Empresas multinacionais (EM) trabalham em muitos regimes de governança corporativa, estruturas regulatórias e ambientes de compliance diferentes. Independentemente do tamanho ou localização da EM ou se ela é pública ou privada, é necessário ter um programa robusto de corporate secretarial (CoSec) que combine sistemas efetivos da entidade em termos de gerenciamento, governança, compliance e diminuição de riscos.
A decisão, então, se resume a tentar fazer o gerenciamento de tudo in-house ou em parceria com um provedor de serviços globais que tenha suporte no país.
A importância dessa decisão fica ainda mais evidente até mesmo em implementações básicas de reuniões anuais e especiais, ao fazer distribuições de dividendos, e ao adotar resoluções para cada uma das subsidiárias, afiliadas e parceiros de joint ventures da EM. O desafio parece aumentar a cada ano, já que a imensa lista de requerimentos de compliance imposta por corpos regulatórios ao redor do mundo continua a aumentar. Ainda que não seja uma lista exaustiva, alguns exemplos comuns desta lista de acrônimos e regras em contínua expansão, e às quais as EMs devem aderir e cumprir são: Regulações de Abuso de Mercado (MAR), Registro de Pessoas com Controle Significativo (PSC), Regime de Gerentes Sênior e Regime de Certificação (SM&CR), Erosão da Base Tributável e Transferência de Lucros (BEPS), Anti-Lavagem de Dinheiro (AML) e o Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).
Estes requerimentos regulatórios e estatutários significam mais formas de relatórios. “Estamos vendo esta tendência global de realmente controlar o tipo de informação que está sendo compartilhado por empresas, não só de um ponto de vista financeiro, mas também de uma perspectiva do ultimate beneficial owner (UBO)”, diz Priscila Westerhof-Fittipaldi, Diretora de Portfólio de Serviços de Corporate Secretarial na provedora global de serviços administrativos para negócios TMF Group. “Há muitas novas regulações e novos relatórios que as EMs devem apresentar a autoridades centrais ou locais, por exemplo, o tabelião, escrivão ou o Banco Central Europeu. E se você não tem suas informações consolidadas ou apresentadas no formato correto, as EMs correm o risco de não conseguir seguir com seus negócios em certos países. Multinacionais, assim como seu conselho in-house, podem ter sua reputação de habilidade para tomar conta de negócios em risco.”
Para o conselho in-house e seus times, uma das principais prioridades é ajudar o negócio a funcionar de maneira eficiente e legal no mundo todo. Isso significa supervisionar, controlar e antecipar as necessidades do negócio. Manter tudo in-house pode parecer a melhor solução; no entanto, gerenciar a governança corporativa e o compliance para diversas subsidiárias no mundo é uma tarefa grande e que toma muito tempo. Profissionais capacitados têm que gastar centenas de horas monitorando prazos, interpretando a legislação local e então preparando e arquivando (depois de localizar, registrar e apostilar) estes documentos em cada língua local. Além disso, eles precisam realizar “checagens de saúde” periódicas para avaliar o status global de seu programa de compliance. Mesmo com um grande gerenciamento de projetos e um calendário detalhado e customizado de eventos corporativos internacionais, o desafio começa novamente a cada vez que uma subsidiária é aberta em uma nova jurisdição.
“Você tem que coordenar estes países diferentes centralmente, e achar profissionais experientes e com conhecimento, que falem não somente a língua local, mas também a língua de sua sede,” diz Priscila. “In-house também é uma maneira bastante custosa de fazer coisas, devido ao fato de que profissões legais são muito bem pagas.”
Victaulic, um líder global em soluções de junções de canos, faz negócios em mais de 100 países; esta amplitude significou que uma abordagem de compliance exclusivamente in-house não atenderia suas operações em rápido crescimento. “Nós rapidamente avaliamos que nossa situação requeria um parceiro de alto nível que nos prestasse serviços de CoSec. O nível do estafe e o expertise local necessário para nos mantermos em compliance e realizar arquivamentos de toda a documentação requerida a tempo poderia ter carecido de um modelo de estafe bem diferente,” afirma Mark Van de Voorde, Chief Legal and Administrative Officer da Victaulic.
Uma outra abordagem híbrida levemente diferente é utilizar diversos parceiros; o conselho in-house tem relacionamentos saudáveis com firmas locais em cada uma das jurisdições em que faz negócios. Esta abordagem requer uma maior centralização do controle in-house sobre os arquivamentos necessários, assim como acesso a conhecimento local e atualizações nas mudanças de leis e regulações. Mas o controle vem a um custo muito real de um investimento em profissionais in-house para supervisão, comunicação e coordenação com cada uma das firmas locais. É igualmente importante estabelecer o senso compartilhado de urgência na entrega de resultados de cada uma das firmas legais; algo que qualquer conselho in-house de uma EM entende diferir de acordo com a jurisdição.
Além do custo de horas trabalhadas e de conseguir a entrega de todos os requisitos, o conselho In-house da EM deve decifrar e dirigir o conselho local em como agir em seus relatórios locais. Como a Priscila afirma, “isso dificulta o entendimento do que realmente está acontecendo e você pode ficar se perguntando se realmente está em compliance com o país x, já que você não está vendo a mesma informação nos relatórios de, digamos, Hong Kong em comparação com um da França e um da Alemanha... há uma falta de padronização”. Claro, até um certo ponto, esta falta de padronização simplesmente vem com a decisão de operar em múltiplas jurisdições e a necessidade de aderir a requerimentos locais.
A terceira opção é que o conselho in-house faça uma parceria com um parceiro que seja seu CoSec global. Para que isso funcione, duas coisas são necessárias: (1) para o parceiro de CoSec – “global” deve realmente significar glocal em termos de recursos e capacidade; e (2) para o conselho in-house – a parceria deve significar uma comunicação e engajamento ativos ao longo do ano com o parceiro de CoSec. Conseguir essa parceria não é fácil – tanto em termos de contrato de serviços quanto em relação ao comprometimento de tempo – mas assim como na maior parte das parcerias, as EMs têm ótimos benefícios com seus investimentos.
De acordo com Sharon Sharkuski, Paralegal Corporativa na Victaulic, “A TMF Group oferece um valioso ponto de contato único e um controle centralizado pelo qual ganhamos um entendimento mais amplo e profundo dos diversos requerimentos de relatórios que existem para nós como uma EM presente em uma variedade de diferentes jurisdições. Além disso, o expertise e a base de conhecimento disponível que a TMF Group tem sobre as mudanças regulatórias atuais e futuras diminui os questionamentos por saber que os arquivamentos necessários serão atendidos e completados de uma forma mais adequada do que se feita in-house.” Como citado acima, este tipo de parceria demanda reciprocidade de compartilhamento de informações entre a EM e o provedor de CoSec. O conselho in-house deve entender, antecipar e comunicar necessidades do negócio; o provedor de CoSec deve ouvir e então recomendar ações e arquivamentos necessários em cada jurisdição, e então auxiliar a organização de toda essa informação para relatórios de quarter ou de fim de ano.
Assumindo que a escolha do modelo de CoSec seja a parceria, a segunda decisão mais importante é selecionar o provedor de serviços. Cada EM tem seu próprio processo interno para a seleção de produtos, fornecedores e parceiros, então este passo não será discutido neste artigo. Ao fazer a seleção final, é importante notar que nem todos os provedores atuais operam usando o mesmo modelo. Priscila explica: “Você pode contratar uma empresa que diz estar presente em todas as jurisdições, mas que na verdade tem provedores terceiros por trás das cortinas fazendo o trabalho por eles no campo. Isso não é necessariamente um problema, até que haja um problema. Um país pode falhar em documentar a tempo ou pode haver uma mudança na legislação que requeira uma reação rápida. Como você entrará em contato com este segundo provedor que você nem conhece?” Toda EM provavelmente já passou por isso com suas firmas legais de preferência, que também trabalham com uma rede de parceiros terceirizados para oferecer seus serviços. O ponto único de contato de repente se torna “múltiplo” e o controle e comunicação centrais tornam-se complicados. Em alguns casos, para ambos as firmas legais e o provedor de serviços de CoSec que terceiriza seus próprios serviços, isso pode levar a atrasos significativos na comunicação e, ainda pior, na precisa e pontual execução de seus diretivos.
A Victaulic selecionou a TMF Group e seu modelo de prestação global de serviços de CoSec como a melhor solução no mercado. Ela ofereceu uma opção central, padronizada e coordenada para todos os seus clientes. A TMF Group também permite que clientes escolham ter uma ligação direta com seus escritórios e especialistas locais. A habilidade de garantir o compliance pontual em todas as localidades a partir de um ponto central (para Victaulic e TMF Group, fica em Luxemburgo) mas com visibilidade e acesso a contatos locais, proveu benefícios duplos de segurança e expertise. É realmente uma grande vantagem usar um provedor de serviços para negócios cujos experts estejam todos in-house? Priscila diz que com certeza. “Se já qualquer alteração na legislação ou se um problema surge de um arquivamento anterior, nossos clientes podem fazer uma chamada de conferência imediatamente com o escritório apropriado da TMF Group e receber um plano para resolver este problema ou se adaptar à mudança na lei. Em outros casos, nossos clientes podem ter ouvido falar de uma mudança que está para acontecer, mas que não é tão grave quanto parece à primeira vista. Eles podem ter tudo explicado e receberem garantias; essencialmente, não há adivinhações.”
O outro benefício, explica Priscila, é que não há zonas cinzentas em relação à performance baixa e a falta de capacidade de resposta. “A responsabilidade fica conosco. Nossos clientes – mesmo aqueles que lidam com muitos de nossos escritórios – têm um principal ponto de contato e um plano claro de escalamento. Então, se um certo funcionário não está fazendo seu trabalho em um país, temos a autoridade para lidar com isso diretamente, diferente de provedores que contam com outras empresas e não têm o mesmo controle e prestação de contas.”
Para a Victaulic, trabalhar com o mesmo parceiro de CoSec em quase todas as suas jurisdições de operação proveu uma tranquilidade vital. Dadas as rápidas mudanças que ocorrem no cenário regulatório global, faz completo sentido que a Victaulic abrace o modelo que alavanque os serviços aprimorados de compliance regulatório oferecidos pela TMF Group. Sem uma presença local em certas jurisdições, o desafio de completar simples tarefas de rotina de corporate secretarial seriam excessivamente assustadoras.
Para EMs que possam estar considerando se seu programa atual de CoSec é realmente o melhor ou se precisa de uma reavaliação, aqui estão algumas perguntas chave a se considerar:
- Suas contas empresariais estão sendo documentadas corretamente e/ou dentro do prazo?
- Seus departamentos de contabilidade, impostos, tesouraria e outros departamentos têm a expertise e os recursos para lidar com todas as jurisdições onde sua EM faz negócios?
- Você está recebendo correspondências de autoridades solicitando mais informações sobre as atividades de sua empresa? Elas são recebidas periodicamente?
- Você está recebendo multas pela falta de compliance com certas regulações?
Dependendo de suas respostas, estes podem ser sinais de alerta de que as coisas não estão funcionando bem com seu programa de CoSec atual. Priscila diz que outro indicador chave que impacta o compliance é quando há uma falta de controle em relação aos diretores da empresa.
“Um cenário comum é que uma empresa faça uma reorganização e mude diretores. O último diretor era responsável por 20 entidades. Você pode ter que contatar 20 provedores de CoSec diferentes, mas você esquece de 5 sem querer e eles não recebem a informação atualizada do novo diretor. Então, se seus provedores não estão fazendo seu due dilligence, você pode acabar tendo que correr, em um momento futuro, atrás de coletar a assinatura de uma pessoa que sua empresa já desligou.”
A boa notícia é que não é difícil migrar de um programa de CoSec falho para uma abordagem mais otimizada.
“Um dos serviços que a TMF Group oferece é uma “checagem de saúde” que revisa a situação da empresa, verifica os registros estatutários e públicos assim como seus registros de bancos de dados para garantir que tudo esteja alinhado. Se verificamos falhas no compliance, trabalhamos para remediá-los com um time dedicado de gerentes de projetos que organizam a transferência de todos os registros a fim de retificar tudo em um determinado período de tempo.”
Para uma empresa internacional como a Victaulic que está lidando com compliance em algumas jurisdições notavelmente complicadas, incluindo Brasil e África do Sul, trabalhar com um provedor global tem sido uma escolha extremamente instrumental e correta.
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