O eSocial está chegando – sua empresa está preparada?

Após a prorrogação do cronograma de implementação original, as empresas brasileiras devem agora estar se preparando para usar o eSocial – o sistema de report digital do Brasil.

Após a prorrogação do cronograma de implementação original, as empresas brasileiras devem agora estar se preparando para usar o eSocial – o sistema de report digital do Brasil.

O que é o eSocial?

O eSocial é um projeto do governo brasileiro para unificar o envio de dados do empregador e do empregado. É uma ferramenta de obrigações fiscais, de previdência social e obrigações trabalhistas. Este sistema único substituirá a necessidade de enviar relatórios separados à Previdência Social, Receita Federal e Ministério do Trabalho e Previdência Social do Brasil.

O eSocial é um projeto conjunto das agências do governo federal e entidades como a Caixa Econômica Federal (responsável pelo FGTS – Fundo de desemprego - manutenção), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério do Planejamento, Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e o Secretaria da Receita Federal (RFB).

A expectativa é que o eSocial reduza a burocracia e aumente a responsabilidade das empresas no fornecimento de informações. O sistema terá um grande impacto no gerenciamento e na governança da empresa, pois o eSocial tornará as regulamentações do trabalho mais claras e individualizadas.

Histórico

O eSocial foi um projeto de vários anos. Em janeiro de 2007, sua primeira versão foi anunciada através do Decreto 6022 e aplicada para emissão de relatórios fiscais. Conhecido como o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), as empresas foram obrigadas a fornecer, de forma digital e em formulário unificado, informações contábeis e fiscais que anteriormente eram gravadas em programas, livros e formulários separados.

Junto com o aumento do controle do governo sobre as obrigações do empregador, o eSocial visa garantir a previdência social e os direitos trabalhistas, previdenciárias e tributárias. Na prática, o eSocial é semelhante aos programas de declaração de imposto de renda que se tornaram parte de processos de negócios. Os usuários informam dados sobre o emprego, incluindo os rendimentos e as atividades, e então os transmitem eletronicamente ao governo.

A integração dos sistemas informáticos das empresas com o sistema nacional eSocial também permitirá uma comunicação automatizada com os empregadores; com a padronização e integração para o registro de pessoas físicas e jurídicas sob as agências participantes. O único sistema de entrega destina-se também a ajudar várias instituições a encontrar irregularidades, tais como prazos perdidos, erros de cálculo e declarações inconsistentes.

Quem precisa cumprir com eSocial e quando?

Até recentemente, a utilização do portal do eSocial era opcional e era usado principalmente por empregadores domésticos. A partir de janeiro de 2018, o escopo do eSocial amplia e se aplica a todas as empresas com faturamento superior a 78 milhões de reais em 2016. Para todas as outras empresas, o eSocial se tornará obrigatório a partir de julho de 2018.

O último cronograma com datas obrigatórias para a utilização do sistema foi publicado no Diário Oficial (DOU) em 2 de setembro de 2016, através da Resolução No. 5/2016 do Comitê Dirigente do eSocial.

  • Empresas com faturamentos superiores a 78 milhões de reais em 2016 devem usar o eSocial a partir de janeiro de 2018 para reportar dados, como registro, contribuições previdenciárias e folha de pagamento, entre outros. A partir de julho de 2018, essas empresas também serão obrigadas a usar a plataforma para transmitir informações sobre o local de trabalho, tais como dados de acidente de trabalho, segurança do trabalho e saúde do funcionário.
  • Todos os outros empregadores, incluindo as pequenas empresas, devem usar o eSocial a partir de julho de 2018. E as informações sobre o local de trabalho serão exigidas a partir de janeiro de 2019.

O atual manual de orientação para o eSocial é a versão 2.2das Obrigações sobre o esocial.

Obrigações sob o eSocial

Na prática, o eSocial não impõe obrigações adicionais às empresas. É uma alteração na forma como as informações são entregues. O único arquivo com dados padronizados e registros atualizados facilita o monitoramento e acelera os processos de autorização, como o FGTS (fundo de desemprego) por exemplo.

Preparação

As empresas devem ajustar seus sistemas agora, a fim de estarem prontas para trabalhar com a plataforma de teste do eSocial para dados da empresa, que entrará em vigor em julho de 2017 e, posteriormente, estará em condições de ser cumprida a partir de janeiro de 2018.

As informações do empregador e empregado devem ser atualizadas para atender aos requisitos legais.

Fale Conosco

Para cumprir às novas obrigações do eSocial, as empresas devem fazer uma série de mudanças em suas estruturas de relatórios; adaptando sistemas, processos e ações para gerir a mudança. O escopo do trabalho é muito amplo e envolve todos os subprocessos de recursos humanos e áreas afins.

É altamente recomendável que as empresas busquem uma avaliação da sua instalação existente para determinar qual preparação será necessária, e que nível de suporte de terceiros possa ser necessário. Se você quiser conversar conosco sobre esta avaliação, por favor peça informações à nossa equipe local.

Os atuais clientes da TMF Brasil RH e clientes de folha de pagamento podem recorrer à ajuda de nossos especialistas para avaliar seu banco de dados atual e concluir o seguinte:

  • Atualizar os registros da empresa e dos funcionários. Mapear, validar e combinar por meio de tabela o sistema de folha de pagamento; e identificar possíveis inconsistências para ajustar essas entradas em compatibilidade com o eSocial.
  • Implementar uma solução de tecnologia com dados integrados, classificados como não periódicos (contratação, rescisões, férias, licença temporária, lançamentos de variáveis, alteração de dados de contrato de trabalho) de acordo com os eventos desta categoria definidos pelo eSocial.
  • Fornecer uma solução tecnológica para a transmissão dos seguintes eventos de Segurança e Medicina do Trabalho (SMT): Atestado de Saúde de Ocupação (ASO), Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e em parceria com o fornecedor de SMT da empresa, assegurar o envio correto de eventos relacionados a este tópico.

 

Perguntas? Increva-se para nosso webinar de abril (apresentado em Português), onde você poderá fazer perguntas aos nossos especialistas.

Saiba mais sobre como podemos ajudar as empresas a atingirem seu potencial comercial.