Quanto mais se aproxima a data de entrada em operação do eSocial, mais se discute as questões técnicas ligadas a ele. E isso é necessário. Mas o que pouco se tem visto são discussões em torno das mudanças culturais que o novo sistema vai exigir das empresas, e estamos falando de todas as empresas brasileiras.
Desde que começou a ser desenvolvido, em 2007, o eSocial levantou uma série de debates sobre como as empresas teriam de adequar seus sistemas tecnológicos para fazer o envio das informações por meio de um sistema único. Quase uma década depois, muito pouco se falou sobre as mudanças culturais que ele vai exigir das empresas.
Informações básicas
Para quem não se lembra, o eSocial é um projeto do governo brasileiro que vai unificar, a partir de 2018, o envio de dados do empregador e do empregado. É uma ferramenta de obrigações fiscais, de previdência social e obrigações trabalhistas. Este sistema único substituirá a necessidade de enviar relatórios separados ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), Receita Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social do Brasil.
A utilização do novo sistema será obrigatória, a partir de janeiro de 2018, para todas as empresas que em 2016 tenham faturado mais de R$ 78 milhões, tornando-se obrigatório para todas as demais empresas a partir de julho do mesmo ano.
Entre seus principais objetivos, o eSocial visa garantir aos trabalhadores os direitos trabalhistas e previdenciários, além de simplificar o cumprimento das obrigações pelos empregadores e aprimorar a qualidade das informações recebidas pelo Estado, relativas à seguridade social e relações de trabalho.
O efeito eSocial
A expectativa do mercado é que o eSocial reduza a burocracia e aumente a responsabilidade das empresas no fornecimento de informações. O sistema terá um grande impacto no gerenciamento e na governança da empresa, pois o eSocial tornará as regulamentações do trabalho mais claras e individualizadas.
Antes de mais nada, é sempre bom lembrar que o sistema não muda a legislação. Ao contrário, ele foi criado para ajudar a cumpri-la. Isso significa que ele deve dificultar bastante, se não tornar impossível, algumas práticas que até aqui eram comuns nas instituições brasileiras. Ocorre que empresas e funcionários, especialmente no Brasil, abusam da flexibilidade, do famoso “jeitinho”.
Por exemplo: funcionários que recebem as férias, mas continuam trabalhando e as cumprem em outro período. Notem que não se trata de ações ilegais, mas de flexibilizações que, com o eSocial em funcionamento, não serão mais possíveis. Isso porque todo o ambiente regulatório passará a ser norteado pelo pleno funcionamento de funções que hoje são ajustadas ou desviadas de sua realidade.
A questão que se coloca é: além das mudanças nos sistemas, as empresas estão cultural e organizacionalmente preparadas para esta nova realidade? É possível que boa parte delas não esteja e, nestes casos, é necessário que iniciem já, junto com a solução dos questionamentos técnicos, também um trabalho de gestão de mudanças que atendam ao novo modelo que estará em vigor a partir do ano que vem.
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PRINCIPAIS MUDANÇAS CULTURAIS TRAZIDAS COM O E-SOCIAL
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- Inclusão social dos trabalhadores terceirizados, que hoje estão à margem da sociedade pela falta de participação em decisões da empresa, recolhimento de impostos, reconhecimento de seu trabalho, etc
- Mais responsabilidade das empresas sobre o fornecimento de informações
- Necessidade de níveis elevados de governança nas organizações
- Fim das flexibilizações de leis e obrigações
- Eliminação de informalidades e arranjos
- Adoção de melhores práticas e compliance com as novas regras
- Rigor no cumprimento de prazos e cronogramas de entregas ao Governo
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Sob a ótica organizacional, as empresas devem enxergar o eSocial como o pavimento para que aconteça uma reestruturação de processos. Ele será um componente importante para a eliminação de certas informalidades e arranjos, garantindo o cumprimento das leis.
Quer outro exemplo? Já é comum na Europa o bloqueio de e-mails corporativos fora do horário comercial ou durante o período de férias do funcionário, ou ainda não permitir a entrada do funcionário na companhia quando ele estiver de férias. São pontos que poderão ser controlados pelo novo sistema e para os quais as empresas devem estar preparadas.
Tome uma ação
Poucas organizações se deram conta, mas existe uma camada de processos e cultura a ser modificada com a entrada em operação do eSocial. É preciso planejar o modo como a cultura da empresa vai absorver estas mudanças, sob risco de consequências graves no futuro.
Não estar devidamente preparado, ou manter algumas práticas atualmente corriqueiras, pode significar, no futuro, o recebimento de autuações trabalhistas e previdenciárias, além de tremendos riscos à reputação e financeiros. Isso porque, com o eSocial, a fiscalização será simplificada, tornando tudo mais fácil para o governo e para as auditorias, que serão mais frequentes e exigentes.
Para quem estiver preparado, contar com estas mudanças no horizonte vai representar uma oportunidade de revisar processos, garantindo o uso de melhores práticas e o compliance com as novas regras. É uma questão de escolha.
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