a norma, enquanto que a comunicação eletrônica é geralmente necessária, o que não é o caso em toda a Europa. Existem também diferenças com a Europa em termos de manutenção de registros. No Reino Unido e na República da Irlanda, as empresas devem manter registros contábeis por seis anos. Como registros de pagamentos são, de um modo geral, registros contábeis, empresas do Reino Unido precisam mantê-los pelo mesmo período de tempo.

2. Direitos e benefícios dos trabalhadores: direitos de férias anuais

Os direitos dos trabalhadores, incluindo férias anuais e feriados pagos, variam por país e região. A abordagem adotada por alguns países da UE em matéria de direitos é única. A influência da sindicalização e dos Conselhos de Trabalho Europeus também devem ser levados em conta, particularmente, como em alguns países, podem definir tudo, desde as taxas de remuneração da empresa até os direitos de férias e a forma como a mobília do escritório é organizada.

Os direitos de férias europeus contrastam com os dos Estados Unidos — a licença média e o direito de férias público em toda a UE é 34 dias, tornando-se um cenário potencialmente difícil para um gerente de folha de pagamento lidar. Membros da UE têm a obrigação legal de oferecer férias pagas de, no mínimo, 4 semanas como parte da Diretriz de Tempo Trabalhado (WTD - Working Time Directive).

Os cidadãos franceses têm 30 dias de férias anuais. Mas, os funcionários que desejem trabalhar por mais de 35 horas semanais recebem até 22 dias extras, o que é chamado RTT (Reduction du Temps). As empresas devem acompanhar de perto todas as horas extras registradas pelos funcionários e fatorá-las em suas considerações na folha de pagamento. Quaisquer horas adicionais após o período RTT são compensadas com remuneração e quase nunca por licença adicional.

Fora da UE, os trabalhadores noruegueses não têm direito a férias durante o primeiro ano de trabalho, embora tenham ainda direito a férias. O pagamento de férias, Feriepenger, baseia-se nos rendimentos do ano anterior e pode incluir a remuneração extra de trabalho como bônus. Tecnicamente, isto deve ser pago no momento em que a licença é tirada, mas para aliviar a carga administrativa na folha de pagamento, a maioria das empresas irá processá-lo em junho e substituir o salário desse mês com o pagamento de férias.

Tal complexidade pode resultar em uma necessidade de um efetivo superior ao gerenciar a folha de pagamento em alguns países, o que implica em custo extra. Uma pesquisa recente pelo Fórum RES nos Estados Unidos mostrou que apenas 31% dos entrevistados da empresa tinham uma compreensão clara das diferentes taxas de imposto para funcionários expatriados e as melhores maneiras de gerenciar as isenções.

Algumas nações europeias também exigem que feriados públicos sejam pagos, variando de até 14 dias em Malta, até 12 na Rússia, e apenas dois na Noruega. Isto se compara com uma média de 7,6 para os trabalhadores dos EUA, cujas férias são determinadas pelos seus empregadores. Os feriados públicos diferentes podem impactar no processamento, porque a folha de pagamento talvez precise sair um dia antes em alguns casos.

3. Segurança de dados

Uma área significativa em que os Estados Unidos e a Europa diferem culturalmente é sobre o uso de dados. O princípio da coleta e intercâmbio de dados livremente é a norma nos Estados Unidos, que pode facilitar a gestão da folha de pagamento. A legislação federal que protege as informações pessoais não existe da mesma forma que na Europa.

Na Europa, a legislação em matéria de proteção de dados é rigorosa, e empresas que não fazem parte da UE e que operam na região podem enfrentar exigências rígidas.

As regras do Safe Harbour permitiam anteriormente que as empresas da UE transferissem dados pessoais e sensíveis para os Estados Unidos. No entanto, após uma ação judicial de um cidadão austríaco contra o Facebook, o Tribunal de Justiça Europeu decidiu, em outubro de 2015, que regras de Safe Harbour não forneciam segurança suficiente em relação ao uso dos dados pessoais transferidos de cidadãos da UE.

Em 2 de fevereiro de 2016, a Comissão Europeia e os Estados Unidos concordaram em uma solução em potencial para os fluxos de dados transatlânticos: o escudo de privacidade (Privacy Shield) UE-EUA. Ele foi posteriormente aprovado e posto em prática pela Comissão Europeia em 12 de julho de 2016 e impõe obrigações mais fortes a empresas dos EUA para proteger os dados pessoais dos europeus. Limita também o acesso do governo dos Estados Unidos a esta informação pessoal.

Empresas baseadas nos Estados Unidos de todos os tamanhos, com acesso aos dados dos cidadãos europeus, são solicitadas a voluntariamente certificar em uma base anual, que aderem aos requisitos do Privacy Shield.

4. Conformidade: sistemas de imposto de renda

Uma variedade de regimes fiscais existe em toda a Europa — semelhante dos Estados Unidos, onde também há variações entre os Estados. No entanto, a falta de uniformidade pode potencialmente complicar o processo para as PMEs que pretendam mudar para o mercado europeu, pois não é possível ter um modelo e replicá-lo em todo o continente.

Nos Estados Unidos, o sistema tributário é progressivo em nível federal; a taxa paga varia e depende do quanto os empregados ganham. Embora não haja um padrão de imposto de renda, diferentes Estados cobram impostos adicionais em diferentes níveis, usando sistemas variados. Na Europa, não há nenhum sistema comum. Alguns países operam um sistema progressivo de imposto e outros usam uma taxa fixa, que pode facilitar os cálculos.

Alguns países europeus têm um sistema fiscal duplo, duas deduções de imposto de renda diferentes dentro de um país caracterizado por um imposto nacional e municipal. A Suécia tem um sistema de dupla tributação que é progressivo em nível nacional, embora uma taxa fixa seja aplicada em nível municipal. Países que operam esse sistema incluem a Croácia e a Dinamarca, onde o imposto de uma igreja também é cobrado.

A Irlanda tem duas formas progressivas de imposto — Pay As You Earn (PAYE) e a Universal Social Charge (USC). Estas taxas se aplicam a taxas diferentes para diferentes níveis de renda, aumentando a complexidade de um cálculo bruto para líquido.

Isenções de benefícios fiscais específicos também podem estar disponíveis para determinados grupos de funcionários. Por exemplo, na Holanda, os funcionários expatriados com habilidades que estejam em falta no país podem se candidatar para o que é conhecido como uma regra de 30%. Isto significa que o imposto salarial holandês só seria aplicável a 70% da renda do indivíduo.

5. Sindicalização

Os sindicatos ou Conselhos de Trabalho são comuns com muitos empregadores na Europa, e os direitos dos funcionários de integrá-los são protegidos. Somente no Reino Unido, estima-se que 6.5 milhão de pessoas sejam membros de um sindicato. Outras formas de representação de funcionários incluem acordos de negociação coletiva, com os quais os departamentos de folha de pagamento devem garantir conformidade. Estes ajudam a definir normas legislativas, salários mínimos, cálculos de hora extra e direitos a férias. Existem fortes Conselhos de Trabalho na Alemanha, Polônia, Áustria, França, Bélgica, Luxemburgo e Países Baixos. Suas principais tarefas são representar outros funcionários, monitorar o cumprimento da legislação e realizar debates com a gerência sobre questões transacionais.

6. Gestão cotidiana da folha de pagamento

A frequência de operação dos pagamentos e as tarefas necessárias, tais como criar contracheques, pode tornar a folha de pagamento europeia difícil de calcular. Muitos países europeus não possuem organismos profissionais suficientes, tais como a Associação de Folha de Pagamento dos Americanos nos Estados Unidos (APA - American Payroll Association), de forma que obter orientação pode ser complicado. Empregadores multinacionais sem qualquer experiência em folha de pagamento local tendem a procurar orientação de fontes como especialistas em imposto de emprego.

Na Europa, a norma é executar a folha de pagamento mensal. No entanto, existem discrepâncias dentro das indústrias — incluindo agricultura e hospitalidade — onde uma folha de pagamento quinzenal pode ser considerada padrão. A exigência de operações de pagamento extra força os gestores de folha de pagamento a ter que fazer cálculos brutos a líquido com mais frequência.

Contracheques são uma exigência legal, e certas informações são obrigatórias, da mesma forma que é nos Estados Unidos — geralmente, incluindo detalhes do salário bruto de um funcionário, salário líquido, quantidade e finalidade para quaisquer deduções e o método de pagamento.  Embora as informações necessárias variem entre países, atender as obrigações legais é obrigatório para todas as empresas.

Alguns contracheques são mais complexos e podem exigir o uso de uma língua oficial, por exemplo. A folha de pagamento francesa pode estender-se a 40 linhas de texto, listando inúmeros campos tais como o registro do seguro social, saúde, seguro desemprego e seguro de aposentadoria, benefícios familiares, benefícios de habitação, taxa de transporte e as contribuições de previdência. Isto se compara a uma média de apenas 14 linhas nos Estados Unidos.

Cada jurisdição requer informações diferentes para calcular o salário líquido correto e, desta forma, a Europa não é diferente dos 50 Estados dos EUA. Uma abordagem bem-sucedida para uma folha de pagamento global levará em consideração cada um dos parâmetros discutidos neste artigo.

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* * Este artigo foi publicado originalmente na edição de ago/set de 2016 da Global Payroll – a revista oficial do Global Payroll Management Institute. O Global Payroll Management Institute (GPMI) encabeça iniciativas globais da APA fornecendo ao mundo uma comunidade de líderes em folha de pagamento, gestores, profissionais, pesquisadores e especialistas em tecnologia. Assinantes se conectam uns com os outros através da rede de discussões, oportunidades de colaboração e acesso à educação e publicações dedicadas estratégias globais de folha de pagamento,  conhecimento, pesquisa, emprego e treinamento. O GPMI publica também diversos textos globais sobre folha de pagamento e papéis brancos como um benefício aos assinantes.